办公用品管理规定HR-.doc

长沙绿之韵低碳环保科技有限公司
文件编号
lzy -HR-2—2018
第A版
第 12 页 共 12 页
文件名称
办公用品及物料采购管理规定

文　　件　　类　　别
¨ ISO9000体系文件 þ 人事与行政管理文件
修改说明：
新发行
修改内容:
修改理由：

编制人：杨泽英
编制部门：人力资源部
编制日期:2017—11-15
批 准
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部门
职位
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日期
生效日期：2018- -
总经办
董事长

常务副总

市场运营中心
副总\总助

财务部
总监\主管

文件修改记录
NO
版次
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修改人
修改日期
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A
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办公用品及采购管理制度
一、目的
为规范公司办公用品的申请、采购、领用、维护、报废等管理,特制定本办法。
二、适用范围
原则上适用于长沙绿之韵低碳环保科技有限公司有限公司。
三、职责
3.1行政部是公司办公用品及会议物资管理的归口部门,负责审批及监控各部门办公用品及会议物资的申购及使用情况，负责办公用品及会议物资的验收、发放和管理，负责统计各部门全年办公费用，负责建立物资、耐用品、电脑设备的台帐等工作.
运营部是公司市场产品与维修配件管理的归口部门，负责审批及监控公司销售产品及配件的申购及使用发放情况,与厂家对接负责产品与配件的验收、物流统计与出入库管理.
3。2 财务部门负责办公用品、产品、配件及物流费用的监管,负责监控耐用品、电脑设备的使用、转移及报废，负责对公司销售产品、售后配件、办公耐用品、电脑设备组织盘点，根据办公室建立的台帐，负责折旧价格或报废资产的确认。
3。3 使用部门及个人负责各自办公用品的日常保养、维护及管理。
四、办公用品的分类
4。1耐用品
4。1。1办公家俱类：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑桌、培训桌（椅）、讲台、白板、投影布、保险箱及室内非电器类较大型的办公家俱等；
4.1。2办公设备类：电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、计算器、（数码)照相机、（落地式、台式)电风扇、（柜式、挂式）空调、干手机、饮水机、台灯、音响器材及相应配件(机器设备配件）等。
4.2低值易耗品
4.2。1办公文具类:打印纸、铅笔、胶水、单（双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、白板笔、印台、纸类印刷品等。文件夹、剪刀、美工刀、钉书机、计算器等用品必须以旧换新。
4.2.2办公生活用品类：面巾纸、纸球、毛巾、茶具、烟灰缸、香水、洗涤剂、电池、茶叶、旷泉水等。
4。3 电脑及耗材
4.3。1电脑设备:（台式、笔记本）电脑、打印机、扫描仪、条码机、服务器、绘图仪、U盘等。
4.3.2电脑耗材：打印纸、油墨、晒鼓、磁盘、U盘等。
五、大宗物资与常规物资集中采购
5。1实行定点采购，做到货比三家。由行政牵头，运营与财务参与协商确定定点单位。
5.2与协作单位签订合作协议,确定具体细节。
六、采购规定（以下采购部指公司实施采购的任何部门都要遵循此规定）
6.1新供应商引进基本原则：
6。1。1新供应商的引进符合公司总体战略目标和要求；
6.1。2新供应商的资格符合引进要求；
6.1.3新供应商的引进能够丰富、完善、壮大、提升的商品分类结构；
6.1。4新供应商的商品具有性能优势、价格优势、品牌优势、形象优势；
6.1。5新供应商的商品能增强竞争优势；
6。1。6新供应商能够、愿意与公司共同成长、发展;
6。1。7新供应商的引进能够为带来利润；
6.1。8新供应商的引进能达到制约同类商品供应商的目的;
6.2新供应商引进基本要求：
6。2.1供应商资格：
6.2。2是中国境内的合法经营者,已取得国家工商行政管理局或指定机构颁发的营业执照和纳税证件；
6.2.3供应商的注册资金在50万以上，有增值税发票；(这是公司发展的要求目标,采购的引进计划逐渐向此标准靠近。）
6。2.4属于生产商、国内/区域性一级代理商、国内/区域性一级批发商、国内/区域性贸易商；
6。2。5所供商品能够达到分类毛利标准且售价不高于市场或竞争者售价；
6。3供应商开发步骤如图:
1、寻找供应商，收集相应供应商资料
4、与供应商进行沟通洽谈
7、建立、更新合格供应商列表
2、填写供应商基本信息表
3、根据各相关资料，初步筛选供应商
5、进行样品测试与鉴定，必要时到生产现场进行调查
6、供应商调查评审，会签并提交评审结果

6。4采购实施工作流程:
6.4.1由采购依据成本降低计划、质量改善计划和新产品开发计划，及业务发展需要，收集市场资料，寻找潜在供应商：
6.4。2采购对新供应商信息的采集的途径:
6。4.2。1各种采购指南。
6.4.2。2新闻传播媒体,如网络、电视、广播、报纸等。
6.4。2。3各种产品发表会。
6.4。2。4各类产品展示（销）会。
6。4.2.5行业协会。
6.4.2。6行业或政府的统计调查报告或刊物。
6.4.2。7同行或供应商介绍。
6.4.2。8公开征询。
6.4.2。9供应商主动联络。
6.4。2。10其他途径。
6。4.3采购部门通过对供应商信息的采集与分析，主要调查供应商以下七个方面的内容:
6。4。3.1财务能力调查。
6。4.3.2生产设施调查.
6。4.3。3生产能力调查。
6.4.3。4成本调查与分析。
6。4。3.5管理能力调查。
6.4。3。6质量体系调查。
6.4。3.7态度调查.
6.5采购部门开始与初步筛选后的供应商进行接洽，详细的了解供应商的实际情况，如质量、服务、交货期、价格等，并索取初始样品。
6。6样品递交和确认：
6。6。1首次采购的直接原材料和包装材料，按设计图纸或样品要求,需要供应商提供样品和制作样品承认书；其他物料，根据需要，要求供应商提供样品，由使用部门确认；需求部门提供的规格没有要求具体的品牌时，优先选择知名品牌知名度高、质量更可靠的产品。
6.6.2新的原材料的样品确认由技研和品质进行。采购接到供应商的有关样品后,应填写《样品确认单》，连同样品和样品确认单一起交给技研和品质确认；已经用过的物料，需要转到其他供应商采购时，样品由品质确认。
6。6。3技研应对材料样品按相应产品的设计要求和规格进行确认，并将确认结果记录于《样品确认单》上。如果样品确认不合格,则由采购通知供应商重新送样确认，或重新选择供应商。
6.6.4如果采购的是需检疫的物料或环保物料，供应商在提供样品的同时，需要附检测报告和相关证明，由品质进行有关的确认，并将确认结果填写到《样品确认单》中。
6。6.5如果样品确认合格，样品确认单和样品一份保留在品质,作为IQC检验依据，IQC贴《样品卡》对它进行统一管理；采购保留相应的《样品确认单》，可以进行批量采购。
6.7供应商评审：采购组织建立供应商评审小组，对初步帅选后的供应商及初始样品进行评审，小组成员包括品质、技研、生产等相关部门人员。
6。7。1根据所采购物资对公司产品的影响程度，公司将采购的物资可分为关键、重要、普通三个级别，不同级别的物资实行不同的控制等级.
6.7.2对于提供关键与重要材料的供应商，在采购与供应商协商沟通后，供应商评审小组应到供应商生产工厂进行实地考察,判断其是否符合我公司的采购需求，并由采购填写《供应商现场评价表》，品质、技研、等签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分及以上。
6。7.3对于普通物资的供应商,无需进行实地考察。
6.8物资比价：对供应商能力调查和现场考察评估后，采购要求供应商对供应的产品进行报价；采购通过与同类材料目前的市场价格作比较，填写《物资采购货比三家审批表》必要时要求供应商提供材料成本明细，评估其价格方面的竞争力。
6 .9合格供应商的批准和管理：
6.9.1经相关部门现场评估或经产品评估合格的供应商，由采购人员走“新增供应商资格审批”相应的工作流,经采购负责人、总经理审批,最终转到采购.（工作流中需将相关表格《供应商现场评价表》、《样品确认单》和《物资采购货比三家审批表》等表格以附件的形式关联上去。）
6。9。2经批准的《合格供应商名单》作为采购下单的依据；同时分发到品质、财务各一份。
6.9。3每一种材料需要两家或两家以上的合格供应商，以供采购部进行采购时选择。
6.9。4对于惟一供应商或者独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单".
6。10供应商绩效评价
6.10.1采购部门负责协同运营，每季度对各供应商进行一次综合评价.
6.10.2定期综合评价的项目如下:
·来料合格率(品质负责)
·交货准时性（采购负责)
·市场投诉（品质负责）
·成本（采购负责)
·交货周期(采购负责)
·服务（采购/仓储负责）
6。10.3评估服务态度，是否能积极配合公司的紧急订单，做有弹性的安排满足公司按时出货需要，及时处理不良品；同时及时准确和完整的提供发票、月结资料等.
流程图，如下图
供应商开发需求

资料收集
供应商能力调查

不通过
供应商资料评估

通过

是否需样品确认

是

供应商提供样品

填写《样品确认单》

否
不合格

样品确认

合格

否
是否需现场评估

是

不合格
现场评估结果

合格

供应商报价

不接受

报价确认

取消
接受

采购部门做新增供应商资格工作流审批

采购部门登录《合格供方名单》

七、办公用品的费用控制及申请、采购、领用流程
7.1 办公用品的费用控制
各部门本着实事求是，节约成本的原则，于每月底25日前填写《办公用品请购单》，按申请、采购、领用流程办理。
7.2 办公用品的申请、采购、领用流程
7.2。1申购:使用部门填写《办公用品请购单》 部门主管审核 行政专员汇总 总裁助理审批 财务核实 行政专员实施采购
7.2.2到货验收：供应商到货行政专员验货（申购部门协同） 合格清点通知入库
不合格拒收或通知相关部门协商处理。
7.2。3领用：行政管理办公用品 领用人在《办公用品领用登记单》登记上签字行政管理发放
仓库管理非销售物资领用部门填写领料单主管审批仓库发货出库
八、合同管理
8。1实施订单合约采购的印刷品、集中采购办公用品、设备设施维修等都要签订合作合同（协议)，合同一式三份，合作方一份、行政留存一份、财务一份作为结算依据。
8。2前期洽谈首次签约要公司三人参与沟通协商达成统一.非续约的严禁单方面私自与合作方决定签约。
九、附件
《办公用品请购单》、《办公用品汇总请购单》、《办公用品领用登记单》、《个人资产登记表》《样品试用确认单》《物资采购货比三家审批表》《供应商现场评价表》《合格供应商名单》
九、实施与修订
此规定由人力资源部制定，从2018年 月 日起执行.
办公用品请购单 附件一
请购部门:
请购人：
预算总费用：
序号
名称
数量
单位
规格
预算价格
备注

行政审核/日期：
批准/日期：
财务审核/日期:

办公用品请购单 附件一
请购部门：
请购人：
预算总费用：
序号
名称
数量
单位
规格
预算价格
备注

行政审核/日期：
主管审批/日期：
财务审核/日期:

（ ）月份办公用品汇总请购单 附件二
请购人

行政专员

请 购 内 容
耐用品
序号
名 称
数 量
单 位
金 额
备 注
1

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电脑耗材
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常用办公用品
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合计： 元
行政审核

审批

办公用品领用登记单 附件三
领用日期
品名
　规格及型号
单位
数量
用途
领用
部门
领用人
签名
备注

SA个人资产登记卡 附件四
部门: 姓名： 登记日期：
序号
资产名称
规格/型号
单价
数量
购买时间
备注
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合计

行政: 保管人: 盘点人:
样品试用确认单
供应商名称：

送样日期

□新物料新供应商 □新物料旧供应商 □旧物料旧供应商 □旧物料新供应商

物料编码
品名
规格
数量

样品确认描述:

判定: □合格 □不合格
试做确认： □需要 □不需要 确认人： 日期：
试做确认描述：

判定: □ 合格 □不合格 确认人： 日期：

最终判定： □合格 □不合格
低碳生活 千家万户