管理沟通-第五章会议沟通.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,管理沟通之会议沟通,1,讨论,2,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：,策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；,策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；,2025/6/23 周一,3,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。,结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。,2025/6/23 周一,群体沟通的优点与缺点,优点,：,产生更多的承诺,产生更好的决策,缺点,：,时间和效率,群体压力：从众心理,专家和领导压力,推卸责任：说而不做,4,2025/6/23 周一,第一节 会议的定义与类型,一、会议的定义,是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,5,2025/6/23 周一,会议的目的,交流信息,:,政策和指示传达给下属,反馈信息,给与指导,:,培训,解决问题,:,澄清误会，解决问题,作出决策,:,参与讨论、决策,6,2025/6/23 周一,会议的种类,谈判,目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。,通知,目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。,解决问题,目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。,决策,目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。,交流,目的是在于集思广益，常采用,“,头脑风爆法,”,讨论，即安排,5-7,人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。,7,2025/6/23 周一,第二节 组织和参加会议,8,1.明确会议目的,2.确定会议的最佳议程,2025/6/23 周一,会议的目的和目标,9,1.,你真的需要组织一次会议吗？,有没有更好的,/,更划算的方式或方法去达到你的目标？,财务分析,2.,会议的目的是什么？,介绍新鲜事物？,争论某个观点？,给予建议？,进行决策,?,借助他人的智慧解决问题？,3.,会议的总目标是什么？,你想达到什么目标？,可能会遇到什么问题？,最好的,/,最差的结果是什么？,2025/6/23 周一,2、确定会议议程,10,“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”会议时间(开始时间、结束时间)和地点 会议目的 会议议题的顺序,2025/6/23 周一,2、确定会议议程,11,由重要到不重要,会议开始时即讨论重要议题，以免延误时间影响到后面重要议题,由不,尖锐,到,尖锐,将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬,由容易到困,难,让大家渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触到未熟悉的议题造成挫折感,2025/6/23 周一,12,确定议程时的考虑,主要的内容应该是什么？,用什么样的形式进行？,如何更好地利用时间？,如何有效地安排日程？,2025/6/23 周一,博大音像制品公司2004年3季度销售总结会议,13,日期：2004年12月4日，星期五,时间：下午2：303：45,地点：,B,大厦第二会议室,会议目的：总结3季度销售情况，并确定下季度计划,议程,1.上次会议记录中提出的问题；,2经理做3季度销售情况总结报告；,3讨论、分析这一季度存在的问题；,4经理宣读下季度销售计划及重点；,5.全体讨论；,6.下次会议日期、时间、地点。,附件,13季度销售情况总结；,2,4,季度销售计划,2025/6/23 周一,3、邀请与会者,14,2025/6/23 周一,3、邀请与会者,15,参加会议的人应该做到：,对于所讨论的问题掌握了足够的信息与专业知识,都能够坦诚地发表自己的见解,有权利做出决定,能够准时参加会议,2025/6/23 周一,4、发出会议通知,16,会议名称,:,明确点出主旨，使人一目了然,目的:,应详尽说明，方便成员们做相关的资料搜集时间,地,点,议程,准备资料,与会人员,主办人员,2025/6/23 周一,5、布置会场,17,会议的环境与会议的目的一致,精心设计会场中的家具,考虑摆放椅子时应使之符合自己的目的,考虑是否需要视觉教具,保证屋内的温度令人感觉舒适,如果是非常正式的会议，要考虑到座位的安排,2025/6/23 周一,思考,18,最近小李有点烦，由于单位与美国一家公司可能合作，美国公司将派人来与公司主要负责人会谈。会议的内容非常多，该如何安排一个科学、合理的会议议程呢？面对会议室，小李有点发怵，要如何来安排我方和外方的位置呢？,我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译,外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、翻译,2025/6/23 周一,会议室的布局,19,大门,2025/6/23 周一,回到案例，你的答案？,20,大门,我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译,外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、翻译,2025/6/23 周一,21,最佳答案,大门,董事长,公关部经理,翻译,秘书,副总,翻译,外联部经理,驻华工作人员,2025/6/23 周一,5.布置会场,22,2025/6/23 周一,长桌型（,a,）,长桌型（,b,）,方桌型,23,2025/6/23 周一,凹形,圆桌型,24,2025/6/23 周一,6.做会议记录,25,准确,清楚,突出重点,会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动,各方主要观点,权威人士或代表人物的言论,开始时定调性言论和结束前的总结性言论,会议已经决议或议而未决的事项,对会议产生较大影响的其他言论或活动,2025/6/23 周一,7、有效控制会议进程,26,CASE:,会议主席角色,情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。,在会议进行过程中，公司,负责市场工作的副总经理,提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责,市场营销的部门经理、副经理,对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。,如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?,2025/6/23 周一,CASE（Continue),27,情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。,会议进行期间，就,MBA,教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为,MBA,教学应该以,“案例教学”,为主；有的则认为应以,理论修养,的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样,采用大量的案例教学,，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。,如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,2025/6/23 周一,（1）会议主席的职责,28,会议控制,决定讨论主题；,明确讨论范围；,确保人们围绕主题依次发言；,尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；,确保其他成员了解会议进展情况。,会议引导,识别主题/问题；,交换和开发建议；,评价不同方案；,选择行动计划（5,W1H）。,2025/6/23 周一,会议主席的职责,29,促进讨论,讨论，提问,处理不同意见,对争论双方或各方的观点加以澄清；,分析造成分歧的因素；,研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；,将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；,若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。,作出决定,2025/6/23 周一,得分为27分或27以下，您的会议主持得很好,得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题,30,2025/6/23 周一,如何让大家愿意发言,31,塑造,会议欢乐,、,和谐,的,气氛,。,建立包容、安全的,讨论环境,。,保持,客观,对事不对人,。,主,动出击,适时发问,塑造,发言机会,且予以正向的肯定,与鼓励,。,有效,倾听与,良好,沟通,。,2025/6/23 周一,倾听技巧,32,注视对方,不中途,打断,询问不明之处,适当归纳,不任意表露,情绪,2025/6/23 周一,主席,应避免事项,33,独占发言,避免冗,长,的,发言,占用大家交流,意见,的,时间,。,火爆浪子,要能,容纳,他人的,发言,不可,情绪,化,与,他人,发生冲突,。,优柔寡断,要思路清晰,对决议事项,要果,断,、,明确,。,加入,冲突,应,站在中立的,立场来,化解,冲突,。,操纵议程,应,依照流程引,导会议,的,进,行,不可一人 操控整,个会议,的,议程,。,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（1）,34,隐密议程有：,想引起别人的注意,保护自己所代表的群体的利益,利用会议“贬低”对手,掩盖在过去的错误上表现出来的无能,结成特别联盟,把会议作为个人消遣或者“追求个人成就”的舞台,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（2）,35,人身,攻击,对策,:,对对方进行安抚,重申,议事规则,重提主題,进行讨论,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（3）,36,离题对策,:,给予,肯定再,切断话题,将离题,的,议题留置最后再做讨论,请,他做,归纳,或替他做,归纳,事先,请将规则讲,清楚,发,言限定,时间,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（4）,37,争议,不下,对策,:,暂,停,会议,休,会,20分,钟,以上,参考,第三者的意見,将双方意见,列表,比较,进行,不,记,名投票,重整,双方,意見提出新的方案,重申共同利益,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（5）,38,抱怨,对策,:,同情其,不满,的,情绪,归纳,其,不满,的原因,寻求解决,的方法,短,话长说对策,:,适时,的制止,发,言,概括,其具,体,的想法,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（6）,39,时间,不足,对策,:,选择,重要的,议题进行讨论,限制,发言,人,数,(可事先,登记,),限制,发言时间,独占发言对策,:,主席制止其行,为,说明规则并强制执行,2025/6/23 周一,如何解决隐密议程问题（7）,40,对待消极发言,的,对策,:,对发,言者的,情绪,表示理解,提振,士气,确定,共同,目标,。,呼喊精神,口号,。,2025/6/23 周一,8、结束会议总结性发言,41,宣布决议,激励动机,评估目标达成,过程回顾,悬念事项,2025/6/23 周一,9.会后三项追踪,42,行动项目是确定的（5,W1H）,形成会议简报,必要时开放议题,2025/6/23 周一,二.参加会议,43,1.应该做的准备工作,阅读上次会议的备忘录并注明重点,在会前阅读与你想讨论的问题有关的材料,研究会议议程,完成在会议期间所指定的任何任务,提前提供自己的材料,安排好时间,随身带上所有相关材料,2025/6/23 周一,44,2.关于积极参与的指导,主动发言言简意赅,避免打断他人讲话,避免争论并且不要攻击别人,通过醒目的身体语言体现专注,做好笔记,2025/6/23 周一,45,思考题：如果你是会议主席，在主持会议时遇到下列问题，你将如何处理？,1、如何对待害羞、不爱说话的人？,2、如果某人怀有敌意，经常问一些令人困窘的问题？,3、总是与别人交头接耳的人？,4、某人爱提出一些与主题不相关的事情？,5、喜欢自我炫耀、浪费集体的时间？,6、喜欢争论或持不同意见的人？,7、某人喋喋不休，观点不错，但是时间过长？,8、总是喜欢迟到或者早退的人？,2025/6/23 周一,