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技术公司合同评审控制程序

技术公司合同评审控制程序

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2011/03/30
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技术公司合同评审控制程序

1.0目：
为确保营业之利润，达到有效之竞争价格，提升订单量之来源，并与客户保持密切之良好关系。

2.0范　围：
　　　 凡本公司与客户之往来合同(订单)等相关文件均适用之。

3.0定 义：
3.1标准品：所谓标准品即记载于《公司产品目录》内之产品或未记载于该目录内，但此产品有BOM，且品质要求符合厂内标准者。
　3.2非标准品：所谓非标准品，为客户对于产品规格、品质或包装有特别要求之产品。

4.0权责：
　 4.1研发单位：
　 4.1.1成本价格之估算正确且合理之提供业务单位，以供对客户报价之依据。
　 4.1.2针对样品不明确或有疑义之产品规格订定或把客户之意见及方法列入考量必要时请客户一起检讨共同参与而达到品质提升目。
4.2业务单位：
　4.2.1业务部门主管对于成本价格加以评估，并作成报价单送交客户议价。
4.2.2负责对于客户关系发展之维护，日常可通过E-mail / Fax / 电话或拜访，对客户需求，做深度了解，正确且快速将客户合同要求传达到公司内部，以达到客户服务之目。
长期配合之客户，业务人员可定期将交期变动与客户确认。
　 4.2.3业务部门主管：合同（订单）内容评估与合同签署。
　4.3 PMC单位：审查材料或零组件之来源，能否满足合同（订单）要求。
　4.4 品管单位：审查合同（订单）中，客户要求或意见能否符合与实行,必要时请客户一起
检讨共同参与而达到品质提升目。
4.5生产单位：审查产能、交期能否满足客户之要求。

5.0程序内容：
5.1 顾客选择:
5.1.1顾客选择策略与准则: 通过参展及广告寻求与国际知名之大厂,信誉良好,且其产品具有前途性及未来潜力之产品。
5.1.2利用定期开会及评鉴来达到双方共同之品质,价格,交期等等之各项期望与目标, 同时可通过技术研讨, 提高彼此之研发和品质。
5.2询价、报价:
　 5.2.1客户询价作业：
　　 5.2.1.1询价：业务人员针对目标市场及产业进行推广，有兴趣之客户即会以电话、传真、或E-mail前来询价。依想要购买产品特性，客户主要区分为标准品及客制品，标准品之客户只要购买100台以上皆可以承接，客制品则必需依客户所要求之产品开发难易度，由业务单位之主管决定是否承接，不过，最低年需求数量要在１万台以上。
5.2.1.2业务承接：业务单位承办人员依客户需求填写《产品开发估价单》交予研发单，表内须附上客户所需之规格, 如无特殊规定, 则以宇衡之标准设计, 若符合现有标准品规格, 则不需开立《产品开发估价单》。
5.2.2报价作业：
　　 5.2.2.1成本评估：研发单位依《产品开发估价单》及所附规格等相关资料确认成本之估价。
　 　 5.2.2.2报价之决定：《产品开发估价单》最后报价由营业主管决定之。
5.2.2.3报价单：由业务人员作成《产品报价单》，传送至客户。
　　 5.2.3 议价作业：
5.2.3.1客户议价：由营业人员与客户依报价单议价，并决定最后价格。
5.3合同（订单）评审:
5.3.1客户资料建立
5.3.1.1.相关合同及订单由业务担当负责留存, 期限1年。
5.3.1.2.客户端之技术文件,依《技术文件管制办法》执行。
　 5.3.2客户需求：
　 5.3.2.1业务承办：业务单位依询价、报价流程完成相关作业，接受客户之合同（订单）
　　 后，依客户之需求区分为标准品及非标准品。
5.3.3产品类别：
　　 5.3.3.1标准品：由业务单位开立《生产通知单（一般订单）》。
5.3.3.2非标准品：
◎ 由业务单位依客户提供之规格开立《生产通知单(样品)》部门主管及总经理核准后交研发单位设计、制作样品。
　　 ◎ 客户承认：样品完成后由业务单位送交客户承认。
　　 ◎ 开立生产通知单：由业务单位开立《生产通知单（一般订单）》。
　　 5.3.3.3认可：生产通知单需经相关单位主管审核。
5.3.3.4 产品介绍：
◎ 标准品：由业务单位制订产品目录并建立于公司网站或是邮寄给供客户查询或
在参展及广告推销给客户并在公司简介上提供给客户参考，使其了解本公司产品状况。
◎ 非标准品：由业务单位在产品开发完成时利用E-Mail通知或直接去跟客户公司做简介.
　 5.3.4生产计划之排定：生管单位依审核后之生产通知单安排生产计划,请参照《生产计划管理办法 》。
　　5.3.5入库作业：依仓库管理程序入库。
　　5.3.6出货作业：通知客户交货日期及数量，并如期安排出货。
5.3.7收款作业：出货后，依合同（订单）规定之日期进行收款作业。
5.4订单变更:
5.4.1变更需求作业：
5.4.1.1变更要求：客户或公司要求变更交货日期及数量。
　　 5.4.1.2业务承办：业务人员将客户或公司要求变更交货日期及数量呈报营业主管。
　　 5.4.1.3评估：由业务单位评估变更内容。
　　 5.4.1.4生产通知单变更：由业务单位开立变更生产通知单呈部门主管。
　　 5.4.1.5认可：由部门主管审核变更生产通知单。
　5.4.2生产计划之排定：生管单位依审核后之变更生产通知单安排生产计划,请参照《生产计划管理办法》。　　

6.0附件、表单：
　 6.1合同(订单)管理流程图(附件一)
　 6.2《产品开发估价单》
　6.3《产品报价单》
　 6.4《生产通知单(样品)》
6.5《生产通知单(一般订单)》

7.0相关文件：
7.1《开发计控制程序》
7.2《生产过程控制程序》
7.4《仓库管理程序》
7.5《技术文件管制办法》
7.6《生产计划管理办法》

（附件一）
合同(订单)管理流程图
流 程

权责单位

相关文件及表单
客户询价

　　客户
客户规格书或询价相关资料

业务承接

　业务单位
《产品开发估价单》

成本之评估

　研发单位

报价之决定

　业务部门主管

报价单

　业务人员
《产品报价单》

客户报价/议价

客户/业务人员
《产品报价单》

业务承办
　业务单位

否

审查

　业务单位

是

标准品

衍生机种
新产品或新机种

《开发设计控制程序》

生产通知单(样品)
业务／研发单位
《生产通知单(样品)》

否
客户承认

客户

是

开立生产通知单（一般订单）
　业务单位
《生产通知单(一般订单)》

否

合约(订单)变更

是 否

业务承办

评估

是
生产通知单变更

认可

否

客户／公司内部

业务单位

业务部门主管

业务单位

采购/生管/品管

《生产通知单(一般订单)》

《生产通知单(一般订单)》

是

生产计划之排定
　生管单位
《生产计划管理办法》

生产
　生产单位
《生产过程控制程序》

入库
　货仓单位
《仓库管理程序》

通知客户
　业务单位

出货
　货仓单位