采购付款审批流程.doc

采购付款业务流程
一、 材料采购  
1． 请购。
业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。  （1）原材料或低值易品请购。
仓管根据生产计划、生产订单及通知单与库存核对，确定实际需采购数量。 
（2）日常物料或劳务请购。
由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。 
（3）例外事项的请购。
不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。  请购中要编制采购计划单，作为编制采购资金预算的依据。 
2． 采购实施。
采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。重大金额采购需报公司高层商议，再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务并签订采购合同。
3． 验收。
仓库保管员根据送货单或采购订单执行验收，对商品质量、数量等考察，确认无误办理入库手续。如出现物资质量、数量有误应及时通知采购部门，造成公司经济利益损失的，要追究采购部门的相应责任。
二、付款
到约定期限的应付款，经办人员事先需要与财务沟通资金情况，优先安排与生产相关的供应商款项，如都较紧急由总经理抉择付款优先顺序。在资金允许的情况下，才能填写付款申请单。
所有采购付款时必须有董事长（或代理董事长）签字，如有特殊情况电话联系说明原因，同意后通知出纳人员方可办理付款，后由董事长（或代理董事长）进行补签，越权支付的后果自负。
付款业务程序包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。具体流程如下：
（1）经办人员填写付款单然后交财务经理复审。 
（2）财务经理审核  复审付款单的采购材料名称、采购数量、采购型号是否正确，发票、入库单、送货单等单据是否齐全，为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，财务经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查是否按合同履行，审核无误后在付款单上签名确认，报总经理审批。 
（4）总经理审批，董事长批准 总经理对审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。
（5）出纳人员只有在取得董事长（或代理董事长）签字的付款单才能进行支付款项，否则有权拒绝付款。
（6）完成付款后整理交会计记录并负责资料保管。