中心会议纪律规范.doc

中心会议制度
一、会议要减少数量，控制规模，严格审批。（会议有的时候目标性太差）
二、会议分为两种类型：管理层与部门会议要有必要的区别，对氛围的要求已有不同（详见下文）
三、会议主次关系明细化，尤其在会议礼仪这一类型
会议基本礼仪：⑴禁手机铃声、接打电话干扰会议进程
⑵禁胡乱发表言论
⑶禁越职权（对不了解其他部门的具体情况下瞎干预）
四、所有参与部门会议的人不得无故缺席、迟到、早退，由于特殊原因不能来参加会议的至少提前2个小时向主持人请假；建立相适应的奖惩制度（可再讨论）
五、会议记录轮流做，比如有一部门开会，允许其他部门的人到场做会议记录，记录者不能发表意见；但可以在会后根据自己的会议记录以及会议中所遇到的问题、现场的反映种种对现场开会的负责人说（可以多个部门同时派人参与写会议记录，记录完后在自己部门开会的时候说出，让大家了解各个部门的具体动态，并保存一份在数据库中）
六、明确会议原则：高效；准时；有条理。
1、高效：
l 会议期间，讨论要围绕议题，尽量不要不作出与议题无关的讨论（主持人尤其要控制好会议场面！）
l 会议一定要有成果：讨论要有所结论
l 工作安排要适合部门的属性
l 工作要落实，必须安排到位，尽可能落实到每一个人
（举行会议的必须让每一个与会者都必须明确自己要干什么，什么时间完成，有什么人可以协助他）
2、准时：
ü 出席会议尽量准时，无特殊理由不能迟到
ü 会议必须严格遵守“限时令”——时间观念
ü 活动会议的通知必须至少提前一天通知
3、有条理：
² 会议前一定要明确主题和议程，重视会议程序。并提早通知，让大家明白会议是围绕什么主题的？要怎么进行？参与者所要发表什么样的意见？
² 会议中尽量按议程进行。主持人尤其要注意引导与维持！
² 会议期间，专人记录，会议以后，必须与主持人了解会议间所遇到的状况，以及与会参与者的精神状态，会议的走向后并记录入数据库。
七、每一个会议都要有一个自己的主题，不拖时，遇事解决要干脆
八、会议主持人须遵以下规定：
1. 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备
2. 主持人一般应于会议开始后的最初，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题及本次会议应控制的时间等，进行必要的说明。
3.会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定时间和终止于议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4.属讨论、决策性议题的回忆，主持人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5.主持人应将会以决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和实践等会后跟进安排向与会人明确。
6.属于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。工作安排要细，使每个人清楚自己的工作，并把工作落实。
7.目光注意到每一个人，尽可能避免针对某些人谈话，这会使其他人遭受冷落，分散注意力。
补充：很多时候在会议上会有很多人不能保持注意力，使在工作落实、会议高效方面产生一系列的问题。
解决：
n 尽量准时结束会议
n 在会议前，先点出重点，会议结束是回顾重点（可以在会后向会议记录的人员询问会议不足处）
n 到场人员要有一定的纪律性：做好笔记，不开小会！
n 工作安排要周详，合理
九、会议通知时要注明是关于一个什么样的主题，让大家有充分的时间去想，而不是被动的参与进来，造成会议开会人多，其实大部分都在打酱油的现象。
（Ps：关于会议中的效率问题，很关键的是把握在支持人手中！！主持人一定要塑造好会议严肃气氛，在一开始的会议主持中就让与会者形成会议纪律意识！！）