文控整理计划.doc

受控文件类别
一，需要受控的文件种类：
1、一阶文件：QM—质量手册
2、二阶文件：QP—程序文件
3、三阶文件：
WIP—工作规范（管理办法）、设备操作规范、夹具操作规范
SOP—作业指导书
SBP—图纸,
SIP—检验标准,
WWP—外来文件 ：客户提供的图纸、产品要求、检验标准等，以及本公司程序文件或作业指导书中引用的依据或标准，国家国际标准、法律法规
SAP-材料确认单,
TS-技术标准,
BOM—材料表

4、四阶文件：
QR--各类表单

二，文件签字审核流程复杂：
例如 指导书、技术文件目前签字审核人：技术文员-工程师-质量部-生产部-技术总工，多达5处 。
建议文件审核会签人：
文件类别
拟制
审核
批准
一阶文件
管代
总经理
董事长
二阶文件
部门经理
管代
总经理
三阶文件
部门文员
项目负责人
部门经理
四阶文件
负责人
部门主管

二，文控目前存在的不足

1,文件存在2种编码规则，
老的编码ZT-JS-ZY-**** .无纸质目录、无电子档目录
新的规则ZT-QC-SOP-**** 有纸质目录、无电子档目录

2，同一份文件有多个版本的情况。如：一份文件共8页，其中2页版本是A2,其中2页版本是A1,还有的版本是A0.

3，同意类文件格式不统一。

4,文件更新后，老版本文件回收不彻底。 导致实际每个部门同一产品，多份不同版本文件存在。

5,档案室存放的目录名称是 按产品名称存放，如：海鸥、小猎鹰、梦想家园
但技术文件下发时，在产品栏命名：A011、A018 。对于不熟悉产品的文控员查找和存放文件存在困惑。

6，指导书和实际操作不符。主要现象有：操作工艺变更后未更新、物料变化后未更新、

7指导书的标准模糊（如烙铁温度不宜过高）未明确具体温度范围

文件控制改善计划

整改项目
整改措施
负责人
计划完成日期
完成情况
档案室整理
清理没有保留价值的记录资料和“过期作废”文件
负责人：王芳 （张海桥负责指导历史记录是否有保留价值）
11月10日-15日

文件检索
安规律做好文控室文件检索标识。
负责人：王芳
11月15日-25日

文件格式统一
安文件类别统一文件格式，规范文件编码，版本升级原则
金成华、吕丹
11月18-30日

规定各类文件保留年限
按文件重要程度，分别制定保留期限
金成华、任经理
11月18-30日

整理受控文件清单目录
和研发技术配合整理出目前受控的最新版本的文件清单目录
王芳、吕丹
12月1日-15日

清理回收各部门旧版文件
根据“受控文件清单”监督回收各个部门的过期文件
王芳、各部门文件管理人
12月30日前