2集团综合办职能说明书.doc

集团综合办公室部门职能标准说明书
部门名称
集团综合办公室
直接上级
副总经理
文件编号

文件名称
集团综合办公室部门职能标准说明书
版本

页数
5
部门基本编制
编号
岗位名称
人数
岗位核心价值
1
综合办主任
0
负责组织本部门员工进行集团的会议、后勤、车辆、接待服务、法律事务、企业文化、办公类固定资产、对外关系等全面行政综合管理，确保集团日常办公秩序顺畅高效，为集团和各子公司提供有力的综合服务保障。
2
综合办副主任
（文秘组宣）
1
负责集团会议通知、会场安排、纪要形成、活动的组织、宣传报道、企业文化建设，监督检查子公司行政系统工作完成情况，确保各项工作任务完成，为集团行政工作做好保障。
3
综合办副主任
（事务协调）
1
负责组织对外事务协调、外部纠纷处理、集团总部卫生监督检查，确保集团组织本部门管理人员。
4
综合办副主任
（后勤管理）
1
负责集团采购计划的申报、后勤物资的供应、与管理，后勤服务工作管理协调，确保为集团及各子公司提供高效、优质的的后勤保障服务。
5
文秘科长
1
负责集团文件起草、会议记录、档案管理、合同管理等工作，确保各种文件资料齐全、规范、完整。
6
组宣科长
1
负责集团会议会场的具体布置、活动具体组织、宣传报道、文化建设及党委管理工作，确保各项工作开展准确及时到位。
7
后勤管理科长
0
负责集团及子公司后勤物资的采购供应，固定资产的管理建账，维修保养的具体实施，确保物资及时到位，为后勤工作做好保障。
8
车队队长
1
负责集团车辆上户登记、日常管理、调配、用车成本核算，对全集团车辆成本进行考核和控制，确保集团车辆安全。
9
档案管理员
1
负责各类文件、资料、证照的收集整理工作，建立档案电子台账，建立档案借阅登记薄，执行档案的交接手续，确保档案的完整与安全，以便查阅和利用。
10
合同管理员
1
负责集团各子公司合同的整理编号、扫描、上传、归档，确保合同上传要及时、不丢失、不误传，完整存入档案室归档。
11
文秘干事
1
负责集团通知、文件、计划、汇报、总结等起草，上级来文的处理工作，建立电子档案，及时整理、发文、落实、实时归档，确保文件及时形成上报，完整移交档案管理员归档。
12
宣传干事
1
负责具体编写集团报纸、年鉴大事、摄影拍照，参与组织的各项集体活动，确保集团宣传战略方针、计划任务有效、正确宣传。
13
组织干事

负责集团党委日常管理工作，确保党员统计、党费收集、会议组织、党员活动的主体实施准确无误。
14
文件收发员
1
负责文件、报刊、信函、包裹等的收发及办公室文件的打印、复印工作，确保各类文件、物品及时送达。
15
内务干事
2
负责会议接待，来客具体接待，确保具体接待工作无差错，文复印工作的有序进行并保证不浪费。
16
设备维护员
1
负责集团电器、办公设施、设备的保养维护、会议设施的管理，确保电器设备和会议设施的正常使用。
17
后勤采购员
1
负责食堂原料物品的具体采购，确保品质优良，且经济实惠。
18
固定资产管理员
1
负责集团后勤固定资产的统计、建账造册、调配、报废、申购、编号分类管理，并定期组织维护保养，并负责对小库房进行管理，确保后勤固定资产有效管控，小库房运行正常。
19
领导司机
3
负责服务集团领导，维护保养车辆，确保车辆安全、经济、正常使用。
20
小车司机
13
负责完成各项出车任务、车辆维护及年检，确保车辆安全、经济、正常使用。
21
大巴司机
2
负责集团通勤车辆正常运行和维护保养，确保车辆安全、经济、正常使用。
22
货车司机
1
负责集团后勤物资运输和车辆保养维护，确保车辆安全、经济、正常使用及运输物资安全。
23
水车司机
2
负责对各用水点及时供水、路面洒水，并对水车进行保养维护，确保供水单位正常用水及车辆安全、经济、正常使用。
合 计
38名
部门核心价值
负责集团的会议、后勤、车辆、接待服务、法律事务、企业文化、办公类固定资产、对外关系等行政综合管理工作，确保集团日常办公秩序顺畅高效，为集团和各子公司提供有力的综合服务保障。
部门职能
职能
工作内容
工作结果
会议管理
1. 负责参加集团召开会议人员的通知；
2. 负责会场布置、接送参会人员的车辆安排；
3. 会后负责会议纪要的编写及存档工作；
4. 监督会议决议的执行情况；
5. 负责会议室相关设备、设施和卫生的管理。
1. 确保会议人员知晓率100%；
2. 确保会议组织失误率为0；
3. 确保会议纪要存档准确率、完整率100%；
4. 确保会议决议执行结果反馈及时率100%；
5. 确保会议正常使用率100%。
文秘管理
1. 负责集团计划、报告、总结、决议等文件的起草成文工作；
2. 负责各类文件的收发和信息的上传下达；
3. 负责文件的规范管理。
1. 确保文件提交总经理审批及时通过；
2. 确保文件信息传达及时准确率100%；
3. 确保各类文件归档及时准确率100%。
车辆管理
1. 负责集团车辆上户登记、保险办理、保养维护；
2. 负责车辆的统一调配和调动，服务好部室工作；
3. 负责单车成本的核算和控制；
4. 负责对司机的安全教育与培训考核。
1. 确保工作计划达成率100%；
2. 确保用车满意率达100%；
3. 确保月底上报单车核算报表及时准确率100%；
4. 确保所有司机考试合格率100%（含补考）。
企业文化
1. 负责报刊、杂志的征订和分发；
2. 负责集团报的出版发行；
3. 负责集团各类文体活动的组织安排。
1. 确保报刊按时分发，无延误；
2. 确保集团报出版及时准确率100%；
3. 确保活动达成率100%。
后勤管理
1. 负责全集团食材、非生产材料的采购、供应；
2. 负责对事务运行、后勤核算的建账、报表；
3. 负责采购资金的收支与保管；
4. 负责后勤资产的登记建账和日常管理；
5. 负责后勤非生产材料的建账。
1. 确保采购计划达成率100%；
2. 确保上报账务的报表及时准确率100%；
3. 确保资金安全率100%，账款相符率100%；
4. 确保资产账实相符率100%，维护保养及时达标率100%；
5. 确保账实相符率100%。
合同及法律事务管理
1. 负责集团及子公司合同的收集管理、录入、存档并上传总公司；
2. 负责对接行政司法机关，处理集团的法律事务。
1. 确保合同上传及时准确率100%，保管完好率100%；
2. 确保问题处理评价满意率100%。
档案、印鉴、证照管理
1. 负责档案的分类建档、日常管理和保密工作；
2. 负责印章的保管、使用、申报、领取、以及登记工作；
3. 负责各类证照的分类存档、借用、审核登记工作。
1. 确保文件档案的收发及时准确率100%，保管完好率100%，泄密率为0；
2. 确保印鉴使用合规率100%；
3. 确保证照的使用合规率100%。
接待服务
1. 负责上级部门领导来集团检查的的接待服务，并协助各矿做好服务；
2. 负责各类来客的接待、就餐、住宿服务。
1. 确保接待重大差错率为0。
地面质量标准化考评
1. 负责按照安全质量标准化地面设施安全专业的要求对所属五矿进行考评。
1. 确保考评工作开展及时准确率100%；整改及时达标率100%。
办公类固定
资产管理
1. 负责对集团办公类固定资产登记建账；
2. 负责集团固定资产新增、毁损、转移的统计。
1. 确保办公类固定资产的台帐登记及时准确率100%；
2. 确保统计及时准确率100%。
办公用品管理
1. 负责集团部室办公用品采购计划的编报；
2. 负责对办公用品各个品种的统计建账；
3. 负责审核部室办公用品的领用情况。
1. 确保编报及时、准确率100%；
2. 确保统计建账及时准确率100%；
3. 确保入库、出库准确无误。
非生产类材料使用监督
1. 负责对非生产类材料消耗情况的统计、汇总、比较、分析。
1. 确保各项工作开展及时准确率100%。
公共关系管理
1. 负责集团对外公共关系的协调，及时沟通及时，维护企业利益；
1. 确保关系维护工作评价满意率100%。
成本控制
1. 负责集团部室办公用品计划申报和领用出库的审核；
2. 负责编制本部门年度预算，提交分管副总和财务部审核，报总经理审批；
3. 负责控制部门办公用品、招待费、差旅费等办公费用支出。
1. 确保计划上报及时通过；
2. 确保成本核算及时准确率100%；
3. 确保成本分析及时准确率100%，成本控制计划达成率100%；
4. 确保年度预算总经理审批及时通过；
5. 确保成本控制达标率100%。
团队建设
1. 负责做好本部门人才储备，帮助新员工达到岗位要求；
2. 负责对本部门员工工作进行指导，并进行专业技能及职业素质培训；
3. 负责本部门员工的激励与考核，并提出调级、调任、聘用、辞退、奖惩等建议。
1. 确保部门员工胜任率达到集团要求的标准；
2. 确保培训考核通过率100%；
3. 确保核心员工流失率符合集团规定。
制度建设
1. 负责建立和完善集团人力资源管理制度与流程；
2. 负责组织修订集团人力资源管理制度、办法和流程；
3. 负责建立和完善本部门各项规章制度、工作流程。
1. 确保制度、流程执行率100%；
2. 确保制度通过率率100%。
批 准

审 核

编 制

实施日期