电装物资部管理制度2012A.doc

电气设备安装工程分公司 BLG-2012A 物资管理部管理工作制度2012-12-30批 准 2012-12-30实施编制：物资管理部 部 长:曾波涛中国二十冶电气设备安装工程分公司 物资管理部管理工作制度 BLG-2012A0 目的根据GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011、GB/T50430-2007标准、集团公司质量、环境与职业健康安全管理手册、程序文件及分公司质量、环境与职业健康安全管理制度中本部门主管及相关的职责与要求，特制订本部门管理工作制度。其目的是将管理职责落实到各岗位，对程序文件和质量、环境与职业健康安全管理制度中的有关要求做出具体的规定，以便更好地指导本部门的管理工作。1. 适用范围适用于本部门在质量、环境与职业健康安全管理体系运行中所有的管理工作。2. 物资管理部管理目标 2.1 控制采购过程，保证采购物资符合法律、法规和合同规定的质量、环保及安全健康要求。2.2 主要物资供货商评审率100%。 主要物资供货商评审率=主要物资采购供货商已评审数主要物资采购供货商实际家数100%2.3 用于工程物资进货验收率100%。 用于工程物资进货验收率=用于工程物资进货验收批次用于工程物资进货批次100%2.4 危险化学品采购合格率100%。 危险化学品采购合格率=危险化学品采购合格批次危险化学品采购批次100%2.5 严格按计划采购，节约资源、能源，限量采购有害建筑材料并达标。2.6 系统管理工作检查覆盖率90%。 系统管理工作检查覆盖率=管理工作检查次数系统总数100%2.7 办公用各类有毒有害废弃物按分公司规定处理，严格执行分公司节能规定。3. 职责3.1 本部门组织机构及人员配备本部门设部长1名，统计员1名，材料员2名，保管员2名。3.2 本部门管理职责本部门负责2个主管程序文件的实施和管理工作，并负责相关程序文件中的相关职责的实施工作。 本部门主管的程序文件是：a. QES-CX13-2012A物资采购管理程序；b. ES-CX21-2012A危险化学品管理程序。本部门相关的程序文件是：a. QES-CX01-2012A文件控制程序；b. QES-CX02-2012A施工技术文件控制程序；c. QES-CX03-2012A记录控制程序；d. QES-CX06-2012A法律法规管理程序；e. QES-CX08-2012A信息交流工作程序f. QES-CX09-2012A管理评审程序；g. QES-CX10-2012A人力资源管理程序；h. QES-CX15-2012A施工过程管理程序；i. SCX182012A施工现场安全防护控制程序；j. S-CX20-2012A 劳动保护管理程序；k. ES-CX22-2012A 消防管理工作程序；l. QES-CX26-2012A内部审核工作程序；m. QES-CX30-2012A纠正和预防措施管理程序；n. S-CX32-2012A 职业健康管理程序；O. 其它相关程序3.3 各岗位管理职责3.3.1 部长a. 对分公司经理负责，履行分公司赋予的管理职责和权限。b. 负责组织制订本部门质量、环境与职业健康安全管理工作制度及其它管理文件，熟悉与相关部门的工作接口；c. 负责本部门及系统内各项管理工作的指导、监督和检查的组织工作。3.3.2 统计员 a. 编制材料的核销统计报表； b. 负责本部门文件资料的收发管理工作；c. 协助材料员签订采购合同。3.3.3 材料员 a. 负责本部门及系统内各项管理工作的指导、监督和检查的组织工作。； b. 负责采购计划的编制； c. 负责本部门文件资料的收发管理工作； d. 协助保管员对进库材料验收、复验工作。3.3.4 保管员 a. 负责材料进库验收工作； b. 负责在库材料的标识及检验； c. 负责在库材料的保管及发放工作。 合 格不 合 格材料员编制采购计划，部长审批材料员签定经过审批的采购合同材料员协助保管员验收、检验物资材料员负责合格供方选择、评审保管员负责物资防护保管员负责标识和可追溯性记录材料员负责不合格物资的处置材料员管理、监督执行采购合同保管员负责物资发放、交付业主提供物资统计员编制统计、核销报表重新采购、更换物资材料员评价供方业绩4.工作流程5. 工作程序5.1 QES-CX13-2012A物资采购管理程序5.1.1 物资的分类a. 主要物资：构成工程的关键和主要部分且直接影响工程交付后的使用或安全性能的物资和施工安全防护用品、设施、消防用品及设备。主要有：电线、电缆、灯具、电缆桥架；特殊材料：防火堵料、防火涂料等。 b. 一般物资：构成工程实体的其他物资。5.1.2 采购计划施工技术员根据单项工程施工图材料预算填写单项工程限额用料单报给材料员作为采购计划（材料员也可另外编制WZB-03物资采购计划），由部门负责人审批。采购计划主要内容： a. 材料名称、规格、数量。 b. 采用的技术标准。 c. 要求的供货时间。5.1.3 采购计划的实施、合格供方的选择。a. 工程物资采购根据集团公司分工进行。由集团公司项目部采购的物资，本部门负责对口管理，由分公司采购的物资，执行物资管理程序。b. 分公司在物资采购中优先采用集团公司评定的合格供方，当不能满足需要时，本部门按物资管理程序的4.2条款规定进行供方的评定。5.1.4 采购合同的签订和管理(一) 采购合同的签订(1) 采购主要物资或第一次与供方采购时，应与供方签订书面采购合同。特殊情况时，可采用协议和电话传真等方式，并保存记录。(2) 采购合同应符合国家有关法律法规的要求。当所采购物资在环保和安全健康方面有强制性或特殊要求时，还应将有关环保及安全健康要求纳入合同中。一般应包括以下内容：a. 物资名称、型号、材质、数量、价格、供货时间、到货地点、付款方式；b. 物资的订货、验收依据及验收方式；c. 供货方对产品质量的保证以及保修、包换、赔偿条款；d. 环保与安全健康要求；e. 解决争议的方式。(3) 采购合同由本部门材料员汇报部长后签订。一次订货10万元以上要汇报主管领导后签订,由经营计划部盖章。(二) 采购合同的管理材料员负责建立合同管理台帐，监督并督促供方执行合同。合同管理台帐的主要内容：物资名称、合同编号、供方名称、供方编号、签约时间、合同金额、交货日期及执行人等。5.1.5 物资的进货验收和检验(1) 本部门依据合同及相关技术标准进行物资验收，并填写JA1305物资供应管理台帐。(2) 物资的检验、物资防护。a. 本部门协助物资使用单位实施用于工程的物资的进货检验工作，按国家、行业、地方标准、规范条例规定进行复验物资。b. 未经检验和检验不合格的物资不得用于工程。检验不合格时，执行5.1.6规定。5.1.6 不合格物资的处置(1) 本部门负责进货验收阶段不合格物资的判定、标识和处置。(2) 不合格物资的处置方式a. 退货：存在严重内在质量问题的物资、更换后仍然存在同类质量问题的物资及提出更换要求供方不予配合的。b. 更换：出现外观质量的物资或存在偶发质量问题的物资。c. 重新采购和更换的物资，必须履行5.1.5条款要求。5.1.7 纠正和预防措施当物资出现连续不合格或潜在不合格时，应分析产生不合格或潜在不合格的原因，制订并实施纠正或预防措施，执行纠正和预防措施管理程序。5.1.8 物资的标识与可追溯性 (1) 标识要求 a. 产品标识用于标识产品的名称、产地、规格型号、数量等。 b. 状态标识用于标识产品合格或不合格以及待检、已检待定等质量特性。 c. 用于工程的物资必须标识清楚、不易混淆且检试验状态明确。 (2) 标识采用的形式 a. 一般用标识牌、标识卡、标签等，出厂铭牌也可作为标识。b. 对不合格、未检及已检待定物资，必须在标识上加注明显文字说明作为有效识别。c. 物资进入物资管理部库，本部门负责标识和保护。物资交付现场后，由项目负责标识和保护。 (3) 物资的可追溯性控制凡规范、法律、法规、合同规定有追溯要求的物资必须进行唯一性标识。5.1.9 物资搬运和防护(1) 本部门负责物资交付现场前的搬运和防护,物资使用单位负责物资交付现场后的搬运和防护。(2) 特殊物资（超长、超高、超宽、超重、易燃、易爆、易腐蚀、易碎、有毒等物资）的搬运应编制特殊物资搬运方案，经主管领导批准后实施。搬运方案必须对搬运人员交底。(3) 物资的防护执行集团公司和分公司物资管理办法有关规定。5.1.10 业主提供物资控制 项目经理部组织物资使用单位对业主提供物资的验收和检验，填写JA1307业主提供物资记录。业主提供物资的控制执行施工过程管理程序。5.1.11 物资管理部每季度向项目部索取物资供应情况反馈表，每半年对项目部程序实施情况进行一次检查，并于每年年底对本部门工作目标完成情况进行一次统计，汇总结果报本单位综合办公室。5.2 ES-CX21-2012A危险化学品管理程序5.2.1 危险化学品的采购、贮存、发放物资管理部采购易燃、易爆、有毒、易腐蚀等危险化学品时，执行危险化学品管理程序。(1) 危险化学品供方评价执行集团公司供方管理办法。(2) 危险化学品采购过程执行物资管理程序。(3) 根据危险化学品的安全性能选择安全可靠的贮存仓库或场地（特殊危险品须有效隔离、单独存放），并做好显著标识。(4) 材料员、保管员应了解、熟悉所购进危险化学品的安全性能及其相关指标、规定，危险化学品发出时须对领用单位和人员进行及时、必要的相关交底。5.2.2 紧急情况的准备和处置(1) 根据危险化学品的种类及数量，配备足够数量的消防工具、灭火器具和清理工具。(2) 在发生遗洒和泄露时，应立即清理干净，减少对环境的污染。(3) 危险化学品贮存及收发过程中发生危险或重大影响，依据应急准备与响应控制程序执行。5.2.3 物资管理部每半年对本程序实施情况进行检查，并保存记录。5.3 QES-CX01-2012A文件控制程序5.3.1 部长负责起草本单位物资管理文件,通过企业信息管理系统的公文管理流程进行下发。5.3.2 负责企业文件与外来公文的接收、登记、保管工作。5.4 QES-CX02-2012A施工技术文件管理程序本部门收集与物资采购有关的标准规范并建立JA0201现用技术标准清单，部门负责人对其适用性进行审批后送技术质量部。5.5 QES-CX03-2012A记录控制程序5.5.1 部长负责组织本程序相关职责的实施工作。5.5.2 负责确定和管理所使用的记录表式，填写JA0302记录表式目录。5.5.3 记录的填写必须及时、准确、完整、清晰。5.6 QES-CX06-2012A法律法规管理程序本部门负责组织物资采购相关法律、法规及其他要求的获取，建立获取渠道，将获取的法律法规录入JA0601适用性法律法规文件控制清单，传递给经营计划部。5.7 QES-CX08-2012A信息交流工作程序本部门负责施工过程中与顾客、材料供应商等方面的协商与交流,并将收集的信息及时传递给相关部门。5.8 QES-CX09-2012A管理评审程序贯彻并落实集团公司管理评审输出与本部门相关的改进措施及要求。5.9 QES-CX10-2012A人力资源管理程序部长每年年末提出下一年度本部门的培训需求，填写JA1004培训需求申请表，报分公司人力资源部。5.10 QES-CX15-2012A施工过程管理程序物资管理部负责组织施工过程管理程序相关职责的实施工作,填写JA1307业主提供物资记录。5.11 S-CX18-2012A施工现场安全防护控制程序物资管理部负责监控安全防（支）护设施所需物资的采购。施工现场的各种安全防（支）护设施须验收合格并办理验收手续后方可使用，由项目部或本部门组织对安全防（支）护设施进行验收。5.12 S-CX20-2012A 劳动保护管理程序本部门负责劳动保护用品的采购及发放。劳动保护用品的采购过程执行物资管理程序，制订分公司劳动保护用品发放管理办法。5.13 ES-CX22-2012A消防管理工作程序本部门负责组织本程序相关职责的实施工作。对仓库区域配备的消防设施、器材进行日常保管和看护，发现过期、失效、损坏等情况及时汇报安工部进行处置，以保证消防设施、器材的有效性。5.14 QES-CX26-2012A内部审核工作程序本部门负责准备并提供审核所需资料，针对审核中的不合格项制定纠正措施并认真组织实施。5.15 QES-CX30-2012A纠正和预防措施管理程序负责收集本部门的不符合（或潜在不符合）信息，部长组织制订纠正或预防措施并实施，填写JA3001纠正/预防措施记录表,报综合办公室。5.16 S-CX32-2012A 职业健康管理程序 本部门负责做好职业病防护用品的采购、发放和管理工作。5.17 其它相关程序本部门积极配合其它部门做好相关工作。6. 相关和支持性文件6.1 集团公司质量、环境与职业健康安全管理手册、程序文件6.2 集团公司物资管理部管理工作制度6.3 集团公司物资管理办法6.4 分公司质量、环境与职业健康安全管理制度7. 记录表式7.1 JA1301 A/B类供方评价/复评表7.2 JA1302 C类供方评价/复评表7.3 JA1303推荐、更改或取消供方申请表7.4 JA1304合格供方管理台帐7.5 JA1305-1物资供应管理台帐(采购部门用表)7.6 JA1305-2物资供应管理台帐(施工单位用表)7.7 JA1306供方业绩评价表7.8 JA1307业主提供物资记录7.9 JLW06物资供应情况反馈表7.10 JA0101文件和资料控制清单7.11 JA0105文件更改申请表7.12 JA0106销毁文件清单7.13 JA0201现用技术标准清单7.14 JA0301程序实施情况检查表7.15 JA0302记录表式目录7.16 JA0601适用性法律法规文件控制清单7.17 JA3001纠正/预防措施记录表7.18 JA1004培训需求申请表7.19 JLW01管理活动记录7.20 JLW02文件和资料分发记录表7.21 WZB-03物资采购计划7.22 WZB-04合同管理台帐7.23 WZB-05物资采购情况月报表7.24 WZB-06物资采购订货呈批表7.25 WZB-08物资采购价格信息填报表7.26 WZB-09物资采购评标记录表7.27 JLW05特殊物资搬运方案7.28 JLW07物资管理情况检查表10附件一：物资管理部体系运行记录职责分配表序号记录编号记录名称审批人填表人填表时间备注1JA0103文件和资料控制清单/统计员收文时2JA0104文件更改申请表部长统计员更改时3JA0201现用技术标准清单部长统计员随时4JA0301程序实施情况检查表/部长检查时项目用JLW07代5JA0302记录表式目录/部长每年底/变更时6JA3001纠正/预防措施记录表部长材料员需要时7JA1004培训需求申请表部长材料员年底8JA1301A/B类供方评价/复评表部长材料员评审时/复评时9JA1302C类供方评价/复评表部长材料员评审时/复评时10JA1303推荐、更改或取消供方申请表部长材料员需要时11JA1304合格供方管理台帐/材料员随时12JA1305物资供应管理台帐/材料员随时13JA1306供方业绩评价表部长材料员每年6月底前14JA1307 业主提供物资记录附件二:物资管理部工作记录职责分配表序号记录编号记录名称审批人填表人填表时间备注1JLW01管理活动记录/统计员发生时2JLW02文件和资料分发记录表部长统计员分发时3WZB-03物资采购计划部长/项目经理材料员发生时4WZB-04合同管理台帐/材料员发生时5WZB-05物资采购情况月报表/统计员发生时6WZB-06物资采购订货呈批表经理材料员发生时7WZB-08物资采购价格信息填报表/统计员发生时8WZB-09物资采购评标记录表/材料员发生时9JLW05特殊物资搬运方案部长/主管领导材料员发生时10JLW06物资供应情况反馈表/材料员每季度附件三:JLW06 年 季度物资供应情况反馈表编号：工程项目供方名称物资类别供货 批次供 应 情 况合格批次按时供货批次质保书及时批次售后服务情况填写说明：1、 主要物资必须在合格供方之内采购；2、 业主提供物资在“供方名称”一栏注明“甲供”；3、 售后服务包括供货配合、指导安装、包装质量等情况，分为良好、较好、一般和较差四个等级；4、 本表每季度向物资管理部填报一次，项目工期不到三个月的，可在项目完工时填报。JA1304合 格 供 方 管 理 台 帐编号：序号供 方 名 称采购物资名称供 方 编 号评 价 单 位评 价 情 况备 注初 评时 间上年度复 评本年度评 价取 消时 间JA1305-1物 资 供 应 管 理 台 帐（采购部门用表）工程名称（工程编号）： 编号：序号物 资 名 称规格型号及 材 质单位数量物 资 采 购 情 况物资验收、发货及质保书发放情况备注合同编号供方名称供方编号采购单价验收数量物资外观情况质保书编 号验收日期接收单位接收人结算单价填表人：JA1305-2物 资 供 应 管 理 台 帐（施工单位用表）工程名称： 编号：序号物 资 名 称规格型号及 材 质单位数量工 程编 号物 资 验 收 和 检 验 情 况质保书发放情况物 资 发 货 情 况备注验收数量物资外观情况质保书编 号复验报告编号验收日期接收单位接收人发 放数 量接 收单 位接收人填表人：JA1301A/B类供方评价/复评表编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合 作 历 史拟采购物资名称：供性方质生产商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业销售商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业供方预审资料 企业法人营业执照（通过本年度年检） 税务登记证（通过本年度年检） 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证 市场准入证 中国国家强制性产品认证证书 特种劳动防护用品生产许可证 劳动防护用品经销许可证 建筑材料进沪备案证 国家、地方、行业质量监督部门出具的产品检验报告及附件（本年度或上一年度） 获得的与质量、环境和职业健康安全有关的荣誉证书评价方式： 实地考察 用户了解 仅凭资料评价认证证书：质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系 产品认证评价考核内容1预（复）审资料 齐全且合格 齐全不合格 不全初评复评2提供价格承诺随时提供 按时提供 不提供初评复评3产品质量 好 较好 一般复评4服务项目 齐全周到 不齐全 无复评5优惠条件 条件优惠 条件较优惠 无优惠条件初评复评6业绩评价得分：复评评价结论：同意作为合格供方： 初评合格 复评合格未通过合格供方评价： 初评不合格 复评不合格供方类别： A类 B类物资部门评价意见： 签字： 日期：物资部门主管意见： 签字（盖章）： 日期：物资部门领导意见： 批准人（盖章）： 日期：填写说明： 1有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。 2A类供方：指与公司长期合作，且业绩好的供方； B类供方：初评合格的供方。JA1302C类供方评价/复评表编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合 作 历 史拟采购物资名称：供性方质生产商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业销售商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业供方预审资料 企业法人营业执照（通过本年度年检） 税务登记证（通过本年度年检） 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证 市场准入证 中国国家强制性产品认证证书 特种劳动防护用品生产许可证 劳动防护用品经销许可证 建筑材料进沪备案证 国家、地方、行业质量监督部门出具的产品检验报告及附件（本年度或上一年度） 获得的与质量、环境和职业健康安全有关的荣誉证书评价方式： 实地考察 用户了解 仅凭资料评价认证证书：质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系 产品认证评价考核内容1预（复）审资料 齐全且合格 齐全不合格 不全初评复评2提供价格承诺随时提供 按时提供 不提供初评复评3产品质量 好 较好 一般复评4服务项目 齐全周到 不齐全 无复评5优惠条件 条件优惠 条件较优惠 无优惠条件初评复评6业绩评价得分：复评评价结论：同意作为合格供方： 初评合格 复评合格未通过合格供方评价： 初评不合格 复评不合格物资部门评价意见： 签字： 日期：物资部门主管意见： 签字（盖章）： 日期：物资部门领导意见： 批准人（盖章）： 日期：填写说明： 1有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。 2C类供方：初评的供方，或仅限某特定项目一次性供货的供方。如：小型物资生产厂、供货商或地方政府、业主指定的供方等。批准7日内报集团公司物资管理部备案。JA1303推荐、更改或取消供方申请表 推荐供方 更改供方 取消供方 编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合 作 历 史拟采购物资名称：供性方质生产商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业销售商： 国有企业 外资或合资企业 集体或个体企业供方资料 企业法人营业执照（通过本年度年检） 税务登记证（通过本年度年检） 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证 市场准入证 中国国家强制性产品认证证书 特种劳动防护用品生产许可证 劳动防护用品经销许可证 建筑材料进沪备案证 国家、地方、行业质量监督部门出具的产品检验报告及附件（本年度或上一年度） 获得的与质量、环境和职业健康安全有关的荣誉证书评价方式： 实地考察 用户了解 仅凭资料评价认证证书：质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系 产品认证原因说明：申请部门意见： 签字： 日期：申请部门主管意见： 签字（盖章）： 日期：申请部门领导意见： 批准人（盖章）： 日期：填写说明：有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。取消供方可不填供方性质和资料部分。JA1306供方业绩评价表编号：供 方 名 称供 方 地 址联 系 人联 系 电 话合作历史供应产品：供货总数量：进货物资控制方式 进货检验 进货外观验证 本公司到供方现场验证 顾客到供方现场验证 顾客到本公司现场验证供货质量得 分（60%）计算公式：供货质量得分=（合格批次/到货总批次） 60%质量评分：按期交货得 分（20%）计算公式：按期交货得分=按时到货批次/到货总批次12%质保书及时批次/到货总批次8%按期交货评分：售后服务得 分（20%）计算公式：售后服务得分=（售后服务40%+供货配合30%+包装质量30%）20%售后服务评分：注：1售后服务：及时、周到 100；较及时、周到 60；不及时、不周到 0。2供货配合：配合好 100；配合较好 80；配合一般 60；不配合 0。3包装质量：包装好 100；包装较好 80；包装一般 60；无包装 0。总评分及处理意见：总评分=质量评分+交期评分+售后服务评分总评分= 评价人签字： 日期：处理意见： 评价部门负责人签字： 日期：物资管理部主管领导： 签字（盖章） ： 日期：填写说明： 1有该项内容时，标注 ；无该项内容时，标注 。 2总评分低于75分，取消合格供方及复评资格。 3评价时间： 供方复评前； 项目结束前或一个供货周期结束后。JA1307业 主 提 供 物 资 记 录工程名称： 编号：序号开单日期料单号码物资名称规格型号单位开单数量实提数量物资价格质保书编 号验收情况贮存地点特殊保管要求物资及质保书发放情况备 注接收单位接收人