《办公用品管理制度》.doc

广东珠钢投资管理有限公司 A/0 XZ-001

办公用品管理制度
修订记录
日期
修改内容
编制
审核
审批
2016.9.1
新制订
陈宗润
张爱华
刘雍程

目 录

1.目的 3
2.适用范围 3
3.职责与权限 3
4、办公用品的分类 3
4.1 易耗品 3
4.2 低值易耗品 3
4.3 高值耐用品 3
5.办公用品的管理规范 3
5.1办公用品 3
5.2办公印刷品 3
5.3工卡 4
5.4管理规范 4
6.办公用品的管理流程 4
6.1办公用品申请 4
6.2办公用品采购 4
6.3办公用品领用 4
7、办公用品仓库管理 4
8、其他 5

1.目的
为规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于广东珠钢投资管理有限公司及下属各项目公司。
3.职责与权限
3.1 总体上遵循“行政部统筹管理，各部门协助监督”的原则。办公用品由行政部负责采购、验收、发放、报销和费用成本管控。
3.2 各部门指定专人负责本部门办公用品的申请、领用、统计需求及发放。
4、办公用品的分类
办公用品根据使用价值分为易耗品，低值耐用品，高值耐用品三种。
4.1 易耗品
指一般常用、消耗量大的文具。包括但不限于：各类书写笔类、胶水、透明胶、固体胶、双面胶、回形针、订书钉、笔记本，便条纸、橡皮擦、长尾夹、印台、印油等。
4.2 低值易耗品
指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于：各种文件夹、文件架、档案盒、笔筒、剪刀、订书机、计算器等。
4.3 高值耐用品
指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于碎纸机、裁纸机、重型订书机、重型打孔机等。
5.办公用品的管理规范
5.1办公用品
5.1.1新员工入职配发标准：黑色中性笔2支、铅笔1支、A5规格笔记本1本、笔筒1个、便利贴1本、回形针及长尾夹各1盒。领用时需提供入职员工姓名及部门信息并经领用人签名确认。
5.1.2根据节约资源的要求，公司内部会议及各项培训一律不予配备纸、笔、本，由参会（参训）人员自备。
5.1.3 打印纸统一由行政部采购管理，各部门按需领用；各部门打印后废弃文件资料每天自行回收，不得遗弃在打印机处；公司内部用纸二次利用。
5.2办公印刷品
各部门如有办公印刷品需求，需在 OA发起物资用品申购流程（新建流程→行政类流程→物资采购申请表），说明清楚需制作的物品并上传相关附件。
5.3工卡
员工工卡将根据公司招聘计划及日常损耗，批量制作及发放。
5.4管理规范
5.4.1行政部定时进行办公用品台账更新，确保账物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，按季度输出费用成本分析。
5.4.2各部门根据公司制度配备办公用品，需遵循开源节流、降本增效原则，严格把控。
5.4.3办公用品由行政部统一保管，各部门严格审核把控办公用品申请及订购，每月按需申请领用。
6.办公用品的管理流程
6.1办公用品申请
6.1.1各部门按月按需申请办公用品，经行政部审核后方可进行订购。
6.1.2各部门于每月10-15日通过OA系统物资用品申购流程上传提交下月《办公用品申请表（XX品）》（附件一）。
6.2办公用品采购
6.1.1需求部门提交申请5-8个工作日内，由行政部汇总报领导审批后统一向供应商下单。
6.1.2收到办公用品后由行政部验收并通知申请部门领用。
6.3办公用品领用
6.1.1每月办公用品申请优先领用库存文具，无库存情况下将订购同等质量价格低的产品。在不影响使用的前提下优先领用库存旧文具，不得以任何理由要求订购新文具。
6.1.2办公用品原则每月度一次领清，不得另行申请。如有特殊需求由部门申请员提前向行政部申请。
6.1.3如各部门发现办公文具有质量问题或不符合使用需求，请及时联系行政部相应负责人提出退换货要求，且商品包装完好，无人为损坏，由发现部门退至行政部管理员处。
7、办公用品仓库管理
7.1 采购原则：低值易耗类办公用品可根据使用情况保持一定的库存量，对低于库存量的办公用品，在每月15日前提出采购申请。
7.2 摆放要求：管理员对入库的办公用品按性能、用途和保管要求进行科学分类之后，要定点放置，有利于取用，安排和美观。
7.3 入库、出库情况必须详细登记在册。
7.4 仓库须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；按照“先入先出”的原则出库。
8、其他
8.1 领用办公文具时，管理员应要求领用人在《办公用品领用表》（附件二）上做登记，且离职或调岗时必须按登记记录将相应用品转交给工作交接人或归还至行政部。
8.2 提倡环保节约，诸如笔类文具，在笔杆可用时，只换笔芯。
8.3 本制度自发布之日起施行，由行政部负责修订与解释。

附件一 《办公用品申请表（XX品）》
年 月办公用品申请表（XX品）
中心/部门

员工人数

序号
物品名称
规格型号
单位
单价（元）
数量
总价（元）
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

人均

制表：

审批：

附件二 《办公用品出入库登记表》
办公用品出入库登记表
序号
物品名称
规格
原库 存量
入库记录
领用记录
结余 数量
备注
入库 时间
入库数量
领用 时间
领用 部门
领用人
领用 数量

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