一般费用报支管理制度.doc

Chinaland Solar Energy Co., Ltd 一般费用报支管理制度（CHN-XZ-006）

一般费用报支管理制度
（文件编号：CHN-XZ-006）

编 制：

审 核：

批 准：

一般费用报支管理制度
一、目的
为确本公司付款作业能符合中国税务法令法规并能够达成公司内部控制的要求，建立财务部及公司其他部门能共同遵循的准则。
二、适用范围
本文件规范本公司的请、付款作业流程，其管制的流程包括：请款、付款、借支、零用金...等与现金支出有关的各项程序。
三、职责
3.1财务部：依据本办法执行请、付款的审核及付款。
3.2各部门：依据本办法执行请、付款的申请。
四、作业程序
4.1本公司财务部所有费用均依照《应付凭单》支付。
4.2《应付凭单》填写规范：
财务部所有费用均按照手写的应付凭单支付。
a.受款人：费用支付人或原物料等供应商。
b.请款部门：受款人或经办人所属部门。
c.请款事由：清楚写明请款原因，用料部门及物料用途。
d.请款项次：若有多项费用支出或多种材料的，需分别将每项内容在此栏每列中填写清楚。
e.成本中心：费用归属部门或无聊请购部门（注：所发生的费用归属非同一部门需分别列示）
f.金额：按实际付款金额照实填写，若发票金额小于请款金额，则按发票金额填写。
g.税额：按发票税额填写。
h.合计：将金额与税额相加，若无税额，则合计栏与金额栏一致。
i.总计：请款总计的大写金额，付款以此为准。
j.附单据张：应将后附的单据总数如实填写，原始凭单粘贴要整齐，符合财务部要求，否则退件处理。
k.暂支冲销：相对而述，若为冲销，需在理由说明处写明具体暂支日期及金额
l.承办人：填写应付凭单的人。
m.部门主管—总经理：依次核决签名。
4.3《应付凭单》附件（即原始凭证）要求：
项次
请款对象
费用项目
要求所附原始凭证
1
采购员
零星采购费用
a.请购单；b.采购合同；c.发票（收据需要郭总签名）；d.入库单
2
洽公人员
差旅费
a.车票；b.差旅费报销明细；c.外出申请单
3
公司所属人员
交际费
a.餐饮业发票；b.宴客申请单；
快递费/运费
a. 发票；b.快递（运输）回单
a.发票；b.对账单；c.快递（运输）回单
4
外贸业务员
报关杂费
a.发票；b.报关单；c.费用清单
5
外训人员
外训费用
a.发票；b.教育训练申请表（在申请暂支时要附上）；c.心得报告（冲销）；d.外出申请单；e.车票
6
采购课
原物料及文具用品等
a.请购单；b.采购合同；c.送货单；d.发票（收据需要郭总签名）；e.入库单；f.对账单（月结部分）
工程
a.请购单；b.采购合同；c.《□工程进度□工程完工□工程验收报告单》；d.送货单；e.发票；f.合同复印件
设备，物品
a.请购单；b.采购合同；c.《□设备□物品验收报告单》；d.送货单；e.发票；f.合同复印件
4.4部分费用定额规定：
伙食费：
a.北京、广东、上海、江苏、浙江：早餐¥5 中餐¥15 晚餐¥15
b.其他省市：早餐¥5 中餐¥10 晚餐¥10
4.5对内付款方式
4.5.1对内付款时间：
规定与每周四对内付款时间，付款应付凭单递送财务周期为：上周四至本周三。
4.5.2对内付款内容：
4.5.2.1日常报销：
厂内员工经常性费用，包括采购员零星采购费用；业务员外出洽公差旅费；员工交际等其他需由工厂现金支付的厂内临时报销。
4.5.2.2借支款：
因采购或费用开支，临时借支的款项应在《应付凭单》暂支处打勾以示标明，《应付凭单》经签核完毕后转财务部及时付款，款项支付后，借支承办人须及时将各原始凭单收齐后，填写《应付凭单》并在冲销处打勾，并在理由说明栏位详细注明借支日期，金额等明细事项，《应付凭单》经签核后转财务部冲销，以实际发生金额与借支金额的差额多退少补，借支金额若超过人民币1000元，则须提前1天知会财务部准备现金。
注：为避免资金混用，单据遗失及缩短冲账时间，要求所有借支款必须在费用发生后七个工作日内冲销。若未能在七个工作日冲销，需向财务出具经部门主管及总经理签名核准的书面说明，否则直接自薪资中扣除。
所有费用报销均需自费用发生日起10个工作日内报销。
4.5.3对内付款《应付凭单》流程：
承办人填写《应付凭单》→部门主管签核→财务主管审核→总经理核准→交财务部付款
4.6对外付款方式
4.6.1对外付款时间
现定于每月10日及25日为对外付款日，原则上每月25号为支付月结厂商货款日，每月10号所支付款项仅限于依国家法令规定缴付的款项（如税金，社保等）。
特殊紧急付款不在此范围内.
另：紧急支付的采购预付款或报关杂费，暂定于日下午14：:0-16:00。
4.6.2对外付款内容：
月结货款部分：
包括月结30天，月结60天，月结90天，及月结120天货款。厂商须于当月20号前将送货单、对账单，发票等一并送达采购部各担当者收，（逾期未收到或资料不齐全，则顺延一个月付款），各类票据作为《应付凭单》的依据，各厂商须按照财务部提供的《收款账号证明书》提供收款银行账户等资料，财务部将按此资料进行转账结算，其付款时间为月结30天付款于次月25日付款，月结60天货款于隔月25日付款，月结90天货款于隔次月25日付款，月结120天或看于隔次次月25日付款，银行转账手续费由厂商货款中扣除。新增的付款厂商，采购须提前提供《收款账号证明书》给财务部。
原则上，均采用网银付款。
a.请款
各部门将归属当月份的款项，即上月26日至当月25日发生的款项（因财务部定于每月25号为结账日），在完成验收并取得厂商发票，送货单，对账单后填制《应付凭单》经部门主管核准后，当月28号（遇28号为同日则顺延一天），再由财务部转呈总经理核准，若未在指定时间内送达，则付款期延后1个月。
b.付款
b.1财务部将到期代付的《应付凭单》，制定付款清单经营部门主管及总经理签名确认后，出纳凭此上网银，并经由财务部审核，最终由总经理放款。
c.预付款
若厂商要求，必须款到付款，则流程如下：
c.1支付预付款
采购承办人凭请购单、采购合同填据《应付凭单》，按签核流程签核完毕后，一并交由财务付款，财务凭此付款。
c.2预付款冲销
待货物验收，采购承办人需同时收齐厂商发票，送货单，对账单后，填据《应付凭单》，随附发票，送货单，入库单予以冲销。
注：为避免呆账产生及缩短冲账时间，要求所有预付款必须在一个月内冲销，若未能在一个月内冲销，需向财务出具经由部门主管及总经理签名核准的书面，否则直接自薪资中扣除。
4.6.3对外付款《应付凭单》之流程：
承办人填写《应付凭单》→部门主管审核→财务主管审核→总经理核准→交财务部入账→财务部制作付款清单→财务主管审核→总经理核准→财务部出纳上网银→财务主管审核→总经理放款
4.7所有已支付单据，财务部出纳均需加盖付讫章，以防重复请付款。
五、 附件/表单
表单 《应付凭单》
表单 《差旅费报销单》
表单 《请购单》
表单 《外出申请单》
表单 《委外教育训练申请单》
表单 《教育训练心得报告》
表单 《□工程进度□工程完工□工程验收报告单》
表单 《□设备□物品验收报告单》
六、文件审阅权限
本文件由财务制定及初审，经由总经理最终核准，即予发布实施。
本文件由财务部保管，限各部门主管调阅，并负责向所辖职员宣导。考虑公司现况，暂由财务向各部门文员宣导，由其所在部门职员宣导。
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