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物料接收规程
物料接收是库房管理工作的关键所在，是放置伪劣物品入库，保证物料质量不可忽视的环节。物料在入库时为保证物料质量和数量，必须进行严格的验收检查，按批进行核查。
本章从物料来料检查开始，介绍了物料从入库、取样、检验、放行的全过程，着重介绍物料接收的步骤、检查内容和注意事项。

1） 批准的供应商
2） 随货文件，如：检验报告单/送货单等
3） 包装状况自检，如：标识/封签/破损等

来料检查
库房接受物料

是否符合要求
调查/风险评估
报告QA/按偏差处理

否

是否接受
是 是
1）物料名称
2）物料号
3）公司内部批号
4）供应商批号
5）有效期
6）包装规格
7）储存条件
物料接收

否
不合格
物料标识

取样
物料待检

销毁
退货给供货商

取样是否有异常

检验结果是否符合要求

1） 取样记录
2）厂家检验报告
3）理化、微生物检验记录
4）检验报告单

放行

物料接收的基本流程

5.1来料检查
企业来料包括原辅料、包装材料、非生产物料（设备配件、工具、成产消耗品等）。通过来料检查，对进入仓储区域的物料进行检查，尽可能防止伪劣物料进入企业物料流转链。物料管理员在接收时对物料的外包装进行目检可以有效地把好防止被污染物进入企业的第一关。
对于到货物料的来料检查，大致分以下几个方面：
● 包装容器的外观检查，主要包括包装容器的完整性、密封性。
● 包装容器的标识信息核对，核对的内容主要包括批号、物料名称和数量等。
● 相关文件检查和核对。
下面根据物料类型，对来料检查做具体介绍。
原料：包括原料、辅料及包装材料
● 原辅料进厂到库后，库房管理人员首先核实装箱单和/或送货单是否与采购订单一致，核实的基本信息通常包括物料名称、规格、数量、供应商。特别注意，库房人员依照批准的供应商清单核实物料是否来自批准的供应商。
● 对于到货物料，还应检查核对装箱单和送货单以外的其他文件，如检验报告、发票等。除中药材外的原辅料、包装材料、每批到货的物料都要有厂家的检验报告。对于一些特定的物料，如已经有质量协议，那么其他相关证明也可以被接收。
● 清点到货数量是否与采购订单相符，如果到货数量和订单不符，核实数量是否在合理偏差范围内。
● 对到货的每个或每组包装容器进行包装容器的外观检查，仔细检查是否有污染、破损、渗漏、受潮、水渍、霉变、虫蛀、虫咬等。同时检查物料包装标识，内容清晰完整，至少包括物料名称、规格、批号、数量生产厂家，需要强调的是，为了确认包装容器的完整性，原辅料的外包装容器应检查封签是否完整，是否有认为的破坏、损坏等。
● 必要时，要对容器外包装材料及桶、箱等容器外部进行清洁，除去灰尘及污物。如发现外包装损坏或其他可能影响物料质量的问题，应及时记录，并向质量部门报告，并启动相关调查。如有必要，可疑的容器或整批物料都要控制隔离以待处理。
● 对于有特殊条件的物料，如温度控制的物料，还要检查送货的运输条件是否符合要求。对于零头包装的物料，在接收时，如必要的话，还要核实重量和数量。
● 符合接收要求的物料，在接收后及时填写物料接收记录或 其他文件，确保物料根据企业制定的程序进行来料检查。
A. 特殊生产物料
对于一些特殊物料，如易制毒化学品或贵重物料，在来料检查符合上述基本要求的同时，还需要批批称重、核对重量、双人复核。
在对特殊物料进行来料检查是，仓库工作人员在进行外包装清洁的时候，还应佩戴相关的个人防护工具。在清洁后搬运至特殊物料仓库。
对于麻醉药品、精神药品、毒性药品等接收应建立相关的管理文件，其验收、入库、领用和发放的都应严格控制。
B. 非生产物料
非生产物料是指用于生产、检验或公用系统中，可能影响产品质量的，但是不属于原辅料和包装材料的物料。
如：进入产品或用于生产线的非生产物料（封口用热熔胶，在线打印的墨水）；在生产或生产准备活动中用到但不进入产品的非生产物料（洗涤剂，一次性鞋套和帽子）；可能接触产品或频繁使用的设备零件配件（物料传送带，容器）；公用系统用非生产物料（水系统过滤器，生产设备润滑油）；可能接触生产设备表面的实验试剂（培养基，化学试剂）；可能影响产品质量的其他材料（维修试机材料）。
非生产物料在进入企业时由接收人员核对采购订单信息，如产品名称规格、供应商品名次、生产商名称、数量等。如果相符合则可以接收，如果不符合接收条件应尽快通知采购部或其他相关部门。
5.2 物料接收
库房物料接收区域的设计应能保护物料免受环境的影响。接收区还应考虑设置可以对来料容器进行清洁的区域。
物料在满足接收条件后，库房人员将物料信息填写在物料收货台账或其他形式的文件。物料接收台账内容包括但不限于以下内容：物料名称、物料编号、企业内部编号、规格、厂家批号、数量、件数、生产厂家、收货人、存放位置等。
接收的物料在放入存储区域制定货位时，要求按品种、批号码放整齐，由仓库管理人员填写货位卡，建议内容包括：物料名称、物料编号、货位号、企业内部编号、规格、供应商、入库数量和入库时间、发出数量、结存数量、收发人和日期等。物料存放位置应与货位卡描述一致。
对于难以精确按批号分开的大批量、大宗原料、溶媒等物料与已入库物料（如溶剂或储槽中的物料）混合前，应按规定验收检验，合格后方可放行。
如果一次接收的物料由数批构成，应逐批取样、检验及发放使用。如果同一批物料分多次接收，企业每次接收后都要进行分别取样、检验及发放使用。
在质量部门对货物质量进行确认前，所收货数量进入待检库存，如货物被确认质量合格，所收货物数量就可以成为合格的正常存货。
物料账卡管理的关键是要做到账、卡、物三者一致。如果物料不满足接收条件，必须尽快通知负责的质量部门或其他相关部门（如采购部）并启动调查。根据调查结果，决定物料最终是否被接收。如果不能接收，根据评估结果，将物料销毁或退回给供应商。
接受的物料，无论是通过贴标签还是通过其他方式，都需要控制以下信息；物料的质量状态（待检、合格合不合格）、接收日期、批号、物料名称、物料编号、有效期及复验时间、特殊储存和处理的条件、安全等级和防护措施。
● 计算机化系统接收（如ERP系统）
计算机化物料管理系统是一种先进的管理思想和信息技术。需要注意的是，库房人员如果通过计算机化系统进行物料管理，该计算机系统必须是进过验证的。
ERP系统是生产与库存控制方面的管理思想与管理方法的软件系统。ERP系统将企业的计划、生产、质检、进销存实现一体化，按照GMP实现流程化管理。物流管理系统是GMP/ERP的一个重要模块，通常包括物料的采购、入库、存储、发放以及物料状态控制管理。
库房管理人员将物料相关的采购订单、运单和出厂检验报告等信息录入系统，核对物料信息无误后，可打印物料标签等。从计算机系统中打印的物料标签数量需要严格控制和管理。
5.2.1 物料标识、存放和待检
A 物料标识
物料表示包括物料信息标识和物料质量状态标识两类。其中，物料的质量状态标识采用醒目的色标管理方式进行。物料的信息状态标识有物料标签和货位卡两种。其目的是避免物料在存储、发放、使用过程中发生混淆和差错，并通过货位卡的作用，使物料具有可追溯性。
● 货位卡是用于标志一个货位一单批物料的产品名称、规格、批号、数量和来源去向的卡片，识别货垛的依据，并能记录和追溯该货位的来源和去向。
● 物料标签是标志每一件物料的产品名称、批号和数量的卡片，用于识别单独一件物料或中间产品的依据和标识。
● 物料的质量情况状态标识分为三类，分别为待检、合格合不合格。并用黄、绿红三种不同色标来进行醒目区分。
● 待检；黄色色标，其中印有“待检”字样。其含义是：物料在允许投料前所处的搁置、待检验结果的状态。
● 合格；绿色色标，其印有“合格”字样，其含义是；物料允许使用或批准放行的状态。
● 不合格；红色色标，其印有“不合格”字样，其含义是；物料不能使用或不准放行的状态。
物料存储区域可以物料区分或者通过状态标识来区分。合格区只能存放质量部检验合格并批准放行的物料。物料经过质量部门评价合格后，发出物料合格标签，对于制剂企业，通常要求合格标签贴于每一个包装容器上。对于原料药而言，特别是对一些大宗原料药而言，入厂物料动辄几十吨、几百吨计，一批物料有几千个甚至更多包装容器，在这种情况下，应该关注物料合格状态标识的粘贴和使用是否能有效防止差错和混淆，可以采用其他适当手段，例如将一托同一批号的物料用缠绕膜固定并与其他物料分开，或采用绷带固定并与其他物料分隔开，或使用特制的罩子固定并与其他物料分开，在此前提下，可以采用一个固定分隔保护好的托盘贴挂一张合格标签的方法。当然同时要有程序规定在物料发放进入车间后，在使用过程中（即部分包装容器已被使用时）如何防止合格状态标识被混淆和误用。
果物料评价为不合格，可以在不合格的包装容器上贴上不合格标签，物料管理人员将物料移至不合格区域。
如果物料包装上带有生产商的物料状态标签，在贴本企业状态标签时将原状态标签画“×”或清除或采取其他方式，避免引起混淆。
所有信息标签和状态标签都应放在包装容器的醒目位置，对于物料标识建立定期检查规程，防止标识脱落造成混淆和差错。
采用计算机化仓储管理系统，其物料信息和质量状态，通常与条形码技术或RFID技术及其他技术相结合，产生物料电子标签。在这种情况下，需要有一个安全的管理系统来确保物料使用时能正确识别物料信息，和质量状态。粘贴的物料标签不必以可读方式标出质量状态、有效期或复验期等信息。
B 物料存放
仓库管理员根据物料存储条件的要求放入相应的仓库/区域内，一般情况下按照批号码放整齐。仓库管理员还要定时检查仓库的温湿度情况并填写记录。
对于包装材料和特殊物料，还应特别注意“五防”，即防火、防爆、防盗、防虫害、防潮。不仅在仓库设施设备方面要做到“五防”，在仓库物料管理规程上要建立“五防”的具体措施，如仓库人员都必须接受防火基本知识和技术训练，熟练抄作所配备的消防设施。定期检查紧急照明设施，熟知紧急疏散通道和安全门打开方式等。
到复验期限的生产物料要及时采取措施监督控制。
在一个货位上不能出现两种状态的物料，应分货位存放。
对于零头包装的物料，一般应优先使用。如在计算机控制的库房一般将零头包装放置在最小货位，以确保优先使用零头包装的材料。
C 物料待检
物料在接收后，即处于待检隔离状态。待检隔离的目的是防止物料在放行前进入企业物料流转链中。隔离方法可以根据企业物料管理系统的实际情况进行选择，可以采用物理隔离区域或已验证的计算机控制物料系统，但是无论是哪种控制方式均需要确保验收前物料处于待隔离状态。