营销合同管理制度第版.docx

集团机械厂管理文件

文件编号： PZ02001 第3版 签发：

营销合同管理制度

1 总则
1.1 为了获得合同、顺利履行合同、满足客户要求，同时有效防范和规避营销合同风险，结合工厂实际情况，特制定本制度。
1.2 适用范围：工厂销售的成台类、齿轮类、备件类产品。
2 职责分工
2.1 营销部门收集、介绍项目背景、产品的用途、分交原则、设备明细、配套件清单、预计签约日期、供图日期和客户对质量、交货期、交付方式、服务等方面的要求，以及竞争对手情况，提出承接项目的价格意见和需要商讨的问题。
2.2 技术设计部对技术可行性、项目设计难度和周期、加工难度系数、技术标准以及是否增加特殊刀具等提供技术方面意见；
2.3 制造部提供产品制造周期、生产组织初步方案、大日程编制等方面意见；
2.4 质量监督部提供项目质量检试验和制造质量风险等方面意见；负责质量异议原因和责任判定，必要时参及赔偿合同的谈判。
2.5 采购部门提供采购及协作周期、配套件和原辅材料价格动态数据；负责追索由于供方质量造成的索赔和相应管理。
2.6 计划财务部根据工厂批准的年度产品平均毛利率要求和类似项目成本实绩，提供承接项目成本和毛利率的审核意见。根据质量监督部质量问题的责任分析、判定，负责赔偿合同、协议的审核。
3 业务流程
3.1 合同评审
3.1.1 评审范围
3.1.1.1 重点项目、出口项目、新产品项目、合同额超过500万元的项目必须按本制度要求进行评审。
3.1.1.2 非上述项目根据《体系手册》“及产品有关的要求的评审”组织评审。
3.1.2 评审流程
3.1.2.1 项目承接部门牵头组织技术、采购、制造、质监部门对能否满足客户的产品要求进行评审。
3.1.2.2 销售经理负责介绍项目背景、产品的用途、分交原则、设备明细、配套件清单、预计签约日期、供图日期、客供件到厂日期和客户对质量、交货期、交付方式、服务等方面的要求，提出承接项目的初步意见需要商讨的问题。
3.1.2.3 各职能部门依据各自职能进行评审并出具书面意见。
3.1.3 评审结论
3.1.3.1 参加合同评审的部门按各自职责对能否满足客户要求进行分析，做出定性结论并签字确认。
3.1.3.2 如有不能满足客户要求的评审意见，营销部门应及分管厂长沟通，并提出相应措施。
3.1.3.3 超过3000万元的项目必须由分管厂长召集相关专家、相关部门负责人会议评审决策。
3.2 合同报价
3.2.1 营销人员根据已收集的项目具体信息（如客户要求、图纸、技术资料等相关文件），对设备的结构件、机加工件、特殊件（如堆焊）、配套件、客供件及特殊材料进行详细分解，要特别注意特殊材料、配套件、进口件和分交范围等情况的细化了解。
3.2.2 营销人员根据工厂毛利率总体要求和采购部提供的物料价格及以往积累历史资料（典型产品、老产品），结合竞争对手分析判断，对各项设备进行分项、分类拟价，按“项目报价审批表”（见附件一）、“项目报价计算表”（见附件二）要求详细填写,并报分管部室负责人审核、签字。
3.2.3 营销部门核价员对“项目报价计算表”进行初审，并在“项目报价审批表”提出初审意见。
3.2.4 计划财务部价格中心对“项目报价计算表”进行复审，根据工厂年度毛利率总体要求在“项目报价审批表”提出审核意见。
3.2.5 各级领导按以下权限进行审批：
3.2.5.1 营销部门负责人审批（不含重点项目、出口项目、新产品项目），并经计划财务部审核。
成台产品：合同报价500万元内的（含本数，下同）；齿轮产品：合同报价100万元内的；备件产品：合同报价100万元内的。
3.2.5.2 分管营销厂长审批（含重点项目、出口项目、新产品项目，不受金额限制）：
成台产品：合同报价500～3000万元的；齿轮产品：合同报价100～500万元的；备件产品：合同报价100～500万元的。
3.2.5.3 厂长审批：
成台产品：合同报价超过3000万元项目；齿轮产品：合同报价超过500万元的；备件产品：合同报价超过500万元的。
3.2.5.4 合同报价时毛利率低于工厂总体要求的，同时须按以下顺序报批：
合同报价毛利率低于工厂年度总体要求3个百分点内的，报营销厂长审批；合同报价毛利率低于工厂总体要求3个百分点以上的，报厂长审批；
3.2.5.5 厂务会审批：销售合同5000万以上项目、承接项目的毛利率低于10%或接近保本点的或厂领导提议的特殊项目。
3.3 合同签订
3.3.1 合同或协议必须明确供图时间、客供件到厂时间、制作件分交范围、配套件分交范围、装配程度、涂包装和发运要求、付款方式、审重要求及客户特殊要求等。
3.3.2 及客户洽谈确定的要求应形成双方签字的书面文件。文件的形式可以是技术协议、技术附件、会议纪要等。
3.3.3 营销人员对外签订合同按以下授权代理权限进行，并遵循《信用（合同）管理办法》的相关规定。
3.3.3.1 销售经理200万元以内，副部长500万元以内，部长1500万元以内，营销总监2000万元以内，分管厂长3000万元以内，超过3000万元合同由厂长签订或厂长单项授权代理人签订。
3.3.3.2 单项授权必须厂长书面签发。
3.3.4 严禁以合同授权代理限额为由，未经报价审批程序，擅自对外签订合同。
3.3.5 未经3.2.5.4和3.2.5.5程序的其他合同签约毛利率如低于工厂总体要求的，须按以下顺序报批后签订：
合同签约毛利率低于工厂年度总体要求3个百分点内的，报营销厂长审批；合同签约毛利率低于工厂总体要求3个百分点以上的，报厂长审批；接近保本点的或厂领导提议的特殊项目报厂务会审批。
3.3.6 合同经双方签字盖章生效后，原件一份交计划财务部、一份交营销部合同管理员归档备查。
3.4 合同交底
3.4.1 合同交底会由营销部门牵头组织技术、制造、采购、质监、财务、储配部门负责人，制造、采购部门计划员、项目主管和相关人员参加。
3.4.2 合同交底应在营销计划下达、项目组成立后7个工作日内进行。
3.4.3 合同交底的内容
3.4.3.1 项目概况（项目背景、合同模式、设计方、签约期、交货期等）。
3.4.3.2 设备分交范围和重点、难点情况。
3.4.3.3 图纸交付时间。
3.4.3.4 设备批次交货计划。
3.4.3.5 配套件和特殊材料情况。
3.4.3.6 装配调试要求。
3.4.3.7 出国转化派遣规定。
3.4.3.8 S/V派遣规定。
3.4.3.9 合同特殊要求（包括但不限于包装、发货等）。
3.4.4 合同交底要以书面固定的形式尽可能把主要合同条款及注意事项说明清楚，分发相关部门并签收。
3.5 合同变更
3.5.1 合同签订后，如收到客户要求变更的文件，营销人员应及时填写《合同变更通知》，传递到技术、制造、采购、质监等相关部门，并组织对合同变更给工厂带来的经济损失进行认真评估，在一周内以书面形式通知客户，同时抄送计划财务部、项目经理。
3.5.2 未形成文件的变更要求，营销部门负责提请客户确认。
3.5.3 营销人员应保管好相关的原始证据，为追偿补价提供资料。
3.5.4 涉及赔偿条款的，尤其是交货期违约条款，合同必须明确图纸、客供件到厂时间。当客户延期到厂，营销部门必须以 等书面方式催交并保留证据（营销员和合同管理室均留底），避免因证据缺失而造致工厂不必要的损失。
3.5.5 由于人为原因造成关键性证据材料遗失而使债权无法得到主张的以及因债权丧失时效而导致丧失诉讼权的，将根据情节追究相关责任人员的经济责任。
3.6赔偿合同
3.6.1由于工厂质量（含工厂协作供方）、交货期等因素造成赔偿合同或协议，由营销部门代表工厂负责谈判、签订。
3.6.2 合同或协议谈判原则上根据质量监督部提供书面盖章的质量、责任分析报告（判定文件）为主要依据金额较少的、需要事后补办的现场火急处理等特殊情况，必须经过营销部门内部审批手续，必要时事后由质量监督部责任判定。合同签订后营销部在5个工作日内抄送一份复印件给质量监督部统计、备案。
3.6.3 原则上及客户洽谈确定的要求应形成双方签字的书面文件。文件可以是协议、合同等形式。
3.6.4对于重大质量异议的赔偿工作，营销部门牵头组织质量监督部、计划财务部等部门共同谈判，减少责任风险和合同损失。
3.6.5营销人员对外签订赔偿合同、协议按以下审批权限后方可签订。
3.6.5.1 审批权限：副部长2万元以内，部长3万元以内，营销总监5万元以内，分管厂长20万元以内，超过20万元赔偿合同或协议由厂长审批。
3.6.5.2超出5万以上的赔偿合同，必须经质量监督部长会签后报批分管厂领导审批。
4 附则
4.1 齿轮事业部承担营销、技术、制造、采购等职能，参及成台项目中齿轮箱的合同评审。齿轮事业部承接的齿轮、齿轮箱项目合同评审、合同报价、合同签订、合同交底按照本办法执行。
4.2 本制度由计划财务部负责解释。
4.3 本制度自发布之日起实施。原管理文件《营销合同管理制度》（第2版）废止。

拟稿： 日期：
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2009年9月9日发布 2009年9月9日实施
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