合同管理制度1.doc

合同管理制度（试行）一、目的为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本公司各有关部门的合同签订及相关管理。三、职责1、公司行政人事部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：1.1负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查。1.2负责经济合同的档案管理。1.3负责本制度的监督执行。四、合同承办部门（承办人）1、借款合同、担保合同，由财务部承办。2、公司与参股企业、个人之间的资金往来合同由财务部承办。3、公司行政办公及非生产性的财产购置、维修、租赁、处置及保险合同、用工合同由行政人事部承办。4、房地产开发有关合同（含设计、勘探、材料设备采购、施工承包以及招标代理、造价咨询、监理等合同）由工程部和成控部共同承办。5、房地产商品房买卖合同、广告合同、营销策划、销售代理合同由营销策划部承办。6、由总经理特别指定部门、人员主办的有关合同，由所指定的部门和人员承办。五、合同的签订审批程序1、合同应由总经理或者书面指定的承办人负责审批，重大合同原则上应采用专题合同会审制度，按公司各岗位权责划分办法的规定，特别重大的合同应经公司董事长或公司董事会批准。2、行政办公用品采购合同、材料设备及工程发包合同、勘察设计合同、广告营销合同由承办人办理，经承办部门经理和财务部经理会审后，由公司分管副总经理审查，由总经理审批。3、销售合同采用范本制，合同范本应经公司专题会审，销售合同应指定专人进行校对，由营销部和财务部审核后，由分管副总审查，由总经理审批。六、合同的会签1、合同经办人员拟定合同后，提请相关部门进行会签（后附合同文件会签表），相关部门按照分管范围分别对合同相关条款进行审查后签署意见，报公司总经理或委托代理人签署意见。 2、合同会签流程：将合同会签单与合同文本原件逐级审批。2.1责任部门起草，责任部门经理审核。2.2法律顾问审核。2.3分管副总审核，报总经理审批。2.4行政人事部盖章。七、合同的履行1、合同签定后，承办人应到公司行政人事部备案存档，凡是涉及付款和收款的合同应同时在公司财务部留存一份复印件。2、财务部门应定期对有收款内容的合同进行清理和督促，销售人员应按合同做好收款计划，确保售房款及其他应收款按时回笼。3、严格执行合同承办人负责制度，承办人必须随时跟踪合同的履行情况，对履行中发现的问题应及时向有关部门领导反馈并提出解决办法，公司合同承办人变更时应严格办理移交手续才能离岗。4、任何人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同时应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定方式向对方提出异议。八、合同纠纷的处理1、合同发生纠纷时应首先采用协商、调解方式解决，协调一致时应依合同签订程序签订书面补充协议；承办人应向上级主管领导汇报、告知有关人员并收集下列相关证件：合同文本：包括附件、变更协议、有关电报、信息等；各种凭证、票据、票证。2、调解书、协议书、裁决书应与合同文本一并交行政人事部归档，复印件交承办人使用。九、合同资料登记、归档与统计1、公司所有合同都必须由公司统一编号，妥善保管。各公司及部门都应各自建立健全合同管理台帐登记，及时将合同履行中的情况根据台帐内容详细记录。合同管理总台帐由行政人事部负责建立和保存。2、合同承办人办理完签订、变更、履行及解除合同的各项手续后及时将合同档案资料移交行政人事部，行政人事部对合同档案资料核实后立即归档。十、检查和奖惩1、公司行政人事部对公司所属职能部门的合同管理工作实施监督并计入绩效考核。2、公司对合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰奖励。3、有下列情形之一、情节严重并造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人通报批评或处分，构成犯罪的由执法机关追究刑事责任。3.1不按本制度规定签订合同的。3.2签订有重大缺陷或无效合同的。3.3未依法律和本制度规定变更或解除合同的。3.4丢失合同文本及相关文件的。3.5超越授权或滥用授权签订合同的。3.6发生纠纷后隐瞒或不及时向主管领导汇报、不及时采取措施的。3.7应当追究对方违约责任而擅自放弃的。3.8合同签订或履行时与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的。3.9利用经济合同进行犯罪活动的。本规定自颁布之日起执行。 附一：合同管理台帐序号合同编号合 同 名 称（性质）合同甲方合同乙方合同金额执行部门合同期限合同履行情况记录人：附二：合同签订审阅单 合同编号；2009- 合同名称：甲 方： 乙 方：主要内容：1、内容摘要：2、主要条款：3、结算方式：具体经办人部 门日 期审 阅 部 门审 阅 意 见部门负责人签字： 年 月 日法律顾问签字： 年 月 日执行总经理签字： 年 月 日第5页，共5页