采购合同书管理管理制度(2025版).docx

编号：__________

采购合同书管理管理制度(2025版)

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

采购合同书管理管理制度(2025版)
合同目录
第一章：总则
1.1 合同目的
1.2 适用范围
1.3 定义与解释
1.4 法律法规依据
1.5 合同的有效性
第二章：采购合同的签订
2.1 签订权限
2.2 合同内容
2.3 合同审批流程
2.4 合同签订方式
2.5 合同副本管理
第三章：采购合同的履行
3.1 供应商的义务
3.2 采购方的义务
3.3 合同履行监督
3.4 履行过程中的沟通与协调
3.5 履行问题的解决
第四章：采购合同的变更与解除
4.1 合同变更的条件
4.2 合同变更的程序
4.3 合同解除的条件
4.4 合同解除的程序
4.5 合同变更与解除的记录保管
第五章：采购合同的终止
5.1 合同终止的情形
5.2 合同终止的程序
5.3 合同终止后的处理
5.4 合同终止的记录保管
第六章：违约责任
6.1 违约行为的认定
6.2 违约责任的具体规定
6.3 违约责任的免除
6.4 违约纠纷的解决
第七章：争议解决
7.1 争议的解决方式
7.2 仲裁机构的选择
7.3 仲裁程序
7.4 仲裁结果的执行
7.5 仲裁费用的承担
第八章：合同的归档与保管
8.1 合同归档的要求
8.2 合同保管的责任主体
8.3 合同的查阅与复制
8.4 合同的销毁
第九章：合同管理制度的监督与评估
9.1 监督的方式与频率
9.2 监督主体的确定
9.3 评估的内容与方法
9.4 评估结果的应用
第十章：合同管理人员的培训与考核
10.1 培训的内容与方式
10.2 考核的标准与程序
10.3 考核结果的应用
10.4 培训与考核记录的保管
第十一章：信息技术在合同管理中的应用
11.1 信息技术的选择与应用
11.2 信息系统的维护与管理
11.3 信息安全保障措施
11.4 信息技术的培训与支持
第十二章：保密条款
12.1 保密信息的范围与界定
12.2 保密责任的承担
12.3 保密信息的泄露处理
12.4 保密期限的约定
第十三章：合同管理的环境与文化建设
13.1 合同管理的环境建设
13.2 合同管理文化的培育与传播
13.3 合同管理理念的实践与创新
13.4 合同管理成果的激励与表彰
第十四章：附则
14.1 合同管理制度的修订与发布
14.2 合同管理制度的解释权归属
14.3 合同管理制度的生效日期
14.4 合同管理制度的废止与替代
合同编号_________
第一章：总则
1.1 合同目的
本合同旨在规范采购合同书的签订、履行、变更、解除、终止等管理活动，确保采购过程的合规性、效率和效益。
1.2 适用范围
本合同适用于公司所有采购活动相关的合同管理工作，包括但不限于货物、工程和服务采购。
1.3 定义与解释
1.3.1 采购合同：指采购方向供应商发出的，明确双方权利和义务的书面文件。
1.3.2 供应商：指向采购方提供货物、工程或服务的法人或其他组织。
1.3.3 采购方：指进行采购活动的法人或其他组织。
1.4 法律法规依据
本合同的签订和履行应遵守中华人民共和国相关法律法规，包括但不限于《合同法》、《招标投标法》等。
1.5 合同的有效性
本合同自双方签字盖章之日起生效，对双方具有法律约束力，直至合同终止。
第二章：采购合同的签订
2.1 签订权限
2.1.1 采购合同的签订应由具有授权的合同管理人员负责。
2.1.2 合同管理人员应在授权范围内签订合同。
2.2 合同内容
2.2.2 合同内容应明确、具体，避免含糊不清的条款。
2.3 合同审批流程
2.3.1 合同草案应提交至相关部门进行审查，包括但不限于法务、财务等部门。
2.3.2 合同审批通过后，由合同管理人员与供应商签订合同。
2.4 合同签订方式
2.4.1 合同签订可采用书面、电子或其他双方认可的方式。
2.4.2 合同签订后，双方应按照约定履行合同义务。
2.5 合同副本管理
2.5.1 合同签订后，合同管理人员应妥善保管合同正本及其它相关文件。
2.5.2 合同副本应按照相关规定进行分发和归档。
第三章：采购合同的履行
3.1 供应商的义务
3.1.1 供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务。
3.1.2 供应商应对提供的货物、工程或服务质量负责。
3.2 采购方的义务
3.2.1 采购方应按照合同约定支付货款、工程款或服务费。
3.2.2 采购方应提供必要的配合和支持，确保合同顺利履行。
3.3 合同履行监督
3.3.1 合同管理人员应定期对合同履行情况进行检查，确保合同按期履行。
3.3.2 合同管理人员应及时发现并处理合同履行中出现的问题。
3.4 履行过程中的沟通与协调
3.4.2 合同管理人员应记录沟通与协调的情况，并归档保存。
3.5 履行问题的解决
3.5.1 对于履行过程中出现的问题，双方应通过友好协商解决。
3.5.2 如协商无果，双方可依照合同约定选择仲裁或诉讼解决。
第四章：采购合同的变更与解除
4.1 合同变更的条件
a) 变更内容不违背法律法规；
b) 变更内容不损害国家利益、社会公共利益；
c) 变更内容经双方协商一致。
4.2 合同变更的程序
4.2.1 提出变更请求的一方应向合同管理人员提交书面变更请求。
4.2.2 合同管理人员应将变更请求提交至相关部门进行审查。
4.2.3 合同审批通过后，双方签订变更协议。
4.3 合同解除的条件
a) 解除原因符合法律法规及合同约定；
b) 解除不影响国家利益、社会公共利益。
4.4 合同解除的程序
4.4.1 提出解除请求的一方应向合同管理人员提交书面解除请求。
4.4.2 合同管理人员应将解除请求提交至相关部门进行审查。
4.4.3 合同审批通过后，双方签订解除协议。
4.5 合同变更与解除的记录保管
4.5.1 合同管理人员应妥善保管合同变更与解除的相关文件。
4.
第八章：合同的归档与保管
8.1 合同归档的要求
合同归档应包括合同正本、附件、变更协议、解除协议等所有相关文件。
8.2 合同保管的责任主体
合同管理人员负责合同的归档与保管工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯性。
8.3 合同的查阅与复制
合同查阅与复制应按照公司内部管理制度进行，确保合同信息的安全。
8.4 合同的销毁
合同的销毁应按照公司内部管理制度进行，确保合同文件的不可恢复性。
第九章：合同管理制度的监督与评估
9.1 监督的方式与频率
合同管理制度的监督可通过内部审计、专项检查等方式进行，监督频率根据实际需要确定。
9.2 监督主体的确定
监督主体应包括公司内部审计部门、法务部门、采购部门等相关部门。
9.3 评估的内容与方法
评估内容包括合同管理制度的有效性、适用性、完善性等，评估方法可采用问卷调查、数据分析等。
9.4 评估结果的应用
评估结果应用于合同管理制度的修订、完善和优化。
第十章：合同管理人员的培训与考核
10.1 培训的内容与方式
培训内容包括合同法律法规、合同管理制度、合同签订与履行等方面，培训方式可包括内部培训、外部培训等。
10.2 考核的标准与程序
考核标准应包括合同管理人员的业务能力、职业素养等方面，考核程序应公平、公正、透明。
10.3 考核结果的应用
考核结果应用于合同管理人员的晋升、奖惩等方面。
10.4 培训与考核记录的保管
培训与考核记录应由人力资源部门进行归档保管。
第十一章：信息技术在合同管理中的应用
11.1 信息技术的选择与应用
根据公司实际情况，选择适合的合同管理信息系统，提高合同管理的效率和准确性。
11.2 信息系统的维护与管理
信息系统维护部门负责信息系统的日常维护与管理，确保系统稳定运行。
11.3 信息安全保障措施
采取有效的信息安全措施，保护合同信息不被泄露、篡改或丢失。
11.4 信息技术的培训与支持
为员工提供信息技术培训，提高其在合同管理中的应用能力。
第十二章：保密条款
12.1 保密信息的范围与界定
保密信息包括合同内容、商业秘密、技术秘密等，具体范围由公司确定。
12.2 保密责任的承担
双方应对保密信息承担严格保密义务，违反保密义务的，应承担相应的法律责任。
12.3 保密信息的泄露处理
发现保密信息泄露时，应立即采取措施予以制止，并按照公司内部管理制度进行处理。
12.4 保密期限的约定
保密期限由双方在合同中约定，自合同终止之日起计算。
第十三章：合同管理的环境与文化建设
13.1 合同管理的环境建设
营造公平、公正、透明的合同管理环境，提高员工的合同管理意识。
13.2 合同管理文化的培育与传播
通过内部培训、宣传等方式，培育和传播合同管理文化。
13.3 合同管理理念的实践与创新
在合同管理实践中，不断探索和创新，提高合同管理水平。
13.4 合同管理成果的激励与表彰
对在合同管理中取得优异成绩的员工给予激励和表彰。
第十四章：附则
14.1 合同管理制度的修订与发布
合同管理制度根据实际情况进行修订，修订后的制度经公司领导审批后发布。
14.2 合同管理制度的解释权归属
合同管理制度的解释权归公司法务部门所有。
14.3 合同管理制度的生效日期
本合同管理制度自发布之日起生效。
14.4 合同管理制度的废止与替代
新发布的合同管理制度取代原管理制度，原管理制度同时废止。
合同方签字：
（采购方签字）
（供应商签字）
日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1.1 甲方主导的额外条款
1.1.1 甲方有权根据实际情况对合同内容进行调整，以保证合同的顺利履行。
1.1.2 甲方应按照合同约定的时间、数量和质量要求提供货物、工程或服务。
1.1.3 甲方应保证提供的货物、工程或服务符合国家相关法律法规和行业标准。
1.2 甲方主导的额外条款说明
1.2.1 甲方根据实际情况对合同内容进行调整，应通知乙方并征得乙方同意，以保证合同的公平性和双方利益的一致性。
1.2.2 甲方提供货物、工程或服务的时间、数量和质量要求，应根据项目进度和实际需求确定，以确保项目的顺利推进。
1.2.3 甲方保证提供的货物、工程或服务符合国家相关法律法规和行业标准，以保障乙方合法权益，避免因违反法规导致的合同无效或纠纷产生。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
2.1 乙方主导的额外条款
2.1.1 乙方应按照合同约定的时间、数量和质量要求提供货物、工程或服务。
2.1.2 乙方应保证提供的货物、工程或服务符合国家相关法律法规和行业标准。
2.1.3 乙方应协助甲方进行合同履行过程中的沟通协调，确保合同顺利履行。
2.2 乙方主导的额外条款说明
2.2.1 乙方提供货物、工程或服务的时间、数量和质量要求，应根据项目进度和实际需求确定，以确保项目的顺利推进。
2.2.2 乙方保证提供的货物、工程或服务符合国家相关法律法规和行业标准，以保障甲方合法权益，避免因违反法规导致的合同无效或纠纷产生。
2.2.3 乙方协助甲方进行合同履行过程中的沟通协调，包括但不限于进度更新、问题解决、变更申请等，确保合同双方信息畅通，及时处理合同履行中出现的问题。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
3.1 第三方中介的额外条款
3.1.1 第三方中介应具备合法的经营资质和专业技术能力，以确保合同履行的顺利进行。
3.1.2 第三方中介在合同履行过程中，应保持中立立场，公正、公平地处理合同双方的事务。
3.1.3 第三方中介应按照合同约定的时间和质量要求，完成中介服务。
3.2 第三方中介的额外条款说明
3.2.1 第三方中介具备合法的经营资质和专业技术能力，包括但不限于相关的行业许可证、资质证书等，以保证其服务的合规性和专业性。
3.2.2 第三方中介在合同履行过程中，应保持中立立场，不得偏袒任何一方，以确保合同的公平性和双方利益的一致性。
3.2.3 第三方中介按照合同约定的时间和质量要求完成中介服务，包括但不限于合同审核、文件翻译、沟通协调等，以提高合同履行的效率和准确性。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 合同正本
2. 合同副本
3. 合同变更协议
4. 合同解除协议
5. 货物、工程或服务验收报告
6. 支付凭证
7. 货物、工程或服务的质量保证书
8. 技术文档和图纸
9. 合同履行过程中的沟通记录
10. 合同争议解决过程中形成的文件
二、违约行为及认定：
1. 未按照合同约定的时间、数量和质量要求提供货物、工程或服务。
2. 提供不符合国家相关法律法规和行业标准的货物、工程或服务。
3. 未按照合同约定的时间、数量和质量要求履行支付义务。
4. 未按照合同约定提供必要的配合和支持，导致合同无法顺利履行。
5. 泄露合同中的保密信息，导致一方利益受损。
三、法律名词及解释：
1. 合同：指采购方向供应商发出的，明确双方权利和义务的书面文件。
2. 违约：指一方未按照合同约定的时间、数量、质量要求履行义务，或违反合同中的其他约定。
3. 保密信息：指合同内容、商业秘密、技术秘密等，具体范围由公司确定。
4. 合同履行：指双方按照合同约定的时间、数量、质量要求，完成货物、工程或服务的提供和支付。
5. 合同变更：指在合同履行过程中，根据实际情况和双方协商一致，对合同内容进行调整。
6. 合同解除：指在合同履行过程中，根据实际情况和双方协商一致，终止合同的履行。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 问题：合同履行过程中，出现合同双方对合同内容的理解不一致。
解决办法：双方应及时进行沟通，明确合同内容，确保双方对合同的理解一致。
2. 问题：合同履行过程中，出现供应商未按照约定提供货物、工程或服务。
解决办法：采购方应及时与供应商沟通，要求其按照约定履行合同，必要时可通过法律途径维护自身权益。
3. 问题：合同履行过程中，出现采购方未按照约定支付货款、工程款或服务费。
解决办法：供应商应及时与采购方沟通，要求其按照约定支付款项，必要时可通过法律途径维护自身权益。
4. 问题：合同履行过程中，出现合同双方因履行问题发生争议。
解决办法：双方应通过友好协商解决争议，必要时可通过仲裁或诉讼解决。
五、所有应用场景：
1. 货物采购：适用于采购方从供应商处购买货物。
2. 工程采购：适用于采购方从供应商处购买工程服务。
3. 服务采购：适用于采购方从供应商处购买非货物、工程的服务。
4. 联合采购：适用于采购方与供应商共同参与采购活动。
5. 政府采购：适用于政府采购活动中的合同管理。
6. 企业采购：适用于企业日常运营中的采购活动。
7. 国际采购：适用于跨国采购活动中的合同管理。
8. 招标采购：适用于通过招标方式进行的采购活动。