公文管理制度及流程修改版.doc

新密环新生活垃圾处理有限公司
公文管理制度

一、总则
1.为规范公司公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保公司方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
2.公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。
3.公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。
4.公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
5.公文处理必须严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密的安全。
6.公司各级负责人应当重视公文处理工作，并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。
二、公文种类
1.公文分外来公文、内部公文、外部行文、相关政策性文件及其他文件等。
1.1外来公文：指政府、职能部门、相关单位等公司外单位下（转）发给公司的公文。
1.2内部公文：指在公司内部使用，以公司名义向各部门下发的公文和各部门上报的公文，包括规章制度、工作计划、会议记录、通知、汇报等。
1.3外部行文：指向政府、职能部门、相关单位请示报告工作、反映问题所用的公文。
1.4相关政策性文件：指与公司开展业务相关或从事行业相关但并不指定公司为特定接收单位的政府、职能部门、相关单位、行业等下发的相关文件。
三、公文的管理及效用范围
1.办公室是公司公文的管理部门，负责公文的拟办、审核、接收、发放、管理、存档等相关工作。
2.办公室负责制订公司公文的统一格式，对公司各部门的公文处理进行监督、检查、指导。
3.所有公文对其适用范围内的规定单位和部门具普遍管理效力
四、常用公文文种
1.公文按文种分为：决定、通知、通报、会议记录、管理办法、条例、规定、请示、报告、申请及决议、函等。我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。
1.1通知：适用于公布制度、办法以及其它需知晓和共同执行的事项、计划、规划、规定等。
1.2通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项。
1.3报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问。
1.4请示：适用于向上级单位请求指示和批准。
1.5函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
1.6纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。各种会议召开后，应撰写会议记录。
1.7决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。
五、公文格式要求
1.公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线（宽度同版心）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
2.眉首
2.1秘密等级和保密期限
2.1.1如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
2.1.2密级划分：公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、普通共四等级，其中绝密、机密、秘密类文件不得随意复印或泄露。
绝密类：公司生产和销售政策、客户档案、分配政策、产品定价及调价方案、专有技术资料、董事会和股东会会议记录、决议等，在文头以“绝密”标示；属于对公司经营影响重大的绝密性文件，仅限于发文对象参阅，不得进行二次下发和传递，严禁外泄。
机密类：组织机构及人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划、财务预算方案、重大销售合同、工资报表、财务报表等，在文头以“机密”标示；保密程度仅低于绝密类的文件，仅限于发文对象及工作相关并有必要了解文件内容的对象参阅，可视具体情况进行二次下发，但仅限于下发至部门负责人层面，严禁外泄。
秘密类：行政总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划等，在文头以“秘密”标示；适用于公司内部传阅，但对外做好保密工作，不得外泄。
普通类：指只适宜在内部发文而不宜对外公开的文件，包括管理、技术范畴的各项制度，在文头可不作标示；适用于公司内部传阅，可根据具体需要对外发布。
2.2紧急程度
2.2.1如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
2.2.2急度划分：公文按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类。
特急文件指必须在收文或发文后一天内办理完毕的文件，在文头以“特急”标示。
紧急文件指必须在收文或发文后三天内办理完毕的文件。在文头以“紧急”标示。
普通文件指必须在收文或发文后七天内办理完毕的文件，在文头可不作标示。
密级和急度统一使用黑体标准三号字，置于文头右上角标注，需要两者同时使用时，密级置上，急度置下，上下对齐。
2.3发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
2.4发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
3.主体
3.1公文标题
红色反线下空2行，用小二号黑体字，加粗，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
3.2主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，主送机关名称后标全角冒号。
3.3公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用 “1．”，三层用“1.1”，第四层用“1.1.1”，以下以此类推。第二层以后的层序不能写成“1.1”、即把小圆点写成顿号。在正文中，一律用四号宋体字，第一层标题加粗。正文段落行距为1.5倍行距。
3.4附件
公文如有附件，在正文下空一行标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
3.5发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
3.6发文日期
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字。
3.7附注
公文如有附注，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
4.版记
4.1主题词
“主题词”用小四号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用小四号小标宋体字；词目之间空1字。
4.2抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用小四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
4.3印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用小四号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4.4版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
4.5版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
六、版面设置
6.1公文纸张采用国际标准A4型纸，页面设置为：上、下高度均为2.5cm，左宽为2.8cm，右宽为2.5cm，为了防止出现“此页无正文”字样，公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，首页不要页码。（详细版面设置请见附件1《公文样本》）。 公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。
七、公文处理
7.1收文处理
收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》（附件3）、按照《收文流程》（附件4）进行分送、承办、催办、答复、存档等。
7.1.1登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理；其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由行政部负责处理。行政部收文后，应逐件清点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。
7.1.2分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。
7.1.3承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。
7.1.4催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。
7.1.5存档。收文流转结束后，由办公室归档，以确保文档的完整。
7.1.6任何部门和个人收到公文，应及时送行政部按规定程序办理。
7.2发文处理
发文处理程序包括：拟稿、填写《公文稿纸》（附件5）、按照《发文流程》（附件6）分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、办公室人员编写文号、用印、分发、存档等。
7.2.1拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议草拟。
7.2.2分送：拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字；之后交由分管领导会签；最后报总经理批示。
7.2.3修改：如公文在审核、会签过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。
7.2.4公司所有公文统一由行政部进行编号、用印、分发和存档，有领导指示的，还应附批复件。
八、会签权限
8.1以部门名义行文的公文，由各部门负责人签发。
8.2以公司名义行文的公文，由分管副总经理签发。
8.3涉及全局性的重要公文，需由总经理批示签发。
九、保密规定
9.1未经领导签发的公文不得分发。
9.2已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。
9.3已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理规定进行借阅。
十、附则
10.1本制度细则由行政部负责解释。
10.2本制度自下发之日起开始执行。

附件：1.公文样本
2. 红头稿纸
3. 发文呈阅单
4. 发文流程
5. 收文呈阅单
6. 收文流程

新密环新生活垃圾处理有限公司
二〇一三年七月十二日

附件1：公文样本
机 密 ★ 30天
紧急
新密市环新生活垃圾处理有限公司文件

新密环新〔2013〕1号

关于XXXXXXXXXXXXXXXXX的请示

新密市XXXXXXXXXX局：
一、
1.1
1.1.1
1.1.2

附件：1.XXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXX
3.XXXXXXXXXXXX

新密市环新生活垃圾处理有限公司
二〇一三年七月十二日

主题词：
主送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。
抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日印发

附件2：红头稿纸(略)
附件3：文件呈阅单
发 文 呈 阅 单
总 经 理
批 示

分管领
导会签

承办部
门负责
人审核

标题

主题词

文号
〔20 〕 号
密级

急度

拟稿部门

拟稿人

拟稿日期

主送部门

抄送部门

附件

填写要求：
1、主题词：可以代表公文主题内容的词语。2、文号：统一由行政部进行编号填写。3、密级：根据需要填写绝密、机密、秘密、普通文件。4、急度：根据需要填写特急、紧急、普通文件。5、主送部门：公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。6、抄送部门：除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门或主送部门的相关领导或管理部门。
附件4：发文流程
发文流程

需要修改的，按照要求修改之后重新提交。

承办部门拟稿并填写
《发文呈阅单》

承办部门负责人
审核签名

交分管领导会签

交总经理批示

办公室最后审核无误后编写
文号、用印、分发、存档

附件5、收文呈阅单

收 文 呈 阅 单

编号：

文件
名称

来文号

来文
单位

密级

收文
日期

拆阅登记人

拟办
意见

公司领
导意见

承办 部门意 见

部门负责人签字：

附件6：收文流程

收文流程

收到的公文统一编号
填写《收文呈阅表》

分送部门负责人及
公司领导审核、批示

按照批示送交承办部门按期处理

收文部门催办
并将结果答复来文单位

办公室人员
收回来文并归档

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