14百货订金单管理办法.doc

丹尼斯 百货订金单管理办法
类别：管理办法
编号：百（营）管字013号 执行日期：2010年11月3日
为满足顾客先交订金后提货，或专柜临时无货但又不会流失业绩的需求，百货特推出相关的订金单作业；因订金也是营业款的重要组成部分，为了对订金单进行有效的管理，保证营业款的安全，特制定相关订金单管理办法如下：
1． 印制及保管：总务统一印制订金单，由楼层行助至总务领取并妥善保管，总务做好发放登记。楼层行助做好领用存报表（表格附后）；如作废在报表中备注栏标明“单据号+作废”字样，此报表以月为单位，由楼层行助保管待财务抽查。
2． 操作流程：
2.1手工流程：发生收订金业务时，由专柜营业员至楼层办公区领取订金单并正确开具，经课级以上主管签字确认，营业员持订金单到收银台办理交款手续。收银员在接到订金单时，将此笔交易录入财务部订金内(9001----900102)。订金单一式四联，收银员收订金时将收银联和财务联一并收回，并且需在四联上加盖“机台收款专用章”和“收银员私章”。顾客联和专柜联分别由顾客和专柜持有。
2.2系统流程：已办理交款手续的订金单，营业员应在当日报营业主管登录“百货系统-----订金管理系统----收订金录入”，将此笔交易录入订金单管理系统：
需录入内容：
①交易序号（即收银小票的流水号），录入后系统自动显示：实际销售日期、机台号、收订金金额、店别、序号、商品等栏位；
②录入顾客姓名（必须是全名）和联系方式；
③手工单号：即手工填写的订金单右上角所注号码；
④商品原金额：即指顾客所选取商品的原售价累计金额；
⑤成交金额：即指此笔交易如符合公司的团购标准，所享受的折扣后净额；如不符合团购标准，此金额等于商品原金额。
录入无误保存后，自动生成订金单号。楼层会计在接到收银组长交来的订金单财务联时必需在相同的系统内进行核对，确保录入无误后审核，并妥善保管订金单财务联。
3． 顾客提货：当顾客来提货时，首先需办理退订金，营业员持顾客联和专柜联报营业主管录入退订金单，无误后保存并列印，经课级以上主管签字确认。营业员应将订金单的专柜联、顾客联和已签字的退订金单同时交收银员办理退订金手续。
退订金存在以下两种情况：
A、退订金买商品：由收银员按相同的支付方式做退货和销售处理，不出现支付方式交叉现象；
B、退订金后不买商品：按退货处理，支付方式与所收订金支付方式一致。如为积分卡购物，百元及以上部分退积分卡，满五十元退券；信用卡支付的退回卡上；其他方式可退现金。
4． 订金销售审核：会计次日收到收银组长交回的专柜联、顾客联及退订金单时，应先找出已收到的订金单财务联，核对无误后在订金单管理系统内做退订金的确认动作。并妥善保管收、退订金所有单据，按日期排序，分月装订，以备查核；发现异常及时和营业及事业处财务联系。
5． 注意事项：
5.1订金单在受理时贵宾（VIP）卡不积分；
5.2订金单不能用活动期间发行的活动券及团购外赠券支付；
5.3订金单所交金额分为两类：第一为商品原价的10%-20%；若有超出20%的，须由门店营业部主管签字确认后方可办理订金单业务；否则将视其情节严重程度给予100-1000元罚款；第二为固定金额订金100元。
5.4订金单上的订金金额和商品原价金额必须正确填写；
5.5所办理的订金单不开发票，销售成立时开具发票；
5.6如出现订金单专柜联丢失的情况，每一笔罚款100元；
5.7如出现楼层主管录入订金单信息错误的情况，每一笔罚款50元；
5.8如订金单丢失，依财务原定流程办理；
5.9大家电及有配送货业务的专柜不得使用订金单（即开具配送单的专柜不得使用订金单）；
5.10不允许专柜私自将全额订金单退出参加商场活动，如被查出，违者给予订金金额的五倍罚款；
5.11不允许专柜使用其自己的订金单，违者给予订金金额的十倍罚款。