采购制度流程与操作规范.doc

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为了加强公司内部管理，提高会计的监督职能，规范公司采购行为，合理控制费用支出，根据公司采购的特殊性，特制定本制度。
第一条：采购部门的划分
　　1：生产原材料采购：由采购部门负责办理。
　2：日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。
　3：对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第二条：采购方式
一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1：集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2：长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3：未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得批准后方可变更。
4：采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。询价、议价结束后，需公司主管领导同意方可定价。
5：凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
6：采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理
第三条:请购与采购
1：部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。
2：采购收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。
3：采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。
第四条：验收与入库
4：采购物资到货后，采购员要及时组织部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。
第四条：预付款与采购
1：按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。
　2：货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。
第五条：现款采购
　采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。
第六条：后付款采购
　　供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。
公司无论哪个部门需求材料的，都必须先行到仓储部领取，若仓库里确实没有的，且必须需要申购的，也应由需求部门负责人来申购，所缺物品需要采购的，必须由本公司采购部门实施专门采购，其它任何部门任何人采购之，均无效，本公司不予报销，但总经理特批者除外；
附：采购流程图（见下页）
总经理签字
采购申请借款
现款采购
财务借款
供应商交货
验收入库
采购申请报销
财务结算货款
总经理签字
财务审核
采购提交入库单单
财务发放报销
总经理签字
财务审核入库单单
财务打款
总经理签字
采购申请预付款
验收入库
供应商交货
供应商申请付款
验收入库
供应商交货
后付款采购
预付款采购
填写采购单
确认供应商
采购比价
总经理签字
采购部审核后
部门经理签字
填写请购单

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