办公室5s管理.ppt

,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Click to edit Master title style,Lean Horizons Consulting,LLC,，,2008,年。保留所有权利。仅供,Avery Dennison,公司人员使用。未经准许不得复印和分发。,#,活动基本规则,安全第一（使用个人防护装备）,所有人积极参与,准时开始和结束,关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态,仅在得到指示时才使用计算机,保持准备改变的开放思想,没有“最好”，只有“更好”,引言,办公室,5S,5S,回顾,5S,过程,5S,定义,定义,5S,并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标,5S,模块的目的：,引言,5S,确定,5S,的目的,确定,5S,理念,识别,5S,的益处,确定,5S,过程步骤,讨论,5S,在你办公室中的影响,确定,5S,实施路线图,回顾,5S,活动规则,目标,5S,回顾,5S,过程,5S,定义,5S,的目的,5S,的目的是创建工作场所组织、提高生产率、实施目视化管理,并且为持续改进使用的所有其他精益工具打基础。,5S,的目的,5S,文化的益处,生产率,消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。,质量,消除使用过期或不正确信息的可能性,安全,减少损失工时的事故、工人赔偿要求和,OSHA,可记录事件的数目,5,S,定义,什么是,5S,？,与持续的工作场所组织和纪律有关,和“突击大扫除”无关,是有益于整个组织的工具,不是“仅适用于车间”的工具,是一个持续的过程和发展中的管理工具,不是一次性活动,每个人都有份,不是“其他某个人”的责任,是所有其他改进的基础,不是可有可无的,5,S,定义,5S,源于日文术语,5S,说明,Seiri,（整理）,整齐、有组织,是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。,1S,Seiton,（整頓）,整齐,关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。,2S,5,S,定义,5S,源于日文术语（续）,5S,说明,Seiketsu,（清潔）,标准,使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。,4S,Shitsuke,(,躾,),始终遵守纪律,是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。,5S,Seiso,(,清掃,),系统化的清扫,指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。,3S,5,S,定义,5S,英文翻译,Sort,（清理）,Set In Place,（整理）,Shine,（清洁）,Standardize,（维持）,消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率,所有物品都各得其所、各就其位,彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源,执行过程来保持和改善前,3,个,S,5S,说明,1S,2S,3S,4S,Sustain,（素养）,在工作场所中营造保持和自律的,5S,文化,5S,5,S,定义,清理后,给工作岗位上的物体贴上彩色标签,清理前,步骤,1-,清理,5,S,定义,步骤,2,整理,给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引,安装托盘，贴上对象标签,5,S,定义,清扫桌面和设备，系紧电线,步骤,3-,清洁,5,S,定义,步骤,4-,维持,规范以下各项：,文件夹上的虚线,架子上的标签标示,证书的展示,在,Lotus Notes 5S,数据库中共享最佳实践，以便在团队成员之间维持,5S,的标准化实践,5,S,定义,步骤,5-,素养,建立,5S,布告牌，用来显示：,5S,理念,强化,5S,的“技巧”,成功故事,用实例证明,5S,是可以实现的,5S,绩效,-,提供每月绩效的反馈,5S,行动,-,提供持续改进方面的指导,5,S,定义,练习：,5S,讨论,每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果,10,分钟,分小组讨论你在工作环境中看到的因为缺乏,5S,而造成的问题,回答“造成了哪方面的浪费,?”,讨论在,5S,文化中工作的人员优势,在记录纸上用表格列出答案,讨论,5S,在你工作区域中的影响,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,定义,5S,活动,5S,实施路线图,回顾数据保存要求,确定处理保密或敏感信息的政策,完成活动规则和准备,与小组一起回顾准备工作和活动规则,给工作区域拍照,测量虚拟和实际空间大小,识别浪费,执行,1S,执行,2S,执行,3S,开发工具进行规范并维持效果,给工作区域拍照,测量虚拟和实际空间大小,减少浪费的定量,执行,4S,工具,保持效果,养成习惯,改进过程,在整个业务部门执行,执行,5S,过程,过程步骤,3,记录结果,过程步骤,4,获取“活动前”数据,过程步骤,2,完成,5S,活动准备工作,过程步骤,1,实现,5S,文化,过程步骤,5,有人提出,5S,是所有精益工具中最为重要的工具,5,S,定义,练习：,5S,规则回顾,根据需要对规则作任何修改。,30,分钟,在每个小组中回顾活动规则并回答下列问题：,本活动的业务需要是什么？,谁是所有者？,程序上的清晰界限是什么？,本次活动的范围是什么？（包括计算机文件？整个办公室？邻近区域？）,本次活动的目标是什么？,对照规则标准回顾活动的,5S,规则,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,定义,5S,识别办公室中的,5S,机会,回顾每个,5S,步骤的组成部分,将每一步应用到你的业务中,目标,5S,回顾,5S,过程,5S,定义,书籍,公告板,业务表格,名片,橱柜,目录,计算机设备,计算机文件,会议室,来往信件,书柜,桌子,抽屉,电路接线,Email,办公室,5S,检查表,文档,杂志,收发室,办公设备,纸,个人物品,打印机,/,传真机,记录,样品,架子,文具,工作台,电话,语音邮件,白板,办公室中的,5S,机会,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,1S,定义,SEIRI,整齐、有组织。是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。,通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程,SORT,（清理）,简化工作区。清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品,1S,的目标,日文：,SEIRI,英文：,Sort,（清理）,1S,揭示真正的过程,5,S,过程,扔掉你知道可以扔掉的任何东西,通过询问以下问题，识别出真正需要的物品：,它是用来做什么的？,我为什么有这个东西？,我多长时间用一次？,别人也有吗？,1S,清理策略,5,S,过程,1S,清理策略（续）,不必要不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5,S,过程,不要忘记你的计算机文件和,email,！,尽可能减少个人物品,只留下基本的必需品,将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品,考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）,1S,清理策略（续）,5,S,过程,“,宁枉勿纵！”,为“红标签”物品建立临时的过渡,/,回顾区,用于可再次使用的办公设备或家具,用来集中物品进行回收,识别必须由谁回顾和处置,确保所有物品在本次活动结束前都得到处置,不要造成新的杂乱无章情况！,1S,清理策略（续）,5,S,过程,追踪过程，提供目视化识别和正式的处置,用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品（如可以再次使用的办公家具）,应为全尺寸（,8.5”x 11”,）,大红色，用来提高可视性,应预先印有连续的标签编号,下半部分打孔，记录标签位置,处置需要明确的责任界定,红标签实例,标识红标签过程,5,S,过程,步骤,5,评价红标签物品,处置确实不必要的物品,如果有适当理由，保留贴有红标签的材料,在预先定好的时间后，丢弃任何用红标签标识的物品,填写所有的红标签信息，并交还给红标签协调员,标识红标签过程,步骤,4,向小组解释红标签标准,确保由跨部门组成的人员标示物品，以防止“我可能需要这个”,尽可能快地用红标签标示工作区,确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品,例如：在工作区中仅保留进行业务需要的物品,步骤,3,识别红标签目标,在活动中确定所有红标签物品的位置,步骤,2,从各组选择成员,选择一名高级别经理以小组成员的身份参与,步骤,1,5,S,过程,为什么有两台打印机？,为什么好几个使用过的墨盒散放在周围？,这个架子上到底放的是些什么东西？,1S,反例,5,S,过程,练习：,1S,1S,策略,一个人向班上其他人报告,15,分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片,回答“你在这间办公室中将如何根据你看到的（或没有看到的）情况实施“,1S”,？”,包括你会需要向办公室主人提出的问题,在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,删除不用的图标,卸载不用的程序,删除旧文件或将旧文件存档到,CD,上,1S,实例,5,S,过程,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置）,将不必要物品移到归档系统,1S,实例,清理前,清理后,5,S,过程,白板并未发挥它的作用,旧的信息没有擦除,1S,实例,清理前,清理后,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,2S,定义,SEITON,整齐。关注于对有条理的工作场所的需要。工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。,将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位,整理,定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回,2S,的目标,日文：,SEITON,英文：,SET IN PLACE,（整理）,2S,提升目视化管理,5,S,过程,2S,策略,确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品,使用提升目视化管理的存放方法（使用,1S,过程中识别出的频度）进行规整,文件夹方法（首选的纸质文件方法）,能放不到,70,页的文件夹最好（最多,100,页）,为每个文件夹指定其自身的存放期,活页夹方法,电子格式（有适当的备份）,5,S,过程,2S,策略（续）,使你命名习惯标准化,文件,/,文件夹,/,活页夹的名字就是它的“地址”,为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码、日期等）,清楚标识每件东西,执行“在制品”抽屉和,/,或文件夹，把在用的数据和项目分开,将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内,5,S,过程,2S,策略（续）,设计你的标准桌面,使用不显眼的标签，如透明小标签,为办公文具创建一个模板或轮廓,避免使用杯子或盒子存放物品,消除不必要的平面,直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品,张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白,5,S,过程,2S,不需要物品实例,钉书机在哪里？,在这里还是丢了,?,我怎么知道？,5,S,过程,2S,不需要物品实例,我需要的图片在哪里？,文件夹和内容没有有意义的名称,5,S,过程,练习：,2S,2S,策略,一个人向班上其他人报告,15,分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片,回答“你将如何在这间办公室实施“,2S”,？”,包括你会需要向办公室主人提出的问题,在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,2S,实例,标识了桌面，为办公文具创建目视化管理,任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里,5,S,过程,2S,实例,WIP,（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用,WIP,抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、活页夹、,CD,标准色代码系统将会改进目视化管理,5,S,过程,2S,实例,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。,目视化管理使你能进行“例外管理”,整理前,整理后,照片经,GE Money,允许复制,5,S,过程,将这些文件移至远距离存放强制的保存期,文件的取用非常少（如果有）,按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S,实例,5,S,过程,练习：,2S,完成,2S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成,2S,的途径,给每个人指派任务,确定完成,2S,的时间并回顾效果,完成业务活动的,2S,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,3S,定义,SEISO,清洁工作。指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。,建立清洁的工作场所,SHINE,（清洁）,清洁工作场所中所有区域的地面、设备、家具,3S,的目标,日文：,SEISO,英文：,SHINE,（清洁）,3S,识别和消除不清洁来源,5,S,过程,练习：,3S,15,分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片,回答“你将如何在这个办公室实施“,3S”,？”,讨论对顾客或访客第一印象的影响,回答“,3S,的好处是什么？”,在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果,5,S,过程,3S,策略,摆脱清洁用具！,寻找不清洁的根本原因,“脏东西”来源于何处,?,你到底为什么必须要清扫？,如何预防这种“脏东西”？,审视需要修理的办公家具、照明、设备,消除任何安全隐患（松动的器件、破损的家具、磨损的电线等）,5,S,过程,3S,策略（续）,使你迅速识别“异常情况”,消除“突击大扫除”的思想,保持自律,成为你的常规和日常惯例的一部分,每天开始先花,5,分钟时间专门用于系统清洁,5,S,过程,练习：,3S,完成,3S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成,3S,的途径,给每个人指派任务,确定实现,3S,的时间并回顾效果,完成业务活动的,3S,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,4S,定义,SEIKETSU,标准。使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。,保持并改进整洁和井井有条的工作场所,STABILIZE,（维持）,保持和改进前,3,个,S,的标准,4S,的目标,日文：,SEIKETSU,英文：,STANDARDIZE,（维持）,4S,不仅保持，而且,改进,已经规整到位的东西,5,S,过程,4S,策略,消灭可能堆积物品的过多存放区和平面,对布置,/,家具作出改动，使其容易保持整齐干净,使用检查表建立每日的规整和清洁活动（使用循环日历安排提示信息）,进行自我评价,确定防止倒退的方法,5,S,过程,4S,检查表指南,在每个区域张贴检查表,包括“整理后”照片来显示标准,让同事计划突击审核,经常寻求反馈和意见,使用检查表记录改善机会和建议,使用问题解决过程确定根本原因,定期执行纠正措施和改善措施,5,S,过程,4S,检查表实例,建立每日、每周和每月任务，保持前,3,个,S,在日历上安排任务，作为提示信息,评价家具和记录方法的效果,根据你的业务需要量身定做,5,S,过程,5S,评价,编制审核的标准程序,坚持使用表格测量所有工作区域的,5S,效果,包括对电子,/,数字过程的回顾,用于自我评价和内部审核,5,S,过程,练习：识别需要维持的过程,在记录纸上创建列表，向全体学员报告,10,分钟,作为一个团队，讨论本次活动需要保持的过程,创建需要维持的过程的清单。,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,练习：,4S,完成的,4S,计划,讲师规定,作为一个团队，编制具体的计划,/,过程，规范和维持为本次活动创建的列表中的过程,指定负责人,在负责人的日历上计划每日,/,每周,/,每月,/,每年的循环任务,完成业务活动的,4S,计划,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,过程,1S-,清理,2S-,整理,3S-,清洁,4S-,维持,5S-,素养,5S,过程步骤,5,S,过程,5S,定义,SHITUSKE,始终遵守纪律。是指日复一日、年复一年地遵守标准并保持使工厂安全高效的秩序。,养成清理、整理、清洁和改善你的工作场所的习惯,每个人都接受,5S,，将其作为个人目标,SUSTAIN,（素养）,实现妥当保持正确,5S,程序的纪律和习惯,5S,的目标,日文：,SHITSUKE,英文：,SUSTAIN,（素养）,5S,就是改变你文化的纪律,5,S,过程,5S,策略,自律以维持,5S,程序,将,5S,扩大到整个业务范围,互相监督保持可持续性的责任,严以律己，以身作则,管理层必须起带头作用,将标准设为基准,将,5S,包括在绩效回顾中,5,S,过程,5S,纪律规则,保持简单,使其直观,接受反馈并建设性地提供反馈,立即纠正问题,深挖根本原因，解决无序或垃圾的来源,激励你自己！改善需要努力，努力需要热情,5,S,过程,练习：,5S,60,分钟,作为一个团队，回顾你在,1S,（或多个,S),活动中得到的浪费清单，定量说明你的活动成功带来的好处（包括估计节省的时间、减少的缺陷、计算机死机时间、顾客印象、自豪感和个人满意度）。,使用目标区的,5S,巡查检查表进行目标审核，提供非常具体的反馈和任何有关改善的更多想法。,审核,kaizen,持续改善工作区域。,目标,指导,完成时间,完成内容,通过活动得到的可测量结果和有见解的反馈,5,S,过程,5S,回顾,5S,过程,确定,5S,与精益业务体系的关系,识别实施,5S,时的常见误区,讨论如何避免,5S,的常见误区,复习学习要点,目标,5S,回顾,5S,过程,5S,定义,5S,总结,Sort,（清理）,Set In Place,（整理）,Shine,（清洁）,Standardize,（维持）,确定什么是必要的，什么是不必要的,各得其所、各就其位,识别不清洁的来源,执行过程以维持,/,改善前,3,个,S,的标准,5S,说明,1S,2S,3S,4S,Sustain,（素养）,工作场所中保持和自律的,5S,文化,5S,5,S,复习,5S,是精益业务系统的关键,5S,5S,5S,5,S,复习,企业优化,编制战略业务必做事宜,可盈利的增长,价值流优化,消灭浪费的工具,ELS,基础,ELS,基础架构,MDI,维持,5S,的常见误区,缺乏评价程序,感觉,5S,就是“打扫卫生”,感觉这是一次性活动,不是一个持续的过程,不把,5S,看作是一个管理工具,将,5S,视为其他人的责任,将,5S,看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”,5,S,复习,练习：如何避免常见误区,报告避免误区的想法,20,分钟,分小组列出所有你在,个人,生活中,5S,做得非常好,的地方（汽车、船、家、牙齿、车库等），以及你如何克服障碍维持你生活中的这些地方。,将这些相同的概念应用到本次活动中，确定可以采取哪些行动，或必须做什么来克服工作中的障碍,在记录纸上把想法写下来,讨论避免,5S,常见误区的方法,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,复习,5S,是改善的基础,目视化管理是终极目标,每个人都有责任，我们每个人都要将,5S,作为个人的目标,5S,总结,5,S,复习,Kaizen,持续改善结果,5,S,复习,编制向管理层提交的最终报告,所有小组成员都应参与最终向管理层的报告演示。,报告应包括,介绍小组,活动目的和目标的回顾,以前的过程和文件表格的回顾,识别出和执行的改进机会的回顾,文件记录和,Kaizen,持续改善结果表的回顾,Kaizen,持续改善时讯的回顾,一般情况下，报告时间是,15,分钟演示，,15,分钟提问,5,S,复习,练习：,5S,活动结束,邀请其他人参与效果报告会，参观“新”工作区域,60,分钟,每个小组拍摄所有“活动后”区域照片,将,4S,检查表和,5S,审核表贴在区域中,在记录纸上记录学到的最重要的,3-5,个经验教训,庆祝结束！,记录活动效果，记录学到的经验教训,目标,指导,完成时间,完成内容,5,S,复习,附录：目视化管理,标准色指南,安全,国际绿,安全装备、急救用品、安全布告、通知,质量,国际蓝,检查点、质量通知和说明、计量,标准,联邦安全黄,操作标准、位置标记、新工具、货物零件储存,缺陷,联邦安全红,废料、次品、保修材料、用钝的工具,维护,纯白,修理工具、,TPM,材料、机器、清洁,访问本演示文稿和,ELS,资源中心更多内容！,欲访问,ELS,资源中心：,北美：,els.na.averydennison,拉丁美洲：,els.la.averydennison,欧洲：,els.eu.averydennison,亚太地区：,els.ap.averydennison,Paxar,：,els.px.averydennison,全球,ELS,行动日程,ELS Kaizen,持续改善培训材料,交往联系,ELS,午餐学习材料,评价,最佳实践分享,关键,Kaizen,持续改善报告,ELS,资源联系人,.,更多！,ELS,资源中心是不断更新的数据库，为您对,ELS,的所有需要提供支持！,ELS,资源中心,本文件包含有,Lean Horizons Consulting,LLC.,的机密和专属信息。严禁对本文信息进行任何披露、使用、复制或分发。,说明,-,双击修订区打开,Excel,文件，输入您的信息,文件修订登记表,