实例解析库存管理系统.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,实例解析库存管理系统,第一节 系统调查与分析,以美国某批发服务企业计算机信息系统为例。,该企业从生产厂家购进各类商品放入仓库，接收各地零售商订单，按要求将货物运到指定地点。普通说来零售商总喜欢首先到这个企业订货因为它批发价格较为低廉。不过，假如某个零售商订货要求得不到满足，它就会转向其它企业订货，从而使这个企业失去用户。零售商订货量是受季节影响。,为了满足用户订货要求并尽可能降低库存积压，该企业计划开发一个库存控制系统。主要目标有:1）为用户订货提供更加好服务；2）控制库存水平；3）决定向厂家订货时间和批量。,第1页,一、系统调查与分析,系统开发队伍由用户、计算机工作人员和上层领导。它们用几周时间调查了现系统工作情况和存在问题。产生了以下汇报。,1.现存系统,现存系统工作流程。全部处理工作都是由手工来进行。有商品因为担心订货无法满足而造成严重积压；有商品因为错过了适当实际而使用户转移到其它企业。当前订货时间基本上是由仓库保管人员决定。它们凭经验给出一个最正确订货点，当发觉库存货物低于此点时，便向采购部门发出订货要求。同时仓库保管人员无法参考销售预报结果。,第2页,管理业务流程图符号,系统外实体,系统内实体,表格/报表,信息传递过程,第3页,某库存管理系统业务流程图,第4页,2.计算机系统目标,在不降低用户服务水平前提下，降低库存水平；,改进订货策略；,对于有季节改变和含有迟缓改变趋势商品，改进它们库存管理；,搜集销售数据，从中分析销售趋势以确保适当购置策略和库存水平。,第5页,3.决议内容,每一季度中都应订购什么货物？,在季节需求中应追订哪些货物？何时追订？,每次应追订多少货物？,哪些货物应该从仓库中淘汰？,第6页,4.信息流,仓库保管人员天天检验实际库存。当发觉库存货物低于订货点时，便于日末向采购部门发出订货要求。采购部门检验该商品是否已经在订，假如没有则发出订货书，如已在订，则催促厂方尽快交货。在每季度末，采购部门分析采购订单并预计下一季度各种商品各需要订货多少，据此确定下一季度订单。各月平均发出订单数量以下表所表示。,第7页,月份,平均订单数,月份,平均订单数,一月,4100,七月,5,000,二月,6,700,八月,5,100,三月,7,800,九月,6,200,四月,8,400,十月,9,500,五月,5,400,十一月,10,100,六月,4,600,十二月,8,200,累计,81,100,每个月平均订单数,6,758,天天平均订单数,222,天天最多订单数,500,每张订单上平均商品类数,5.1,第8页,选取方案,方案1对现,系统稍加改,善,方案2用简单,经济订单批量,模型进行计算,机批处理,方案3购置现,成库存控,制软件包,方案4开发在,线库存控,制系统,可满足多少,指定目标,5%,75%,60%,95%,可节约金,额,5000,美元,/,年,20 000,美元,/,年,15000,美元,/,年,15000,美元,/,年,无形利益,10%,30%,25%,50%,开发所需时,间,3,个月,18,个月,6,个月,2,年以上,总开发费用,10000,美元,50000,美元,55000,美元,80000,美元,5.几个不一样方案比较如表,第9页,6.几个不一样方案详细分析,（1）方案一,工作方式所需费用最低，对组织影响最小，但能够到达部分改进效果。,决议和信息流最正确订货点和订货 批量决定变较为科学，其它不受影响，信息处理方式不变。,所用设备可不用计算机。,开发步骤2、3个月即可。,对组织影响几乎没有影响。,对人员影响采购人员工作稍多一些，仓库人员工作相对降低。,费用和利益计算最正确订货点机时费和打印费。利益是能够降低库存积压和选取单位成本最低订货量。,第10页,（2）方案二,工作方式库房人员每七天向计算机输入货物进出数量2次。计算机自动完成订货检验和通知。采购部门按照通知订货，并通知计算机订货情况。该系统能够随时查询。,决议和信息流对四种决议都起到很好作用。仓库和采购部门输入信息，采购部门还要从计算机得到信息。,所用设备可用穿孔卡片于输入，打印订货通知作为输出。在磁带上建立一个文件以存放各类商品最正确订货点点和最正确批量。计算机可放在企业本部，而在批处理终端上运行本系统。,开发步骤大约需用一年时间。但为了慎重起见，预计为18个月它包含最正确订货点和订货批量计算以及对应文件建立；批处理软件设计、编程和调试；输入输出格式设计；培训库房和采购部门怎样填写输入表格，培训从事卡片穿孔和数据输入等工作专门操作员。,第11页,对组织影响有必要在库房中专门安排几个人从事数据准备和控制工作，也要有些人负责把仓库填写报表传送给批处理终端上操作人员。据调查、仓库管理人员很欢迎不再天天查对实际库存与最正确订货点，他们反应，这项查对工作十分麻烦又易犯错。假如由计算机来自动查对，会减轻负担。采购部门人员也表示欢迎由计算机自动开订货单和催货单因为他们当前天天都要从库房接到许多订货通知，而且都要查对是否已经在订。,对人员影响从表面上看，人员工作方式改变不大，但影响范围较广泛，各类人员工作方式都会有些改变。仓库人员和采购人员都要为向计算机输入准备数据，上层管理人员能够随时向计算机查询并得到各种汇报不过，详细到每个人来说，都没有增添什么额外工作。,费用和利益因为计算机对最正确订货点不会发生错误，所以更加好地确保了对用户服务水平，更大地降低了库存积压，能够更准确地利用最正确批量折扣，从而降低采购成本。所发生费用主要是系统开发人工费用，50 000美元是依据本企业计算机人员开发其它系统所用费用估算出来。,第12页,（3）方案三：购置现成库存控制软件包,工作方式开发小组分析了几个能够买到库存控制软件包并选定了其中最理想一个。这个软件包工作方式与批处理系统大致一样。但该软件包具备一些对我们毫无用处功效，同时有些我们所需要功效它又没有，需要加以改造。,决议和信息流同批处理系统。,所用设备同批处理系统。,开发步骤购置和装置软件包，进行必要改造以适合本企业需要，人员培训等预计要用六个月左右时间。,对组织影响同批处理系统。,对人员影响同批处理系统。,费用和利益利益与批处理系统差不多，但费用会略高一些，因为软件包本身费用就是40 000美元，还要加以改造和实施,第13页,（4）方案四：在线系统,工作方式这种系统最为理想。它不需要有些人专门从事键盘输入工作，而是在仓库、销售部门和采购部门均设有终端。数据由用户随时在终端上键入。,决议和信息流对决议影响与批处理相同，但更为及时。信息流会发生改变，书面上内容会大大降低，用户直接与计算机“会话”。,所用设备文件将不再存于磁带上。而必须存于磁盘上以备各种用户随时存取，文件结构也将变得复杂，输出方式也各种多样，有些是打印报表，有些是屏幕显示。,开发步骤即使该企业已经有了几个在线计算机系统在运行，但要开发这种在线库存控制系统，仍需要较大努力。所以所用人工和时间都会较长。,第14页,对组织影响会对组织有较大影响。因为各种人工作方式都发生了较大改变，不再以书面文字为主要媒介，而代之以直接同计算机打交道。也可能会出现计算机出故障从而影响正常工作问题。各种备份文件也必须随时准备。,对人员影响系统用起来会十分顺，降低了大量文牍工作。但有个问题，就是各类人员必须尽快熟悉这种终端上工作方式。因为多年来人们已习惯于利用书面材料，所以这种工作方式转换有个接收过程。,费用和利益利益很大，主要是因为数据起源于现场，十分及时，十分可靠。但运行费用将会高于批处理系统。,第15页,二、领导同意,系统调查分析结果上报给企业上层委员会。委员们讨论后同意开发小组对现存系统分析，认为应该开发一个新系统。对于详细开发四种方案，委员们否决了小改小革和购置软件包两个方案（注：实际上，从上面分析中能够看出购置现成软件包是最为可取方案。拒绝此方案只是为了教学需要，方便引入系统设计阶段）。对于二、四两个方案，委员们观点不一致，所以要求开发小组作深入可行性研究。开发小组又用了两周时间，详细比较了两种方案优劣，经过细致估算，得知第一次汇报估算过于保守。实际上，批处理系统只要12个月和8万美元，而在线系统只需18个月和11万美元。,鉴于各类用户对终端工作很不熟悉，所以同意开发批处理系统，不过要求开发小组在设计时留有充分余地，方便在条件成熟时，能够较顺利转入在线系统。,依据上述指示，开发小组进入了系统设计阶段工作。,第16页,第二节 系统设计,一、代码设计,二、输出设计,三、输入设计,四、文件设计,五、过程设计,六、由人工进行输入准备工作,第17页,一、代码设计,仓库中全部零件可分为几十类，每类中又各有几十个类，每小类中又各有几十种商品。所以商品代码取六位数字即可。但为了降低输入错误，多位代码后边加一个校验值，所以一共是7位数。,校验码设计可采取“算术级数法”。,第18页,二、输出设计,系统主要输出有四个：库存总帐、追订汇报、订单分析汇报、库存盘点调整汇报。下面分别进行描述。,1.库存总帐,去向销售部门、采购部门、仓库、财会部门。,形式缩微胶片。,次序依商品代号排序。,第19页,2.追订汇报,去向采购部门。,形式打印。,次序依商品代码排序。,频率 每批处理打印一次。,第20页,3.订单分析汇报,去向采购部门。,形式打印。,次序依商品代码次序或依订货厂方次序。,内容代码、商品名称、单位、年订货量、最正确订货点、最正确批量、缺货数量。,第21页,4.库存盘点后调整汇报,形式打印。,次序依商品代码次序。,频率每次盘点后打印。,内容代码、商品名称、单位、前十二个月盈余、帐面盈余、前十二个月支出、本月支出、盘点日期、调整数量。,第22页,三、输入设计,输入数据有四种，分别为用户订货单、入库通知、采购部门订货通知和错误更正。分别描述以下：,1.用户订货单,起源销售部门,媒体卡片（每张订单上每种货物各占用一张卡片）,字段：,用户代码（八位数字型）,商品代码（八位数字型,订货数量（六位数字型）,厂方代码（六位数字型）,单价（八位数字型，两位小数）,预计卡片数量天天平均1 600张,天天最多2 500张,第23页,2.入库通知,起源库房,媒体卡片（每到一个货物占用一张卡片）,字段：,商品代码（八位数字型）,数量（六位数字型）,厂方代码（六位数字型）,订单发出日期（六位数字型）,预计卡片数量天天平均800张,天天最多1 500张,第24页,3.订货通知,起源采购部门,媒体卡片（每订一项商品占用一张卡片）,字段：,商品代码（八位数字型）,数量（六位数字型）,第25页,4.错误更正,起源全部用户,媒体卡片,字段：,由负责改错工作程序员设计（也包含盘点后实际库存输入）,第26页,四、文件设计,要使用7个文件，其中3个位于磁盘上，四个存于磁带上。对它们分别描述以下：,l.主文件,主文件共有20个字段，以下表：,字段名称,长度,类型,商品代码,8,数字型,商品名称,50,字符型,单位,5,字符型,上期结余,8,数字型,本期结余,8,数字型,过去十二个月结余,8*12=96,数字型,第27页,本期支出,6,数字型,过去十二个月支出,6*12=72,数字型,提前期内支出,6,数字型,追订数量,8,数字型,最新订货成本,9,数字型（小数2位）,在订数量,8,数字型,订货日期,6,数字型,缺货个数,3,数字型,三家新零售商,6*3=18,数字型,这三家本年订单张数,3*3=9,数字型,这三家本年订货总额,7*3,数字型,这三家地址代码,6*3,数字型,超前期（天）,3,数字型,删除标识,1,数字型,备用空间,20,数字型,第28页,2.索引文件,它存于磁盘上。它按照商品代码进行索引。,3.报表格式文件,它存于磁盘上。所存录格式与打印输出格式相同。,4.编辑文件,它存于磁带上，用来暂时存放输入数据。,5.排序文件,它存于磁带上，用来存放经过排序以后输入数据。,6.库存总帐文件,它存于磁带上。其内容与输出库存总帐一样，用来准备产生缩微胶片。,7.汇报文件,它存于磁带上，用来存放三种打印输出报表所需要全部信息。,第29页,五、过程设计,系统流程图,第30页,上图给出了该系统简单流程图。能够解释以下：四种输入均先经过一个编辑程序进行编辑，使得输入数据完全具备以后处理所必需格式。然后，经过一个排序程序对这些输入数据给予排序（按商品代码）。排好序数据被更新程序用来更新主文件，并产生新库存总帐文件和汇报文件，如有错误也马上打印出来。汇报生成程序参考报表格式文件所描述格式将汇报文件生成三种打印报表。除此之外，还有一个专门检索程序，它可帮助用户随时进行自己所关心查询检索。,第31页,六、由人工进行输入准备工作,1.用户订货单输入准备工作,用户订货单处理分同时进行，分别以下列图(a)和(b)所表示。在图(a)中，由接收用户订单开始。先检验该订单上货物是否在同一仓库。假如在不一样仓库，则应将订单分成几份送往各自仓库。仓库人员则按照发货日期把订单纳人自已文件夹中。,第32页,(a)(b),第33页,2.订货通知输入准备工作,下列图表明订单通知输入准备工作。采购部门由计算机系统得到追订汇报，着手准备订单，一式8份。其中三份送厂方，四份交仓库留底验收，一份交计算机部门。计算机部门定时将全部订货通知录入系统。,第34页,3.入库通知输入准备工作,如右图所表示，货物抵达库房后，开箱清点并与采购部门所送来四份订单相查对。,如到货不够，则在原订单上注明，将订单重新纳入文件夹。,假如够数，将入库通知，一送会计部门方便付款，一送计算机部门。,第35页,4.改错输入准备工作,下列图所表示是改错准备工作。因为改错必须十分慎重，所以设置了两级同意，而且要存档备查。,第36页,