Word、Excel、powerpoint使用技巧PPT学习课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Word,、,Excel,、,powerpoint,使用技巧,主讲人：熊婵,华中农业大学图书馆信息咨询部,1,Word,文字方向随意设，排版样式轻松掌控,巧用,Word,公式 三步实现文档页码自动编排,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,Word,表格中,Shift+Alt+,方向键的妙用,Word,一栏与多栏文本快速混排,Word,使用技巧,2,Word,中的文字方向是可以自由控制的。,如何将文字作以下排列呢？,其实，要想做到这样，只需使用,Word,中的“文字方向”功能即可。但直接在文档中右键单击，并选择弹出菜单上的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被选用。,Word,文字方向随意设，排版样式轻松掌控,3,Word,文字方向随意设，排版样式轻松掌控,其实，要想做到这样，只需使用,Word,中的“文字方向”,功能即可。但直接在文档中右键单击，选择弹出菜单上,的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五,种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被,选用。这三种能选用的方向却做不出下图所示的排版。,那我们怎么办呢,?,其实，在图形和文本框中的文字就可以,应用所有的文字方向。,？,4,Word,文字方向随意设，排版样式轻松掌控,首先，在文档中插入一个文本框，然后写入文字，单击右键，在弹出菜单上选择,“,文字方向,”,命令，,之后在,“,文字方向,文本框,”,对话框上选择需的文字方向，然后,“,确定,”,。,如果文本框的边框影响了文档的美观，可以将文本框的边框去掉。在文本框的边框上点击右键，在弹出的快捷菜单上选择,“,设置文本框格式,”,命令。在弹出的,“,设置文本框格式,”,对话框上，把线条的,“,颜色,”,选为,“,无线条颜色,”,。然后,“,确定,”,，这样就可以去除了文本框的边框了。,5,巧用,Word,公式 三步实现文档页码自动编排,使用,Word,时很多人都对繁琐的页码操作感到无助，而巧用,Word,中的公式，就能实现智能的页码编辑，页码数不但能随着文字的多少而自动的增减，而且还能被组合出多种页码果。,效果图：自动的显示当前的页码，并且能随着你文档的页数的增加改变。,（,第,N,页，共,N,页,）,6,巧用,Word,公式 三步实现文档页码自动编排,步骤一：单击,“,选项卡,”,中的,“,文件,”“,页眉页脚,”,在页脚创建,“,(,第页，共页,),”,的字样，并把它设置为居中。,（,第页，共页,）,步骤二：在,“,第页,”,和,“,共页,”,的中间各输入两次,“,Ctrl+F9,”,并添写如下代码：,“,=Page=Numpages,”,。,(,（,第,=page,页，共,=numpages,页,）,步骤三：输入完毕后，在按两下,“,Alt+F9,”,输出代码。看看神奇的变化吧。,（,第,1,页，共,2,页,）,注：公式中,“,Page,”,是当前的页数，,“,Numpages,”,是总的页数。,7,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,使用,Word,的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式。如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式，如下图所示，那么应该如何处理呢,?,8,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,第一步：先选中要加格的文字，按下“,Ctrl+F”,快捷键或点击功能区选项卡“编辑”功能组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。点击“替换”选项卡。在“查找内容”的输入框中输入“,?”,，在下方“替换为”输入框中输入“,&$”,，如右图所示。以上内容,均需在英文输入法中输入,。点击“全部替换”按钮，就可以将选中的每一文字后加上“,$”,符号，这可以方便我们后面给文字加框。,9,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,替换完成后会弹出一个消息框，询问是否搜索文档的其,它部分。点击此消息框中的“否”按钮。消息框及替换结果下,图所示。然后关闭“查找和替换”对话框。,10,第二步,：选中替换完成的文字。点击功能区“插入”选项卡中“表格”功能组“表格”按钮下的三角形，在弹出的菜单中选择“文本转换成表格”命令。如下图所示。,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,11,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,此时会打开“将文字转换成表格”对话框。先在对话框,下方的“文字分隔位置”项目中选择“其它字符”单选项，并,在的输入框中输入“,$”,符号。然后在上方的“列数”输入框,中设置所需要的列数，本例中设置为“,23”,。如下图所示。,12,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,设置的先后顺序不能颠倒。确定后，所选中的文字,就全部放到一个表格中了，而且那些“,$”,符号也都无影无,踪了，如下图所示。,13,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,第三步,：这一步其实是表格修饰的过程。如果对于,表格的美观程度并不太在意的话，这一步操作可以省,略。要想得到好的效果。,请先选中刚刚得到的表格，点击右键，在弹出的快捷,菜单中选择“表格属性”命令。打开“表格属性”对话框。点,击“表格”选项卡，然后点击下方的“选项”按钮，打开“表,格选项”对话框。设置“默认单元格边距”的“上”、“下”均,为“,0”,，同时为使文字均位于单元格的正中间，可以试着,调整“左”、“右”边距为“,0”,和“,0.05”,，将“允许调整单元格,边距”复选框选中并设为“,0.05”,。完成后，点击“确定”按,钮，一切就算是,OK,了。,14,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,15,按单字给,Word,文档内容快速加上边框,16,Word,表格中,Shift+Alt+,方向键的妙用,Word,表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如,Shift+Alt+,方向键组合，非常有用,一、调整行序,用,Shift+Alt+,上,(,或下,),方向键能够调整文档中段落的,顺序，也可以调整,Word,表格中的行序。,方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内,(,或,行尾段落标记前,),，按下,Shift+Alt,键，然后按上下方向,键，按键可使该行在表格内向上移动，按键可使该,行向下移动。,17,Word,表格中,Shift+Alt+,方向键的妙用,二、拆分表格,例如有一个四行表格，如果要拆分为上下两个两行表格，可先选择第三、第四行,(,或这两行中的部分连续单元格，不连续选择仅对选择区域的最后一行有效,),，然后按,Shift+Alt+,，即可按要求拆分表格。,相对于“表格”菜单中的“拆分表格”命令，用这种方法拆分表格更加自由，因为它可以把表格中间的某几个连续的行拆分出来，成为一个独立的表格，方法同上：先选择这几行,(,或部分连续单元格,),，然后按,Shift+Alt+,，这些行会向表格下部移动，当到达表格底部后再按一次,Shift+Alt+,，即可完成拆分。,18,Word,表格中,Shift+Alt+,方向键的妙用,三、合并表格,用,Shift+Alt+,上,(,或下,),可以合并表格，甚至扩越表格间的普通段落合并表格。,四、改变表格中文本的大纲级别,将插入点置于表格中的某一单元格内，按下,Shift+,Alt,键，再按键，此行文字样式即变为标题,2(,如果按,键，则变为标题,1),。再按或键可以使该行文字,样式在标题,1,和标题,2,间切换。,19,注意：此方法在一般段落中同样适用，但效果不尽相,同。在普通段落中，按,Shift+Alt+,左,(,或右,),方向键将段,落样式改变为标题样式后，再继续使用即会在标题,1,和,标题,9,之间切换。按,Shift+Alt+,键，降低级别,;,按,Shift,+Alt+,键，则会升高级别。,Word,表格中,Shift+Alt+,方向键的妙用,20,Word,一栏与多栏文本快速混排,在默认情况下，,Word,的,Normal,模板被设置为一栏,格式，因此，当我们输入文本段落时，输入的格式也是,一栏。然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或,三栏的格式，而在分栏的文字之后又可能再使用一栏的,段落，也就是说，经常会遇到一栏与多栏混合出现在同,一文档中的情况。,通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混,合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先,有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或,多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘,类杂志中经常遇到这种情况。,21,Word,一栏与多栏文本快速混排,下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文,本的混合使用。,1.,在,Word,中新建一文档后，先输入一段文字，如下图所,示。,2.,将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式,|,分栏”。,22,Word,一栏与多栏文本快速混排,3.,在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示。如果需要在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。,23,Word,一栏与多栏文本快速混排,4.,输入将要出现在分栏中的文字，如图所示。,24,Word,一栏与多栏文本快速混排,5.,将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式,|,分栏”。,6.,在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示，然后单击“确定”按钮。,25,Word,一栏与多栏文本快速混排,7.,继续输入最后一段小结文字，如下图所示。,26,Excel,使用技巧,快速录数据 让单位自动补全,把,Excel,里的一列数据快速转成多列数据,在,Excel,中快速添加间隔空行,27,快速录数据 让单位自动补全,用,Excel,做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位,的情况。如果先在第一个单元格输入对应单位的名称，,然后使用“拖拽”的方法使其它行复制这一单位，达到的,效果不尽人意，要么需要再改单位前的数值，要么单位,与数值分在两列。,通过预先设置某一列的格式可以让这些单位“自动补,全”。这里以将某一列的单位设置为千克,(kg),，最终的效,果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将,光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“,kg”,。,28,快速录数据 让单位自动补全,第一步：运行,Excel,，单击选中需要设置格式的列。右键单击选中的列，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,(,如下图,),。,29,快速录数据 让单位自动补全,第二步：在打开的“单元格格式”对话框中，在“数字”标签,中，选中“自定义”项，在右侧“类型,(T):”,下方的文本框中,输入“,0.00“kg”(,如下图,不含外侧引号,),，最后单击“确,定”按钮。,30,快速录数据 让单位自动补全,经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。,小提示：其中“,0.00”,表示该列单元格保留两位小数，小数点后面几个“,0”,就代表几位小数，具体多少可根据需要自行设置。如果是其它单位符号，只要更改双引号中的,kg,为相应的字符即可。,31,在,Excel,中快速添加间隔空行,如果需要在下图的,Excel,数据区域每一行的上部添加,一空行，如何快速实现,?,对于这种添加的行数不多的情况，可按住,Ctrl,键依次单击行按钮，然后单击右键，选择快捷菜单中的“插入”命令，这样就会在每一个选中行的上面添加一空行。,32,在,Excel,中快速添加间隔空行,如果要添加的行数比较多,(,成百上千行,),，上述方法就比,较麻烦了，可以通过添加辅助列并利用,Excel,的定位功能,进行实现，步骤如下：,1,、在数据区域的后面找到一空列作为辅助列，在第一个单元格中输入“,2”,，下面的单元格置空，选择这两个单元格，按住,Ctrl,键的同时拖动填充柄向下填充，直至目标位置。如下图。,33,在,Excel,中快速添加间隔空行,2,、保持此时的选中状态，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“空值”。如下图。,34,在,Excel,中快速添加间隔空行,3,、单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被,选中，如下图。,4,、在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在对话,框中选择“整行”，如下图。,35,在,Excel,中快速添加间隔空行,6,、选中复制列中的所有参考单元格，执行“编辑”“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“常量”。单击“确定”按钮，原选择区域中的“,2”,单元格将全部被选中，在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，每个选择单元格所在行上将添加一空行。,5,、单击“确定”按钮，将在辅助列每个空格行上添加一空行。,36,在,Excel,中快速添加间隔空行,最后，删除辅助列，任务完成。,37,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,为了加强,PowerPoint,演示文稿的说服力，我们常常会,在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下,序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听,众注意力，强化演示说服力的良好效果。,38,第一步：创建,PowerPoint,图表,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,在,PowerPoint,中，新建一张幻灯片，在“幻灯片版”任务窗格设置“内容版式”为“内容”，然后切换到“幻灯片设计”任务窗格，为幻灯片选择一个恰当的设计模板,(,本例为“诗情画意”,),。,39,单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表,创建状态，这时就可以直接将用于创建图表的数据填入,数据表，如下图。,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,40,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,填写好以后，单击图表外任意位置，完成图表的创建，,创建好的图表效果如下图。,41,第二步：为图表设置序列动画,选中要设置动画的图表，切换至“自定义动画”单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果渐变”命令。,单击“确定”后，再单击“自定义动画”列表中的渐变 图表,1,的下拉箭头，在下拉菜单中选择“效果选项”命令，如右图,.,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,42,在弹出的“渐变”对话框中选择“图表动画”选项卡，然后单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按序列中的元素”项，如下图，单击“确定”按钮后就可以预览动画的效果了。,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,43,Ppt,使用技巧,-,让,PowerPoint,文档中的数据图表动起来,44,此次讲课到此结束,谢谢观看！,45,