采购申请管理流程-物资请购单的提出、审核与实施规范.doc

采购申请管理流程
序号
厂长
财务
采购
车间负责人/分管副总
相关部门
相关规程/表单

1

2

3

4

6
5

审批

审批

审核

审核

采购到
所必需物资

汇总采购
必需求

汇总采购
必需求

执行采购

否
审核
审核

替代品采购申请
入库
使用
应急计划
申请
周计划采购申请表
提出采购
申请

采购必需求计划、采购计划书
采购必需求汇总表
采购管理制度
物资请购单
采购合同
定购单

采购申请管理流程说明
流程节点
责任人
工作说明
1
提出采购
申请
相关部门
1.各部门应依据日常经营活动必需要，于每周六下班前提出下周物资采购申请；
2.各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、必需求的日期、预算金额、库存数量等
2
汇总采购必需求
采购员
采购部依据请购单的内容对采购必需求进行汇总，并进行必需求分析，制订采购计划
3
库存调查
采购员
查核采购物资库存状况
4
采购预算
采购员
进行采购预算，上交财务部审批
审核
车间负责人
审批采购预算及采购计划的合理性
审核
财务部
对采购申请进行预算复核，并交厂长审批
审批
厂长
对周计划及应急计划进行审批签字
5
执行采购
采购部
采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作，参照采购总流程
6
替代品采购
申请
相关部门
1.当不能采购到计划采购物资时，由采购部或所必需采购物资部门提出替代品采购申请
2.一般替代品物资采购申请由所必需采购物资部门经理审批，重要物资或者关键物资的替代品采购申请由总经理审批，假设采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参加
入库使用
采购合格的物资，交由仓储部入库，分发使用

流程工作规范：
一、 时间要求：各工厂库管员每周六下班前提报下周物资请购单，提报给相应的采购员。
二、 规范要求：
1、 各工厂库管员按照规按时间提报书面签字版的计划给采购员；物资请购单周计划必需有编制人、车间负责人、分管副总签字后才干提报给采购部，否则，采购部不予处理，物资请购单由采购部汇总后统一找财务及厂长签字。
2、 物资请购单上的库存数量要求务必准确，采购部须对现有库存数量进行核实；物资请购单上的预算金额，前期采购过的可以填前期采购价，不清楚的可以不填，由采购部落实后统一交财务审核。
3、 各工厂提报合格物资采购计划的标准：为提升各工厂计划提报的准确率，目的也是为了计划前端准确性从而提升后面定价环节的效率，加快采购效率；库管员必需在汇总各修理人员提报的计划必需求时，要求做到：必需让必需求人提报的物资名称、品牌、规格型号、必需求数量、现有库存数量、要求到货时间等信息齐全、准确；
4、 应急计划：关于临时出现的紧急物资必需求〔不在周计划内的〕，必需厂长签字后方可采购，否则，采购部不予处理。各工厂每周应急订单数量不超过3条，超出3条，由工厂自行处理。
5、 加工定制物资，必需制定出准确的订单技术规格和技术要求、图纸等，不能以现场看样的方式替代物资应附带的技术规格、图纸资料；
6、 物资请购单报给采购后，由采购员统一汇总，汇总后，由采购员将物资请购单存档。