日常运行管理制度.doc

日常运行管理制度X X X X公司 数字化管理 ERP 日常运行管理制度 二000年XX月XX日 目录 一、总则 二、数字化管理操作使用管理制度 三、计算机上机操作记录制度 四、数字化管理人员管理岗位责任制制度 五、数字化管理帐务处理制度 六、数字化管理报表管理制度 七、数字化管理系统软件及硬件维护制度 八、数字化管理档案管理制度 总则 数字化管理的最终目的是利用核算手段及分析手段的现代化，实现企业管理工作的现代化，为企业管理的现代化提供基础。ERP系统是由系统 各类人员，计算机硬件系统、机房、核算软件，及各类会计信息组成的一个有机整体，为确保已建立的ERP系统的安全、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提升运行效率，加强信息系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即： 1、建立、健全各种组织控制措施，确保系统安全、正常、可靠、稳定 运行； 2、强化对已建立的信息系统的管理，提升系统的运行效率； 3、充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。依据 以上目的，并结合财政部对企业财务数字化的规定和FAS2000 ERP 系统的特别性与我公司的实际状况，制定出我公司ERP系统的管理 制度。 本制主要包括ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统 管理、人员组织管理、维护管理及档案管理等内容。 本制度由XX部负责解释说明及监督实施。 本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运行实际状况制定的，为满足本公司数字化管理发展的客观必需要应及时进行补充修改。 本制度从公布之日开始执行。 数字化管理操作使用管理制度数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现企业整体工作方式的变革和 人的解放，并定期或不定期地提供计划和控制经济过程必需要的会计信息和生产信息等，为此，为确保数字化管理正常运转并完成预定的任务，特制定数字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通过对系统运行的管理，确保系统正常运行完成预定的任务，确保系统内各类资源信息的安全与完整，只有强化使用管理才干避免非法作弊行为和企业商业秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，确保发生故障后能及时恢复，出现错误后能及时发现，及时改正，确保输出信息正确、真实。 一、机房的管理： 计算机属公司常规而又重要办公设备，应创造一个优良的运行环境，为保护计算机设备，软件与数据的安全可靠，现规定如下： 1、机房由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作 人员严禁入内； 2、坚持机房环境卫生，定期清洁每周末下午微机以及其它设备的 尘埃和赃物； 3、严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作； 4、为防止意外事故的发生，机房内杜绝一切火源，机房内所有电器设 备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装； 5、在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作人员离 开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS使用等 状况； 6、严禁在微机内安装或运行游戏盘； 7、未通过许可，不准对外服务，以防病毒传入； 8、机房无人时应加锁，确保主机安全。 二、操作使用管理： 本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，确保发生故障时能及时发现、及时改正、及时恢复，同时确保数字化管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。 1、上机运行系统的规定： 1系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统； 2非指定人员不能上机运行系统； 3上机使用注意事项见附录：上机注意事项规定； 4上机使用人员必需使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员 和系统管理人员有不可推卸的责任； 5上机人员必需按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类状况的发生，上机人员操作完毕后，必需退出系统； 6应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生； 7不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入； 8未通过批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令； 9对各应用软件word、excel等的使用，必需建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者自负后果。 2、上机使用人员使命和权限： A、系统管理员： 对整个系统的运行进行负责。 系统管理员必需依据天心财务软件的特点和本单位会计核算的实际状况建立本单位的数字化体系和核算方式。会计科目的设置必需符合会计度与本单位的核算管理要求，报表数据格式必需符合财政部门和其它有关部门的要求。 协调系统内各类人员之间的工作关系； 负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项 初始化工作。 负责确保计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好 上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。 负责作好系统运行状况的总结，提出更新软件或修改软件的必需求报 告。 B、系统维护人员： 负责系统运行中硬件和软件的维护工作： 负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作； 负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行状况； 负责系统的安装和调试工作；按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护； 系统维护人员除实施数据维护外，不同意随意打开数据库运行操作， 实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。 C、系统操作人员： 系统操作人员是指有权进入当前运行的数字化系统全部或部全功能的员。 负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。 严格按照系统规定进行操作； 负责软盘备份及归档工作； 负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作； 日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结； 月底满页可打印所有的帐簿和会计报表； 记帐凭证按规定随时打印。 D、数据录入人员： 检查专职会计人员提供的记帐凭证是否合理、合法与正确，关于违规 记帐凭证不得录入； 数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不 得擅自修改和作废。 认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复 核； 日记帐数据录入应做到日清月结。 E、数据审核人员： 负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、六数据复核岗： 1、对输入计算机凭证质量把关，确保手工凭证与机制凭证的一 致性； 2、对已录入的凭证及时复核，最迟不得超过次日复核完毕； 3、发现凭证错误，分析责任原因，通知有关岗位人员进行修改， 复核人员不得擅自修改； 4、填好上机操作及其有关事项登记表，发现问题通知有关人员 协调处理； 5、按日整理复核后的手工凭证，交数据管理员进行汇总、打印 汇总凭证； 6、复核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对审核结果负责。七数据稽核： 1、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主 管领导签字； 2、审核记帐凭证是否符合会计制度要求，借贷关系式是否平衡， 各种帐表互相之间数据是否一致，确保帐帐相符、帐表相符； 3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业 务经办人员进行协调处理； 4、每周对所有原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核，确保 录入数据正确无误； 5、稽核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对所有因人为因素造 成而未及时稽核发现的凭证问题负责。 八数据管理岗： 1、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求； 2、依据复核后的计算机凭证，按本汇总、打印、输出机制凭证 汇总表，粘贴在机制凭证上，确保机制凭证在内容、编号、 金额上的正确性。 3、对存贮在磁盘含硬盘及软盘上的会计文件、凭证、帐表 等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档； 4、依据帐务管理制度有关规定，进行及时对帐结帐、结转 下年； 5、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不 同意任何人进行非会计系统许可的任何操作； 6、注意保管、查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理 员报告并负责操作记录的整理、装订及归档； 7、按档案管理要求移交档案，填写档案移交单； 8、对本岗位负责，在档案移交单上盖章。 九档案管理岗： 1、严格按照档案管理制度要求进行日常工作； 2、对会计核算结果的历年资料要储存三份，分别存放在不同地 点； 3对购置或自制开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管， 并负责催促计算机凭证、帐薄、报表的装订归档； 4、注意查看档案移交登记表，对接收的计算机档案资料负责。 各岗位严格执行制度要求，互相协调工作，发现问题及时反 映，提出有利于数字化发展的建议，确保我公司财务数字化 向着健康有效的方向发展。 三、监督、落实 本规定由财务主管及系统管理员监督执行。 帐务系统管理制度为确保帐务系统安全、正常、可靠的运行，依据天心软件的实际要求及我公司的实际状况，特制定帐务系统管理制度。 本制度包括帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。 一、人员的组织 系统配备系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管 理员，从业务管理及财务处理流程来分，系统配备系统管理员，系统维护员，数据管理员，财务主管，主办会计，出纳，往来会计，存货 具体使命参看数字化系统岗位责任制。 二、操作管理制度 一日常事务管理 1、必需严格按照FAS2000天心企业管理软件操作流程完成各 项工作；各操作人员及财务主管须按照天心FAS2000业务流 程管理规范及日上FAS2000操作员分工操作流程规范完 成自己的工作，具体操作流程及方法可参照FAS2000天心企 业管理全能系统操作手册黄皮书。 2、必需以自己的名称、密码进入本系统，工作完毕后应及时退出 系统，以免他人利用系统进行其他操作； 3、不得将口令泄漏给他人，并定期修改自己的口令； 4、各操作员必需准确输入属于自己的工作范围内的单据内容，同 时，必需输入本系统中起主要作用的号码，如：单据号、订单 号即大号、制令单号、凭证号等。 二日常业务管理 各操作员必需按照日上FAS2000操作员分工操作流程规范中业务分工一览表中的步骤单据及主营业务操作流程来操作。 一般操作流程如下： 月初：输出上月财务报表，报税，上缴利润。 月末： 1、存货会计监督仓库盘点，将实际库存数量经过盘点处理，有误差 时调整实际库存数量及金额。 2、存货会计进行材料出库成本计算，并结转生成会计分录传递给总 帐系统。 3、出纳依据银行送来的对帐单生成银行余额调节表。 4、主办会计审核完所有的会计凭证后结转费用、成本，形成本月利 润，输出内部报表如：费用表，成本表，现金流量表等。制 作财务报表。 要求：能由系统自动生成的会计凭证不能直接存总帐中输入，一般性非主营业务的收付款在银行帐户收支单中进行处理，不能直接在总帐中输入凭证。 附录六： 业务处理工作标准 现金： 1、核对手工凭证与输入计算机凭证的正确性； 2、要求日清月结启动现金日报表，每日打印，现金日报表，核对无误后 打两份，一份上交主管负责人签字，一份自己储存，并随时接受不定期检查； 3、现金日记帐满页打印； 4、出纳员天天五点必需结帐，与库存现金核对，打印日报表； 5、出纳员应天天核查原始凭证与记帐凭证； 6、严格执行现金管理制度，库存限额按要求存储； 支票管理： 1、发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票首先按整本、分帐户一次 性录入，待支票使用时修改日期、限额及用途，使用部门及个人； 2、报帐时及时核销支票； 3、月末按部门、经办人提供未核销支票的明细，催交报销； 4、作废支票应随正式支票作为凭证的附件。 预付帐款、应付帐款、其它应付款：收付款系统 1、按制定的标准2、随时对新增单位进行目录维护，并每整理一次，每月28日前交部门目 录管理员； 3、记帐完毕后，定期每月一次对单位往来帐进行核销； 4、依据管理的必需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，提供有关数据， 常常通知公司内有关部门和人员清理债权债务 5、依据业务量大小，随时与对方单位进行核清帐目； 6、必需进行参照录入，严格控制往来单位分户； 7、属一般帐，统一打印； 预提费用、待摊费用： 严格划清业务内容，做到及时冲销预提及摊销费用。 生产成本： 1、依据设置的明细科目，按标准理适应工作的变动，进一步增进系统的功能等，必需强化对系统的维护。 系统的维护包括：维护任务、人员配备、维护人员的权限及软硬件的维护。 一、系统维护的任务： 1、实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以确保系统的正常运行； 2、在系统发生故障时，及时排除故障和恢复运行； 3、依据数字化工作实际必需要提出系统扩充报行，报财务主管； 4、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常； 5、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作； 二、人员配备： 1、配系统维护员一名，完成以上工作； 三、系统维护人员的权限： 1、系统维护只能由系统维护人员或指定的专人执行，系统其它人员不 能实施； 2、必需按规定的程序进行软件的修改操作； 3、不得进行任何未作登记的软硬件维护操作； 4、维护人员有权指正操作人员的违规操作。 四、硬件设备的维护是指对主算机硬件进行检查，修复。 一硬件设备配置 数字化管理设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算机 主机、显示器、打印机等。 二硬件设备的管理： 会计电算专用硬件设备由财务统一管理和使用，其他部门一般状况下，不得使用，确必需使用时必需经财务部负责人批准，并 确认不影响数字化管理的正常工作，操作时必需进行操作登记， 并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。 会计电算硬件设备专门用于运行帐务处理系统，报表处理系 统及其他会计事务处理软件。任何人不得用于游戏，不得用于对 外服务。 为了避免计算机染上病毒，所有软盘必需进行病毒检测，假设有病毒杀毒后才可进行其他操作。为确保硬件的安全，不得带电 拔插任何接口线路，包括打印线，显示器连线等。 三硬件设备的维护会计电算硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行，一般维护人员工作必需登记系统维护登记表即可， 大的硬件维护必需做系统维护报告，报财务负责人及系统管理员。 系统维护登记表见附录。 四硬件系统的安全与保护 1、组织操作人员对计算机，键盘和打印定期进行全面的检查，清 洗计算机和打印机。 2、为了确保计算机安全正常运行，机房应装置调温设备，以坚持 适当温度。 3、机房内不准抽烟，杜绝一切火源。为防意外事故的发生，机房 内应配备灭火设备。 4、机房内的一切电器设备必需经过用电技术管理部门同意后能 安装。 5、工作中突然停电时必需及时关掉所有电器设备的开关。 6、操作人员离开机房时应关闭所使用设备。下班时必需关闭电源 开关。 7、上机必需遵照以下顺序： 首先开UPS电源，其次开打印机、第三开显示器、第四开主机； 下机顺序相反。 五、软件的维护制度 会计软件的维护，提指确保会计软件原制定功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作。 一会计软件配置状况 按照分步实施的方针，财务部配备了天心软件。 二会计软件的维护与管理 1、由于财务部用天心公司的商品软件，程序修正和会计软件的参 数调整一般由天心公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系 统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。维护 人员实施数据更正与恢复必需作好具体记录。 2、程序修正与会计软件参数的调整手续 操作使用人员在实际工作中发现天心软件的原制定功能未能 正常现时，马上作具体记录后报告系统管理员； 系统管理员向天心公司提出程序修正和会计软件参数调整要求； 财务部在收到天心公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应 由系统管理员进安装和运行，测试后才干交操作人员使用运行。 软件维护后进行系统维护登记。 3、会计数据的修正与恢复 会计数据的修正与恢复操作必需由系统维护人员或天心公司专 职维护人员负责，其他人员均不得进行维护操作。 由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭 证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。 下述状况下只有维护人员才干实施数据的修正操作： A、未录入年初余额或年初余额未平但已记帐； B、记帐时中断； C、错误操作引起的数据错误； 一般状况下不同意实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏， 并无法修正或改换硬件设备时才干实施数据的恢复操作。 A、数据修正与恢复的程序 B、系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求； C、系统维护人员在系统管理员和会计人员的指导下修正或恢 复会计数据； D、系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后 通知操作使用人员。 4、会计科目的维护： 会计科目不得随意改动、增删，每年年底或年初，经会计主管批准后并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、 增删会计科目。确必需增删改的，必需报批准，并做相应的并帐、分 帐、撤帐等处理。 5、会计软件的升级： 应由系统管理维护人员报财务主管批准，由系统管理员组织，维护人员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。 6会计软件的管理： 财务部门在获得会计软件后必需做好多套软盘备份，并分别存放在档 案室、机房和财务人员办公室的专有铁柜内，存放在档案室的备份由档案管理员管理；存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。 运行中的会计软件必需安装在计算机硬盘上，一般状况下不得重新安装。 三、软件系统的安全与保护 操作人员运行的会计软件必需是经过编译的程序；会计数据文件存放 的子目录必需加密码。 依据软件提供的功能和工作必需要设置操作人员的操作权限和密码，操 作人员必需对自己的操作密码严格保密，不得泄露。 系统维护登记表 数字化管理档案管理制度 数字化管理档案是指存贮在磁盘硬盘和软盘或其它存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种帐簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。 数字化管理档案是ERP活动的产物，又是数字化管理活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以强化数字化管理的档案管理，是数字化企业管理工作连续进行的确保，是ERP信息管理系统内数据安全完整的确保，是数字化会计信息系统正常运行的确保。 一、档案管理的任务： 收集和整理应入档的会计资料； 保管和利用好会计档案； 遵守会计档案的储存期限。 二、档案管理制度的内容： 1、会计凭证的收集和整理： 会计凭证是会计档案的重要组成部分，是记载经济活动的书面证实，是会计核算的重要依据。对凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。 首先，要把所有应归档的会计凭证收集完全，按凭证顺序序号和本号检查是否有短缺，剔除不属于会计档案范围和不必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。 其次，与主要负责凭证打印，装订工作的数据管理员办理存档手续； 第三，依据适当厚度按本统一装订，避免装订过厚或过薄，过厚则事后翻阅不便，过薄则不好保管容易散失。为克服凭证过多堆积则规定凭证隔月装订。 第四，认真填好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查帐有关事项的最基础的索引和依据。年度和月份要写全，汇总本号要写清从第*号至第*号；是本月的第*本以及连续的第*号都要填写清楚。 2、会计帐簿的收集和整理 会计帐簿是由计算机提供的打印功能打印出总帐、明细帐、银行帐、日记帐等会计帐薄。依据数字化管理帐务处理制度保管。年度终了时，必需将一年会计帐簿都打印出来统一整理，与档案管理员办理存档手续。检查打印的会计帐簿是否按序号打印，是否有残缺，有遗漏。然后将各帐簿按照会计科目排列，加封面后装订成本。会计帐簿封面的有关内容要写全。“单位名称要写全称；“帐簿名称要写帐簿的全称，不要写科目编码；“帐簿页数要写帐的有效页数；会计主管人员和记帐员都盖章或答字。卷脊上必需写上“*年度*帐，以便储存利用。 3、会计报表的收集和整理 会计报表是指由计算机依据上级主管部门统一规定设主的格式打印出的外部报表。依据数字化管理帐务处理制度的规定，由报表管理与档案管理的人员统一收集，整理和储存。年终，将全年的会计报表与档案管理员办理存档手续。在检查无误后，按时间顺序加封面后装订成册。封面逐项写明表的名称、页数、日期等，经会计负责人审核盖章后，可归档储存。 4、数字化管理信息系统开发文档资料的收集和整理保管。由系统开发人员依据系统开发进展程度统一收集，整理并交档案管理员存档。 5、磁盘数据的收集和整理 存贮在硬盘上的会计数据必需建立软盘备份。依据数字化管理帐务处理制度的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员统一建立。备份次数由每月不得少于一次。备份的软盘与档案管理员办理存档手续。用做备份的软盘必需妥善保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒内，存放在安全、洁净、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。 二会计档案的保管和利用 1、只有计算机提供的打印功能打印出的会计凭证、会计帐簿，会计报表等核算资料，经过主管领导和系统管理员的签字或盖章认可，才干做为正式的书面档案资料储存。带有“查询字样的会计凭证，会计帐簿待会计核算资料不能做为正式的书面档案资料储存。 2、计算机打印出的会计档案发生缺损时，必需补充打印，并由操作使 用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字或盖章认可。 3、各业务经办人与档案管理员办理存档手续，必需填写档案移交登记表见附录十，以明确责任。 4、查阅已入档的会计核算资料必需填写档案查阅登记表见附录十一，不许在会计档案上做任何记录、勾划和涂改，更不能抽撤单据，违者应视情节轻重进行严正处理。 5、关于硬盘上的会计数据和做为正式档案的备份软盘上的会计数据 不 得直接进行非会计系统许可的任何操作。 6、备份的软盘在存档和查阅时，必需填写档案移交登记表和档案查阅登记表。磁盘会计数据外借使用时，只能使用备份软盘的付本，硬盘和正式备份软盘不得外借使用。 三会计档案的储存期限： 1、关于计算机打印出的会计凭证、会计帐簿和会计报表储存期限按会计档案管理办法的规定执行。 2、软盘形式的会计档案保管理期限必需在两年以上，其中：会计科 目和总帐数据包括年度和月度数据必需永久储存。明细帐、记 帐凭证及其它数据资料在两年后可依据必需要存毁。 附录十 档案移交登记表 附录十一： 查阅档案登记表