采购管理制度通用版.doc

采购管理制度通用版
第一章　总则
第一条　为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，强化公司物资采购的监督管理，特制定本制度。
第二条　本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。
第三条　公司的采购部门或采购人员应当依据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。
第二章　采购流程
第四条　请购的提出
1、生管部物控员依物料必需要状况、库存数量、请购前置期等要求，每月____日前开立下月的所必需物料《请购单》，包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳作保护用品、各种日常耗材等；
2、其它各部门所必需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》；
3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、必需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；
4、《请购单》一联自存，二联送交采购部，三联交财务部；
5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份《请购单》内；
6、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明紧急字样。
第五条　请购核准权限
1、生产所必需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者，由生产副总核准，超过此数额的，由总经理核准；
2、车间必需购买的机修配件、零件，价值在1000元以下的由车间主任填写材料请购单报生管部，价值在1000-0元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部，由生管部汇总后报采购部；价值在0元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。
3、常用办公用品及物业所必需物品请购，由办公室填报《请购单》，办公室主任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。
第六条　请购的撤消
1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因必需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。
2、采购部门接获通知后，马上停止采购。
3、如遇特别状况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。
第七条　采购方式依据本公司实际状况，公司物料采购采纳以下三种方式：
1、集中采购公司通用性大宗物料〔水泥〕，以集中采购较为有利，依按时或定量之计划进行采购；
2、合约采购公司常常使用之物料〔承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等〕，采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依按时或定量之方式进行采购；
3、一般采购除
1、2以外之零星物料，采纳随必需求而采购之方式。
第八条　询价、议价
1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；
2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特别状况，不受前条所限；
3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；
4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；
5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；
6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；
7、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。
第九条　议价原则遇以下状况时，采购部应及时与供应商量价：
1、市场价格下跌或有下跌趋势时；
2、采购频率显然增加时；
3、本次采购数量大于前次时；
4、本次报价偏高时；
5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；
6、其他有利于公司条件时
第十条　定价核准
1、采购人员询价、议价完成后，填写《采购询价、议价单》〔对内使用〕，随附各供应商回传的《采购询价单》〔对外使用〕，必要时附上书面说明，呈采购部经理审核；采购部经理审核时，认为必需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商量价。
2、单笔采购金额在1万元以下的采购订单，价格由采购部经理核准，确定供应商；超过1万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。
3、采纳集中采购方式采购的供应商确定，必需呈送总经理核准。
第十一条　定购作业
1、采购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购销合同》形式向供应商定购物料，并以 形式签字确认。
2、假设属一份定购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。
3、采购人员应控制物料定购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第十二条　验收与付款
1、依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。
第三章　采购物品之品质管理
第十三条　采购品质文件资料要求物料定购前，本公司应提供以下文件资料，或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定：
1、定购物料之规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验规范、标准或适用规格。
4、所必需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。
第十四条　合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均必需向合格供应商定购。合格供应商一般要求符合以下条件：
1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、类似物料以往采购之优良记录。
第十五条　品质确保之协定物料采购，应由供应商承负品质确保之责任，并在定购前明确，本公司要求供应商承诺以下品质确保：
1、供应商品质管理体系必需符合本公司指定之品质确保系统、如9000等。
2、供应商应确保产品制造过程的必要控制与检测。
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
4、接受本公司必要之供应商调查。
5、确保对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承当与赔付。
第十六条　进货验收之规定供应商提供之物料，必需经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括以下几项：
1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。
2、处理短损依据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔；
3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；
第十七条　品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等状况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：
1、处臵依据以双方事先约定之品质标准作为处臵依据，并于《购销合同》上具体说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。
2、采购物料退货与索赔
〔1〕拟退回之采购物料应由仓管员盘点整理后，通知采购部。
〔2〕采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
〔3〕现货供应之退货，要求供应商改换合格之物料。
〔4〕订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
〔5〕确属无法修复或供应商技术能力不够时，可取消订单，另觅供应商。
〔6〕退货情形依定购合约条款办理扣款或索赔。
〔7〕双方事前没有明确定购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
〔1〕供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
〔2〕破损短少情形，由供应商补足合格物料，假设由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。
〔3〕因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。
〔4〕其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。
第XX　采购交期管理
第十八条　采购交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必必需的物料，以确保生产并达成合理生产成本之目标。
第十九条　依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以催促供应商提升交期达成率。
第二十条　对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实状况。
第五章　付款方式
第二十一条　付款方式
1、由采购部依据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收单、《入库单》，向财务部请款。
2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特别状况必需经总经理批准。
第六章　采购人员工作使命
第二十二条　对短缺物资，采购员要征求使用单位看法，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。
第二十三条　采购人员必需按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承当经济责任。
第二十四条　对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应看法方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。
第二十五条　物资采购人员必需牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，保持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，确保公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
第二十六条　采购人员必需遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自定购和盲目进货。
第二十七条　采购人员必需做到清廉自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必需在____日之内上交。
第二十八条　采购人员必需树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
第二十九条　为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必需常常自觉学习业务知识，提升业务工作的能力，以确保及时、保质、保量地做好物资供应工作。
第三十条　售后服务：关于采购物资，采购部在签定购买合同时，要明确服务约定。
1、采购物资在投用前必需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。
2、关于在使用过程中〔保质期内、正常使用条件下〕出现的质量问题，由采购部在规按时间内协调解决。
第七章　附则
第三十一条　本制度由综合办公室负责解释。
第三十二条　本制度自总经理办公会议通过之日起实施。