变电所文件管理制度.docx

变电所文件管理制度
1. 目的:为加强文件管理工作，使文件在生产过程中有效实施,确保生产过程可控和文件的充分适宜有效性，特制定本制度
2. 适用范围:适用于与供电车间有关的所有文件的控制
3. 职责：
3.1车间文件管理员负责管理车间所有文件,对文件的版本发放变更作废等管理活动负责
3.2各班段工程师技术员）根据生产过程负责编制本班段三级文件，对文件的正确性全面性负责
3.3各班段段长负责评审监督 考核本班段三级文件的执行
3.4车间分管主任负责检查分管班段文件的充分性适宜性有效性
4. 文件的编制审核批准：
4.1文件编制
4.1.1各班段工程师技术员）负责本班段所有相关文件的编制工作，做到每个生产过程有文件支持段长组织本段工作负责人有经验的工人评审制定的文件
4.1.2安检员负责安全管理文件的编制工作
4.1.3工会主席负责办公类文件的编制工作
4.2文件的审核：
车间主任负责生产技术安全方面文件的审核签字
4.3文件的批准:
4.3.1编制审核完的文件上报公司主管副经理或副总工程师批准后执行
4.3.2车间制定的四级文件由各段工程师技术员）编制，分管主任审核，上报车间主任批准后执行
5. 文件的标识：
5.1车间级文件编号:SDRUCGD-［文件批准发布年号］-文件序号
5.2班组级文件编号：
SDRL-JCGD-X5本（班段拼音开头字母代码）-［文件批准发布年号］-文件序号
6. 文件的发放使用及保管
6.1车间及各班段（所）的文件管理严格按公司《管理手册》《文件控制程序》
及车间制定的《文件管理制度》执行
6.1.1车间及班段所）受控文件清单填写规范无空项，并经责任人签字
6.1.2车间及班段所）纸版文件资料柜统一管理,电子版文件保存在车间及班段所）OAwang指定位置，落实责任人
6.1.3车间及班段所）修改文件:文件作局部文字更改及需大幅修订时,应按新文件重新报批，报批后一周内工程技术人员组织段所）学习,段所）长考核并有考核记录
6.1.4车间及班段所）新增加文件报批后一周内工程技术人员组织段所）学习,段所）长考核并有考核记录
6.1.5车间及班段所）应是最新版本的受控文件清单
6.2车间的党政文件及外来文件的接收与传阅由工会主席填写《收文登记簿》,车间内部文件由文件管理员负责发放回收文本形式的文件发放要填写《发文登记表》，记录发放人员名单;电子版形式的文件在上传公司OA办公wang时，先填写《发文登记表》，记录发放人员名单，再通过电话确认记录收文人姓名电子版文件由文件管理员加密上传到OAwang,不能随意改动收到文件的班组填写《收文登记簿》，有宣贯记录
6.3各类外来文件包括法律 法规及其他要求）都须加盖红色”受控”印章，填写《发文登记簿》和《收文登记簿》并保存
6.4上述文件如需打印,可由文件管理员填写《文件打印复印速印审批单》，经部门单位）负责人批准打印后发放，做好发放记录,由领取人签字
6.5公司内部使用的体系文件都属受控文件，在发放受控文件时应加盖”受控"印章,
纸版文件发放应注明分发号
6.6受控文件不得随意自行复印如需要时，使用者经车间主任批准后，向车间技术组文件管理员领用
6.7文件因破损严重而影响使用时,使用者应到车间办理文件更换手续，换发的文件可使用原文件的分发号
6. 8各段工程师技术员）每半年识别法律 法规和其他要求，并对其适用性进行评审，填评审记录新增更换的法规和其他要求上报车间技术主任文件管理
员,文件管理员变更车间法律法规清单
7. 文件的更改：
7.1文件需要更改时，由各段工程师技术员）说明更改原因后报车间文件管理员，由文件管理员填写《文件更改通知单》方可执行
7.2文件作局部文字更改时，应将被修改文字或数据用双线划去;并在临近适当的位置标明修改内容，修改者批准人及批准年 月 日
7.3当文件需大幅修订时，应予以换页或换版原页或原版文件作废，换发新页或新版本
7. 4文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理，当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时,收回旧页或旧版文件
8文件的作废
8. 1文件作废时，文件管理员应按原《发文登记薄》名录逐一收回，电子版文件由文件管理员统一删除，更新后的电子版文件由车间文件管理员上传至OAwang，做发文登记，班组做好收文记录，以防止误用
8.2作废纸版文件销毁时应经系统领导批准并填写《文件回收销毁记录》后方可销毁
作废保留文件由文件管理员在《作废文件留用记录》中注明，系统领导批准后，由文件管理员加盖”作废保留”印章后归档
8. 3作业现场不准保存”作废”的文件
9文件的借阅：
各类文件的借阅应由借阅人填写《文件借阅记录》由文件管理员签字付出,归还时需经双方签字确认文件的借阅时间最多为7天，如因需要延长应再叙借
10文件定期评审：
10.1文件管理员负责每年11月1日一12月30日期间,督促车间对车间级三级文件评审一次,各班段负责评审本班段使用的各类三级文件）必要时进行修订文件评审的记录由文件管理员负责保存
10.2各班段技术员负责每年11月1日一12月30日期间，评审本班段使用的各类三级文件，必要时进行修订 文件评审的记录由本班段负责保存
11考核办法
11.1主任分管主任每季对车间及各班段所）进行一次文件管理检查注:标准化检查中进行）
11.2《收文记录簿》中少记漏记错记一处各扣1分
11.3在次月复检中仍未按管理制度整改的一处扣5分
11.4各班段段长在实际工作中和年末对职工掌握的三级文件情况进行考核,有考核记录