2022国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案.docx

2022国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）
盗传必究
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共io分）
1. 文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？（）
A. 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
2. 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（）
A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
B. 必要时可形成文字材料，照本宣科
C. 不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D. 重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
3. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）。
A. 国名、地址、部门、姓名
B. 姓名、地址、部门、国名
C. 姓名、部门、地址、国名
D. 姓名、国名、部门、地址
4. 以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（）
A. 按收件人姓名分拣
B. 按收件部门名称分拣
C. 按私人公务标准分拣
D. 按邮件重要性分拣
5. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（）o
A. 加入自己的主观意见
B. 不记录议题
C. 与发言者用词不一致但意思完全一致
D. 对所记内容作评论
6. 文秘人员在差旅结束后，应该（）o
A. 给未出差的单位领导分送出差地特产
B. 整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜
C. 休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳
D. 把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书而材料，存档备案
7. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？（）
A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认
B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知
C. 对方越忙越必须早一点联络
D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
8. 当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应（）。
A. 向上司报告
B. 送礼
C. 写信
D. 查证消息的可靠性
9. 接受忠告的反应应该是（）o
A. 以烦躁的心情倾听
B. 尽量把责任推给别人
C. 应辩解说：“那是因为……”
D. 切勿感情用事
10. 无纸化办公过程中，应该（）o
A. 对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动
B. 不承认电子签名的合法性
C. 把有存档价值的电子文件加密保存在硬盘中，无需制成硬拷贝或制成缩微品
D. 通过网络传输的文件，必须是没有密级的
二、判断题（正确划“"”，错误划“X ”，每小题1分.共10分）
11. 办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。（X ）
12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。（X ）
13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。
（V ）
14. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（X ）
15. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。（V ）
16. 涉外礼仪中以右为尊。（V ）
17. 公文行文时越级行文是普遍现象。（X ）
18. 上行发文的主送机关必须为上级机关，丽不是上级领导个人。（V ）
19. 电子文档不存在销毁问题。（X ）
20. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。（V ）
三、 简答题（每小题10分，共20分）
21. 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）
（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
（5分）
22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）
（2） 查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）
（3） 查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）
（4） 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）
（5）查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）
四、 设计囊（本题共30分）
23 .设计一份电话记录表
答案：
电话记聚衰
来电入
姓名t 隼位部门:
职务, 电岳号码,
来电时同
年 月 日 时 分
通话地点
来电人地点,
受话人Kfc点C
通活景点
1.
2.
3.
第束时间
年 月 日 W 分
姓理奏点
1.交由 进行处理
Z请 尽快回电
3.约定 再来电话
蛆录人

五、案例分析履（本题共30分）
24.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12 日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封；一 个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正 好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加 定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一 定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆 开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小 王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在 前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主 动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？
答：（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；（6分）
（2） 把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；（4分）
（3） 12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；（4分）
（4） 在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目；（4分）
（5） 发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人 联系；（4分）
（6） 没有订购的东西不能签收；（4分）
（7） 在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上而签字，并保存 好。（4分）