2022国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案.docx

2022国家开放大学电大专科办公室管理期末试题及答案（试卷号2180）盗传必究一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题1分，共io分）1. 文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？（）A. 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密2. 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（）A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B. 必要时可形成文字材料，照本宣科C. 不可在普通电话普通函件里传达有秘密内容的指示D. 重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记3. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）。A. 国名、地址、部门、姓名B. 姓名、地址、部门、国名C. 姓名、部门、地址、国名D. 姓名、国名、部门、地址4. 以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（）A. 按收件人姓名分拣B. 按收件部门名称分拣C. 按私人公务标准分拣D. 按邮件重要性分拣5. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（）oA. 加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致D. 对所记内容作评论6. 文秘人员在差旅结束后，应该（）oA. 给未出差的单位领导分送出差地特产B. 整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜C. 休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳D. 把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书而材料，存档备案7. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？（）A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C. 对方越忙越必须早一点联络D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会8. 当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应（）。A. 向上司报告B. 送礼C. 写信D. 查证消息的可靠性9. 接受忠告的反应应该是（）oA. 以烦躁的心情倾听B. 尽量把责任推给别人C. 应辩解说：“那是因为”D. 切勿感情用事10. 无纸化办公过程中，应该（）oA. 对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动B. 不承认电子签名的合法性C. 把有存档价值的电子文件加密保存在硬盘中，无需制成硬拷贝或制成缩微品D. 通过网络传输的文件，必须是没有密级的二、判断题（正确划“”，错误划“X ”，每小题1分.共10分）11. 办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。（X ）12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。（X ）13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。（V ）14. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（X ）15. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。（V ）16. 涉外礼仪中以右为尊。（V ）17. 公文行文时越级行文是普遍现象。（X ）18. 上行发文的主送机关必须为上级机关，丽不是上级领导个人。（V ）19. 电子文档不存在销毁问题。（X ）20. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。（V ）三、简答题（每小题10分，共20分）21. 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分）22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）（2）查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）（5）查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）四、设计囊（本题共30分）23 .设计一份电话记录表答案：电话记聚衰来电入姓名t隼位部门:职务,电岳号码,来电时同年月日时分通话地点来电人地点,受话人Kfc点C通活景点1. 2. 3. 第束时间年月日W分姓理奏点1.交由进行处理Z请尽快回电3.约定再来电话蛆录人五、案例分析履（本题共30分）24.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12 日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封；一 个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正 好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加 定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一 定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆 开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小 王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在 前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主 动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？答：（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；（6分）（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；（4分）（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；（4分）（4）在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目；（4分）（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人 联系；（4分）（6）没有订购的东西不能签收；（4分）（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上而签字，并保存 好。（4分）