公司文件管理制度(2篇).docx

公司文件管理制度
第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项
工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、
企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条、公文的签收
1、 凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘
书均需注意检查封和邮戳。对开和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开和
国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、 对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对
”核定，如果其中一项不对，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文
号。
第四条、公文的阅批与分转
1、 凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重
要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般
应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、 一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，
应同主办部门联系后再分转处理。
3、 为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关
系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
风险提示：
实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有
义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，
以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。由于商
业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为
束手无策。企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的
存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便
于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。
第五条、文件的传阅与催办
1、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、
宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外
泄露内容。
2、 阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文
件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意
见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工
作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、 文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、 行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立
即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并
征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便
条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人
不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催
办检查工作。
四、 文件的立卷与归档
第九条、文件的归档范围
凡下列文件统一由行政秘书归档：
1、 企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作
总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。
2、 各种专业例会记录。
3、 企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录
等。
4、 有保存价值的客户资料及处理结果。
5、 企业日志和大事记。
第十条、立卷要求
1、 文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归
档。
2、 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文
件、材料的完整性。
3、 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成
的文件材料，要及时立卷归档。
五、 文件的销毁
第^一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造
册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条、本制度解释权归行政部。
第十三条、本制度自公布之日起执行。
风险提示：
企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的“法律”，但
是并非制定的任何规章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法
律效力。劳动争议纠纷案件中，工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报
名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳
动者工作年限等都由企业举证，所以企业制定和完善相关规章制度的时候，应该
注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举
证不能的后果。
公司文件管理制度（二）
（一）总则
第一条范围
本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本
制度补齐有关手续。
第二条定义
本制度所指文书，包括以下内容：
1. 高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目。年个人总结
2. 部门会议文书与转阅文件。
3. 合同书、证券、证书和劳动协议书。
4. 志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。
5. 收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。
6. 往来书信、电报、任命书、意见书。
7. 各种报告、各种统计表。
其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。
第三条类别划分
上述文书按 程度、可划分为以下几类：
1. 文书
(1) 绝密。
(2) 。
(3) 保密。
2. 普通文书，即 文书以外的文书。
3. 其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或
复印誊写物品的。
第四条适用原则
(二) 文书的收发
第五条收发
到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文
书按下列原则处置或送发：
1. 普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注
明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书
保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及
特别事项的文书，可以简化登记手续。
2. 绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。
第六条制度时间外的处理
1. 值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文
书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其
指示处理。.fo er.
2. 所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早
晨转交收发室。
第七条收发决定
所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与
指示。
第八条设立信使
在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书；因此，在文
书档案室设一名信使，来回传递各类文书。
（三）文书的处理
第九条处理原则
文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。
第十条成文原则
凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必
须事后追忆，形成“备忘录”。
第十一条特例
对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需
要事后将处理结果的要点记录下来即可。
第十二条处理手续
领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。
1. 凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级向
上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书
中涉及的有关事项。
2. 如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后
达成一致意见再行事。
3. 在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供
配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。
4. 如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听
取其他部门的处理意见。
第十三条防止拖延
文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理
延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。
第十四条重要文书的保管
机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以
严格保管。
文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容
易发现的醒目位置。
（四）文书的制作
第十五条用纸的规格
制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用规格。
第十六条字句
文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词
句。
第十七条文体
全部文书一律采用书面文体。
第十八条复印
绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，
必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。
第十九条署名
在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除
外。
1. 代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报
告，全部署名“董事会代表”。
2. 对外广告及宣传，采用公司名称。
3. 除此之外的文书，署上相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。
不重要的文书，只需署上经办人姓名。