公司资料室管理规定.doc

公司资料室管理规定

第一条 制定目的
为强化对资料室资料的有效管理，提升研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的了解，特制订此规定。

第二条 适用范围
本规定适用于本公司全体员工。

第三条 管理机构及其使命
1．资料室的资料一律由_____部统管。
2．_____部设资料室，并由_____主任具体负责对资料的管理工作。
3．_____主任委员在移交工作时，必需提供资料目录，并以文书形式移交。

第四条 资料的分类
本规定所称资料，一般分为以下几类：
1．图书资料〔即单行本、辞书等〕；
2．定期刊物〔报刊、杂志等〕；
3．文书资料〔手册、目录、专利资料、报告等〕；
4．视听声像资料〔照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等〕。
5．公司内部资料原则上按文书档案管理条例进行管理，文书档案管理条例规定外的事项，按本规定执行。

第五条 具体管理流程
一、购买资料
1．购买资料原则上应按以下程序进行：
在希望购买资料时，首先填写_____申请书，经_____审批后，提交_____主任；再由_____主任委员决定、发出定购单；
_____主任委员在受理“_____申请书〞之后，把受理要点填写在“_____簿〞中。
2．在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应马上通知_____主任。
二、购进资料后的处理
1．编号_____资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号。
2．通知_____资料购进并编号后，由_____发出通知，告知申请购买者。
3．保管_____编号后的新进资料，原则上必需在资料室中保管_____个月。
三、购买注意事项
1．把握购买开支
资料室的资料员应常常就资料购买的状况，尤其是开动金额状况，做出统计；并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向_____主任做出报告，以便于_____主任委员把握资料购买的开支状况。
2．购买费的分配
_____主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例；如果超支，马上经_____向_____提出报告，按_____指示办理。
四、资料的借阅
1．资料的阅读
〔1〕资料在原则上不得外借，只同意在阅览室中阅览；
〔2〕在阅览室进行阅读者，必需在“_____表〞上填写阅读者姓名、所在部门，以及怕阅览资料名称；
〔3〕上班时间阅读资料，必需经_____同意。
2．资料的借出
〔1〕手续
A、员工如果业务工作上必需要，可以申请借出资料，但必需填写“_____卡〞，在借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。
B、资料保管员必需在“_____簿〞上做好登记，并且常常检查借还状况。
C、员工借阅完毕后，应及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“_____卡〞退还借阅者本人。
〔2〕期限
A、一般资料借出期限为_____周。期限一满，应马上归还给资料室。
B、业务上的常备资料，借出期限为_____个月。如有必要，还可以按借出规定，办理手续，予以续借。
〔3〕注意事项
A、必需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。
B、资料室借入的资料，不得转借。
3．借阅时间
资料借阅时间为每日上午_____点至下午_____点〔节假日不休息日〕。

第六条 资料室环境管理
资料室要做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，必需常常清扫，坚持清洁卫生。

第七条 附则
本规定经_____核准后实施，增设修订亦同。
本规定最终解释权归_____。