采购员基础知识(培训资料)-供应商管理、采购跟催方法.doc

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采购员基础知识

采购，不就是拿钱去卖东西嘛！所以有人觉得采购员是最好做的职业了。其实如何拿最少的钱买到最合适的东西却是最难的。
本次培训我们就从采购员的工作使命和范围出发，以采购事务为基准，阐述各项采购事务的程序、方法、技巧。
我们这次的重点简述以下内容：
1、 采购员的岗位认知；
2、 采购基本知识；
3、 供应商的选择与开发；
4、 采购洽谈与签约；
5、 合计库存的定购；
6、 采购跟催与接收。
采购员的岗位认知
介绍采购员的岗位责任、任职要求及素养要求，让采购人员对自己的工作责任与范围有一个全面的认知，并能对比 要求，有目的的提升自己。
采购员岗位使命：
采购的任务是确保企业生产所必需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质、价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效，不会因采购不适而造成机器、厂房闲置，作业人员停工待料，生产中断等企业蒙受损失的现象。而要达到以上任务，采购员必需明了自己的使命。
1、收集采购信息
① 充分了解请购材料的品名，规格；
② 调查市场行情；
③ 收集有关生产厂家的资料；
④ 收集有关替代品的资料；
⑤ 收集有关品质及其他方面的资料；
⑥ 核定资金预算。
2、询价
①选择询价对象；
②询问价格；
③整理报价资料；
④选择议价对象。
3、 比价、议价
① 经成本分析后，研究拟定底价，设定议价目标；
② 决定采购条件〔向厂商具体说明品名、规格、品质要求、数 量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等〕。
③ 其他厂商价格是否较低；
④ 合计价格上涨下跌的因素；
⑤ 估算运费、保险费及关税；
⑥ 核应付款条件；
⑦ 比较交货期限。
4、 评估
① 同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价；
② 是否为信誉优良的的生产厂家；
③ 是否有必要办理售后服务；
④ 厂商供应能力是否能按期交货和品质是否有确保；
⑤ 是否有必要开发其他厂商或外购。
5、 索样
① 索取样品；
② 整理检验结果进行比较。
6、 决定
① 选择适当的供应商；
② 前采购合同；
7、 请购
① 按物料计划请购物料数量与交期；
② 请购单上应具体注明与供应商量定的卖价条件；
③ 分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表；
8、定购
①顶购单函或 至供应厂商；
②再向厂商确定价格、品质、交货期限要求；
9、协调与沟通
①对能否达到交期，供应商要及时回复采购；
②不能达到者及时协调联系，确定一个合适的交货期；
10催交
① 无法在约定日期交货时联系请购部门〔物料控制部〕并进行交期异常控制；
② 已逾期交货者应加紧催交；
③ 催促收料部门签交收料单；
④ 控制长期合同的交货。
11、进货验收
①进货的品质验收；
②进货的数量验收；
12、清理付款
①核对各种手续是否完备；
②发票抬头与内容是否相符；
④ 发票金额与请购单价是否相同；
⑤ 是否必需要扣款。
采购人员职业要求
1、从事采购作业的人员，应该以最高的效率和合理的最低总成本来完成采购任务，因此要做到：
2、 遵纪遵守法律，遵章守纪。采购人员执行作业时，必需把国家法律，企业规章制度作为其行为准则。
3、 采购人员要努力成为采购、谈判和品质管理方面的多面手，同时要了解企业的产品，生产流程、物料的技术要求，充分运用其创造力、想象力及机智，出色完成采购任务；
4、 采购人员要洁身自好、清廉奉公、自觉第抵制任何损害企业利益，违反法律的不当行为；
5、 采购人员要努力学习，善于总结，不断提升自身的政治素养和业务能力；
采购人员在和供应商打交道的过程中，要注意以下几点：
1、 建立优良的伙伴关系，诚信是处事的第一原则；
2、 树立优良的办事作风，注意维护企业形象；
3、 在各种交易中，要维护企业的利益，并信守既定政策的执行；
4、 在不伤害企业的尊严与利益的前提下，接受同事的有利劝告及指导；
5、 公正无私，让每一分钱都能发挥最大的效用，获得最大价值；
6、 诚实的执行采购工作，揭穿各种商业作弊，拒绝接受任何贿赂；
7、 互相尊重，建立优良的商业信誉；
8、 同行履行其使命时发生违纪行为时，应及时给予忠告。
采购员素养要求
1、产品知识
无论是采购哪一种物料或商品，都必需要对其所采购的物品有基本的熟悉，所以就一定要具有较全面的产品知识，必需努力的学习才干适应这个岗位的必需要，才干把采购工作做好。
2、成本意识
采购是构成生产成本的主要部分，因此采购人员必需具有成本意识，会精打细算，不可大而化之，要具有成本效益观念，所谓“一分钱一分货〞，不可花冤枉钱，
3、猜测能力
在动态的经济环境下，物品的采购价格与供应数量常常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，分析、推断货源是否充足，再与供应商接触。从物品原材料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度是多少，
4、 表达能力
采购人员无论用语言或文字与供应商沟通，必需能正确，清楚表达所欲采购的各种条件，例如：规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免产生误解。
5、沟通协调能力
由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，要使采购业务能顺利进行，除了采购人员的努力外，还必需要企业内部各相关部门的密切配合，采购人员必需具备优良的人际关系与协调能力。采购部门与管理部门、营销部门、生产部门、品管部门、生产现场、财务部门、技术部门、仓储部门等都有联系。
6、信息能力
很多企业因为对市场的调查、信息了解不够，使采购业务处理的不好，通过以下方法有效的获得市场的咨信：
① 关于物料价格信息的获取，要懂得利用价值分析，成本分析与统计分析等技术
② 关于供应商信息的获取，要懂得资讯调查方法和技巧；
③ 关于主要物料信息的取得，要懂得生产技术知识和生产流程；
④ 关于新产品所必需物料性能的取得，要懂得相关的科技知识，假设对此原料的性能缺乏了解，常常会导致错误采购；
⑤ 市场行情的信息，要懂得运输、保险、包装、汇率等知识；
7、自控能力
采购人员所处理的订单与钞票并无太大差异，因此不免被唯利是图的供应商包围，所以一定要有自控能力，才干正确的处理与供应商的关系。
① 当与供应商进行谈判的时候，必需将所有的价格、条款、条件、和协议建立在洽当的业务谈判之上；
② 在靠公司支付费用的时候，不能对任何人表现出喜好和偏好；
③ 不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何的恩惠；
④ 不管从道德意义还是法律意义来说，接受回扣是一种犯罪，这是在公司中自毁前程的最快方式；
⑤ 接受个人采购中的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不管是给你的还是给你家庭中的任何人，旅游、娱乐或者任何形式的特别合计也是如此，不管你是否请求了这些恩惠，
⑥ 必需拒绝恩惠，并返还礼物，还要做到愉快而且圆滑。
采购基本知识；
1、采购的定义与要求
①狭义的定义：就是相当于进货
②广义的定义：采购着不仅是取得必需要的原料与物质的行为及其应负的使命，并包括有关物资及供应来源计划、安排、决策、以及研究与选择，以确保正确的交货的追查，及验收的数量与品质的检验。
2、采购的作用
①提升质量：通过不断改善采购过程以及强化对供应商的管理，提升原材料的质量
②控制成本，采购成本的凹凸是衡量采购是否成功的重要指标，在采购过程中必需控制和减少包括以直接采购成本和间接成本为主的采购相关成本，
③建立供应配套体系：企业的采购任务还包括建立可靠最优的供应配套体系，一方面要减少供应商的数量，使采购活动尽量的集中，降低采购成本，另一方面要避免依赖独家供应商，防止供应商借助把持，从而提升价格。
④与供应商建立合作关系：企业采购还有一个重要的任务是利用供应商的专业优势，让其积极参加产品的开发或过程开发，这样一来，供应商就纳进企业的自身经营中了；
⑤树立企业形象：企业还要通过采购工作建立和维护企业的优良形象，因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业形象，因此采购部门必需以优良的态度发展企业同供应商之间的关系。
⑥信息管理：企业采购还有管理，控制与采购相关的文件和信息的任务，从采购管理的角度来讲，其他的使命还有制定并实施采购的方针、政策、目标及改善计划，并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可，考核及评估体系，展开采购体系的自我评估。
3、采购的基本原则(5R)
①、适时：在生产类企业，较为流行采购理论是基于零库存和及时供给理论，也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下，大量减少库存的持有量。
②、适质：一个优秀的采购员，应该是精明的商人和合格的品质管理人员这样一个双重角色；一方面采购人员要以最便宜的价格购买到企业生产所必需要的最正确品质的物料；另一方面采购员要不断地去推动那些长期合作的供应商们去完善品质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。
③、适量：物料采购，是一次采购还是分批采购，采购人员要对生产必需求、物料损耗、搬运和仓储费用等进行仔细的计算，来制定严密的采购计划，最终确定究竟采纳那一种采购方式。
④、适价：造价是指采购物料在满足数量、质量、时机的前提下，支付最合理的价格，就是在适当价格这一前提下，付出的原材料采购成本，能使公司的产品立于有利的竞争地位，并维持物料买卖双方共赢的前提下，使用材料源源不断的供应公司的生产。
⑤、适地：通过对物料的数量、品种、价格的选择后，很重要的一项是供应商确实定，这直接影响最终的物料交货地点和交货时间，通常企业会利用“群集效应〞和“JIT(及时制生产方式)〞理论，同时合计沟通方便，处理事务便利，降低采购成本等方面综合合计选择最正确的供应商，最正确的供货地点。
4、采购的方式：
①、报价采购：所谓报价采购是指拟购置货品时，先寻找理想的供应商，或货源，再向其询价寄上报价定购函，请其寄上报价单或正式报价；
②、招标采购：招标采购又称公开竞标，它是现行采购方法常见的一种，这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为；
③、议价采购：议价采购是针对某项采购物品、品牌物料，以不公开方式与厂商各别进行洽购并议订价格的一种采购方式；
④、现场估价采购：现场估价采购指买卖双方当面估价的采购方式，其方法是从数家供应商取得估价单，然后双方面洽谈其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合同合约。
5、采购工作流程
①、接受采购任务；
②、制定采购计划；
③、提出采购要求；
④、选择供应商；
⑤、谈判与签订合同；
⑥、定购和发出订单；
⑦、运输进货及进货控制；
⑧、验收入货；
⑨付款并结清票据。
供应商的选择与开发：
1、 寻找供应商的途径：
①、 利用现有的资料；
②、 公开征求的方式；
③、 通过同行业介绍；
④、 阅读专业刊物；
⑤、 协会或采购专业顾问公司；
⑥、 参加产品展示会；
⑦、 上搜索引擎；
⑧、 上行业网站；
2、 初步供应商调查
① 调查的目的：调查是为了了解供应商的一般状况，为选择供应商做好准备；
② 调查的方法：调查方法一般采纳访问法，可以把调查的资料输入资料库，进行统计汇总和分析，供应商分析的主要内容包括产品品种、规格、质量、运输条件及企业规模，技术能力、管理水平、信誉度等；
③ 初步供应商的资料：一般而言，初步供应商要提供以下资料：
A、 公司慨况；
B、 公司组织架构；
C、 产品介绍；
D、 各种品质资质证实；
E、 QC工程图；
F、 供应商品质确保所使用的工具；
G、 生产与检修设备一览表；
H、 产能报告。
3、 资源市场调查：资源市场调查的内容不仅是供应商调查，还包括资源市场规模、容量、性质以及管理制度、法律制度、经济环境和政治制度等；
4、 深入供应商调查：对准备选择为合作伙伴的供应商进行更加深入仔细的视察活动，包括：供应商生产线、生产设备、质量检验和管理部门进行调查，重点视察生产工艺设备、质量确保体系和管理水平；
5、 供应商的选择：合格供应商的标准：
① 、优秀的企业领导；
② 、高素养管理人员；
③ 、稳定的员工群体；
④ 、优良的机器设备；
⑤ 、优良的技术；
⑥ 、优良的管理制度。
6、 对供应商进行分析：供应商的价格、品质、信誉、过去与该供应商的交往经验售后服务等进行视察和评估；
7、 防止供应商的把持。
采购洽谈与签约：
1、 采购谈判的内容：
①、 商品的品质条件；
②、 商品的价格条件；
③、 商品的数量条件；
④、 商品的包装条件；
⑤、 商品的交货条件；
⑥、 货运的保险条件；
⑦、 货款的支付条件；
⑧、 检验、索赔、不可抗力和仲载条件。
2、 采购谈判的程序：询盘→发盘→还盘→接受→签订合同。
① 询盘：是交易双方为出售或购买某项商品而向交易的另一方询问该商品的各项条件；
② 发盘：就是交易一方为出售或购买某种商品，而向交易的另一方提出买卖该商品的各种交易条件，并表示愿意按这些交易条件订立合同；
③ 还盘：是指受盘人在接到发盘后，对发盘内容不同意或不完全同意，反过来向发盘人提出变更内容或建议的表示；
④ 接受：是交易的一方在接受另一方的发盘后，表示同意，接受在法律上称为承诺，一项要约〔发盘〕经受约人有效的承诺〔接受〕，合同才干成立；
3、 采购谈判准备工作：
①、收集采购谈判资料：
A、采购必需求；
B、调查资源市场；
C、收集对方信息；
D、整理与分析资料；
②、制定采购谈判方案：
A、 确定采购谈判目标；
B、 安排采购谈判议程；
C、 制定谈判备案方案；
③、选择采购谈判队伍：依据谈判内容、重要性和难易程度和谈判对手的具体组织状况组织谈判队伍；
⑤ 谈判人员的分工合作：确定主谈和辅谈，主谈和辅谈在谈判的过程中并不是各行其是，而是在主谈人员的指挥下，互相密切配合；
4、 确定谈判地点：地点的选择有三种状况：A、在己方；B、在对方；C、在双方之外的第三方；
5、 模拟谈判：为了提升效率，使谈判方案、计划等准备工作更加严密，使谈判更具针对性，在谈判准备工作完成后，进行模拟谈判。
6、 采购洽谈技巧：谈判要讲究技巧，应注意以下方面：
① 、入题技巧：迂回入题、先谈一般原则，后谈细节、先谈细节，后谈原则、从具体议题入手等；
② 、阐述技巧：开场阐述、让对方先谈、坦诚相见、正确使用语言；
③ 、提问与答复技巧：包括提问技巧和答复技巧；
④ 、说服技巧：了解说服的步骤、明确说服的要点、说服注意事项；
⑤ 、价格谈判技巧：A、行事前有针对性的谋策和规划、B、机智灵 活的应对；
7、 采购合约的作用：
①、 作为买卖双方以后履行条款的依据；
②、 万一买卖双方发生争吵时，能获得法律上的保护而作为交涉的依据；
③、 买卖双方成立的合约通常交货期长，为防止争端订定书面合约；
8、 合约的要件：
①、 是法律关系的意愿与证实文件；
②、 签约关系人具有权力与行为能力；
③、 合法的标的物；
④、 履行合约的适当报酬给付；
⑤、 签约关系人对待特定事项表示同意；
9、 采购合约的格式：
①、 基本条款：前文、基本条款、一般条款；
②、 签订采购合约应注意的事项：
A、 供应地区：注意进口货品与海关的输入规定；
B、 注意交货期限与开发信用证的日期是否配合
C、 运输方式，是海运、空运、陆运、是一次装运还是分批装运，数量及日期是否列明，
D、 付款方法：现金支付、支票支付、一次付清还是分期付款；
E、 保险：所列条件是否适当、保险金额是否合理，保险时效与投保手续是否齐全；
F、 重量与检验：货品品质与数量，在合约上要有具体记载；
G、 运费、保险、及汇率变化，
合计库存的定购：
1、 库存与定购的关系：当库存下降到一定数量时，就必需下单定购，因此必需掌握采购与库存的流动及其互相间的关系；
①、 定购的三个注意事项：订货期、采购价格、订货量；
②、 决定定购期限的定购点库存量：定购点的库存量=订货到交货间隔期+最小库存量
③、 定购方式的四个观念：定期定量采购、不定期定量采购、定期不定量采购、不定期不定量采购；
④、 经济定购量：将库存管理及定购的费用总额降到最小的订货数量，计算公式为：
经济定购量EOQ=√2×年必需要量×平均一次定购费用
单价×库存管理费用率
未被经济定购量公式合计到的因素有：价格的变化、数量折扣率、材料特性、季节因素等；
⑤、 订货的数量越大，定购费用越低，但库存管理费用又将增加，定购的数量越小，库存管理费用越低，但定购费用又将增加；
⑥、 寻找最适的订货方法：A、决定最适的订货方法；B、再度查核订货数量，关注将来的价格变化、库存状况、季节性的影响和资金的宽紧状况；C、巧用库存管理卡；
采购跟催与接收：
1、 跟催的必要性：交货延迟是增加成本的原因、提早交货也是增加成本的原因；
①、 确保交货期日期按计划进行；
②、 设定适当的交货日期；
③、 预想可能出现的障碍；
2、 阶段跟催的要点：
①、 采购业务的四个阶段：
A、下单定购：指一发出订单就要由此而来的业务处理。为了使之能按货期交货，作为订货者要处于对供应商行使必要的支援的状况；
B、进行阶段：指供应商按照订单已处于制定生产计划的状况，所以必需要再度确认能否顺利生产；
C、生产阶段：指供应商已经处于生产的状况，所以更有必要追查是否顺利进行；
D、交货后阶段：所定购的货品已经交货后的事情，采购员的任务要到交货的货品经检查合格并运到现场为止；
②、货期延误的原因：
A、 供货商要负责的货期延迟：超过产能的接单、超过技术水准的接单、产量的变动、手边作业量掌握不充分、对新下单品不熟、制程管理不完备或不良、不良品的产生、劳务管理不适当、品质管理不充分、必需调度的材料零配件的入手延迟与品质不良、遵守货期的责任感不强、作业管理不完备、再转包的管理不够、来自低工资工作的愿意低、机器设备不完备、小批量和起来才干生产、与订货商沟通不佳、由于经营业绩不振，经营者的关怀转了方向、不可抗拒原因；
B、 订货商要付的责任：采购部门的责任：供应商选定上有错误、供应商的产能掌握或技术水准的调查不够、业务手续的不完备、订单或指示联系事项的不完备、材料、零件的支给延迟、所要求的品质说明不清楚、价格定的很勉强、进度的掌握与催促不充分、技术指导的疏忽、采购人员经验不够或保货期的意识低、付款条件过严或货款耽误、频频改换供应商、下单到过远的地方、咨询、交流不顺畅，各种指示或联系未能迅速而确执行使；
C、 来自供应商与订货商的沟通差异的货期延迟：未能掌握产能的变化、新下单品规范的掌握不充分、经营状况掌握不充分、机器设备的问题掌握不充分、指示联系不确实、日程变更说明不够、单方面货期的指定；
②、 货期延迟的对策：
A、 查找引起货期延迟的主要原因，并确实加以改善；
B、 消除隔阂的基本对策:在充分了解购入品或外包加工品的内容的前提下，适量的货品向适当的对象下订单、确立调度的基准日程、建立货期的权威，以提升货期的信赖度、使订货的批量适当、确立支给品的日程并加以遵守、管理供应商的产能、负荷、进度余力、事务联系、手续、说明、指示的迅速化、有了货期变更或紧急订货时，正确掌握其影响度、加以适当的追查、分析现状并予重点管理；
C、 建立强化货期意识的制度：异常发生报告制度、延迟对策的报告制度、与订货量连接的制度、与支付条件连接的制度、指导、培育制度、埋怨、期望处理制度；
3、 进货控制
①、 什么是进货控制：是对采购进货过程的计划、组织、指挥、 协调和控制；
②、 进货管理的重要性：进货过程非常复杂、影响因素多、风险大、所以进货管理不但非常必要、也非常重要；
③、 进货管理的目标：A、保量；B、保质、C、保安全、D、保时间、E、保环境、F、省费用、G、无隐患；
④、 进货管理的步骤：
A、制定计划，进货计划的主要内容：选择进货方式，供应商包送、托运、外包、自提；
B、选择运输方式、选择最短的路径、选择运输商；
C、组织和指挥：签合同、按合同条款实施；
D、控制、整个进货过程中，作业环节多、影响因素多、风险大、所以在组织指挥各项活动时，要采用各种方式强化对整个进货过程各种作业的控制，目的就是要使各项作业按照预定的计划进度和目标进行，确保按时、安全到货、降低成本、降低运输风险。
4、 材料接收与损害赔偿：
①、 材料接收的三个检验重点：A、数量检验；B、品质检验；C、契约〔采购〕条件检验；
②、 损害赔偿处理：当检验的结果和定购数量、品质及条件不符时，就必需A、提出警告；B、提出货品赔偿；C、要求金钱赔偿。