图书仓库管理制度-收货管理、发货管理、单据管理办法.doc

仓库入出管理制度
为加强仓库管理，规定仓库管理业务操作，特制定本规定，仓库管理人员必须严格按此规定进行业务操作：
一、收货管理
收货就是图书购进部门接收发货单位所发图书并清点入库的整个过程。图书收货包括以下步骤：
　　1、仓位安排。此项工作后由仓库主管具体负责。
　　仓库主管应根据春、秋两季不同品种、不同数量和业务采购部门的进货计划，提前安排好图书摆放仓位，设计好仓库图书摆放的示意图，做好收货前的准备工作。仓库安排应做到有计划，有安排。避免临时乱摆乱放的现象发生。
　　2、收货登记。该工作由仓库主管确定专人负责实施，主管对其工作要进行监管、检查。
　　（1）图书商品到库后，首先要认清包件上所注明的收货单位是否明确，然后按货运单逐一清点应收包件总件数。
　　（2）检查图书包装有无残损，发现有破包、散包、破损、受潮等情况，应当时向运输部门进行交涉，并按实际收货情况进行签收，发现有包件数量短缺和质量不符合要求的，应及时向采购业务部门反映，并做好差错记录，以备查处。
　　（3） 认真填写好收货入库记录，对收货时间、总件数、收货人、发货单位，货运部门等均要按登记表进行详细登记。
　　3、开包验货。此项工作由主管负责实施，或由主管分派的人员实施。
　　（1）总件数收清后，即可开包验货，验货时，要按发货单逐个品种进行验收，要认真核对书名、版别、定价、册数。验收完毕后应由验货人在发货单位上签上姓名和收货日期。
　　（2）收货中发现差错，一是在原始发货单上做好记录，二是及时向采购部门反映，由采购部门及时向发货单位或运输部门查询、传真查询、信件查询等形式，查询时间不能超过2天。差错查询要做到件件有交待，事事有结果。
　　（3）开包验货时，按易清点、不损书的原则进行摆放，不得破坏图书的封面、书腰、书签、光盘、磁带等，不许在图书上做任何记录，不许将图书直接放在地面上，防止图书污、损、残等现象发生。
　　（4）一般情况下，从收货、验货到归类摆放，大宗收货在100件以上的，要在1个工作日内完成，1000件以下的要在2个工作日内完成。
　　4、电脑录入。该项工作由仓库文员或业务部的采购员完成。
　　（1）电脑录入要认真核对样书，堵住差错源头。
　　（2）录入数据的实物，要与发货清单上的实际书号、书名、数量、等相一致。
　　（3）没有把握的数据和信息资料，必须向有关责任人或领导询问清楚后方可录入，不得擅自做主。
　　（4）当日的收货录入工作，必须在当日内完成。
　　（5）录入工作完成后，要认真核对、复查，以免出现差错。
　　5、分类管理存放。此项工作由仓库主管组织、安排仓库管理人员协同完成。
　　（1）图书要按照“合理、分版、美观、易取”的原则进行摆放，整包整箱的书，成课摆放；数量较大，不带包装的书，要打包摆放；数量较少，零散书全部上架、柜摆放，不准混摆混放。
　　（2）分版摆放的要做到分版清楚、品种醒目，摆放整齐。
　　（3）仓库图书存放要使配书人员能迅速、准确地找到存书位置。
二、发货管理
发货是指仓库根据营销部门的发货凭证，按发货单所列的要求进行配书、复核、包装、发运等一系列作业的总称。发货作业的一般程序是：
　　1、制单。此项工作主要由业务部门的客服和门市部指定人员完成。
　　1）仓库发货必须要有正式的发货单为凭，没有发货凭单，任何人不得擅自进行发货。仓库人员在领取发货单时，应具备签字手续。
　　2）仓管人员在拿到业务部门或门市部的发货单后，要对所开单据进行认真的审核。对未经审核的发货单，一律不得出单。对所发图书的书名、数量、定价、收货单位、收货人、货运单位等是否清楚、正确，如发现问题，应及时与有关部门联系更正。
　　2、配书。此项工作由主管指派业务熟悉，有经验的仓管人员完成 。一般情况下，当日的单应当日配书发运。
　　1）仓库拿到发货单后，应进行登记备注，配书人员应先签字后才能领取发货单。
　　2）配书人员在配书时，应做到准确、熟练、及时，对每一个品种，都要认真、仔细的逐一划钩确认。防止错配、漏配、多配、少配。配书完成后，配书人应在发货单上签上配书的日期和姓名，待复核。
　　3、复核。此项工作由主管安排责任心强，工作仔细的人员完成 。
　　图书配发完毕后，应实行严格的复核制度，以防止错误。复核人员要按照发货单上的内容逐个品种、逐项的进行复核，并做划钩确认。发现有错配现象，要及时检查校对纠正。经确认无误后，复核人在配书单上签字、以示负责。
　　4、包装。此项工作由复核人连续作业完成。
　　1）复核完毕后，由复核人完成装箱、打包工作，包装时，按照“保护图书、方便运输”的原则；根据不同的图书的特点，采用不同的包装方式，以保证图书的码放，运输、打包过程中不致损坏。
　　2）长途发运的包件，必须用防水纸，包装后图书一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客户携带，需加编织带的，在编织带上要注明内装小件数。
　　3）包装完毕后，应在包件外表醒目处，写上收货单位名称，总件数和包件序号，并注明清单件，黄色货单应随货同行，两件以上的必须注明发单件，整个包装完成后，要在黄、红两单上注明发货总件数。
　　4）待运。待运的图书应分区码放，对自提包件，送货包件、发货包件要区别码放。
　　1）待运的包件要做到重不压轻，大不压小，成捆的包件不许倒放、重压。
　　2）装车运输前，对待运图书必须进行出仓登记，对总件数（包括编织带件和小件件数收货单位、地址、电话号码、货运单位等逐项进行登记，并由运输司机、跟车发货人员签字验收。最后由出仓管理员确认无误后方可出库。
　　5 图书运送。由专职司机和指派的跟车发货员完成。
　　1）送货员不能发生遗忘、损坏、私拿、送错等现象发生.要保证所发图书货物完好无损。
　　2）货运部门发货时，要认真检查货运部门所填货运单上的内容是否与我方要求相符，对收货人、收货单位、电话号码、总件数等逐项 进行核对，以免错发、漏发、误发现象发生。
　　3）送货发运必须在经销商和客户指定的货运公司发货，不得随意乱发。
　　4）送货完毕后，要及时对发货情况回馈给仓库主管或仓库文员，并交回货运单据，仓库文员要及时和出仓登记表进行核对，确认无误后，转交财务人员做帐。
　　5）要做到安全行车无事故。
　　6、差错处理。此项工作由发货人员和仓库主管完成。
　　1）接到收货单位的差错查询后，仓库主管应立即组织人员进行查找。首先要及时和货运部门取得联系，查找运输途中的原因，然后核对库存，查找发货环节是否出错，根据签字找出配书、复核、仓库文员等经办人员进行检查。
　　2、出现的差错要积极查找原因，认真处理，不许推诿，确属仓库责任的，必须及时采取补救措施，同时给予责任人相应的处罚。
三、单据管理
此项工作主要由仓库文员、驾驶员、跟车发货人进行实施。
　　1、完善单据转移签字手续，对业务部门或门市部转交的发货单，经办人要履行签字手续。
　　2、对驾驶员、发货人员转回的货运单据、发货清单、收货清单由仓库文员负责接收，并在次日内交到财务部门，特殊情况最多不得超过三天时间。有发生费用的发货、退货、提货的单据需经采购人员签字后方能转到财务进行报销。
4 / 4