企业行政办公管理制度.docx

行政办公管理制度
第一节总则
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行 政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事， 制定制度。
第二节文件收发规定
第一条公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属 公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发， 属公司的由总经理签发文件。
第二条已签发的文件由核稿人登记，并按内容编号后，打印。
第三条文件由行政办公室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合 格后，方能复印、盖章。
第四条文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报 送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。
第五条经签发的文件原稿行政办公室负责存档。
第六条外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当 日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在 接后即时报送。
第三节文件传阅批办制度
第一条上级或外单位来文，首先由行政管理部统一编号， 根据文件密级和内容报送相关部门传阅，待阅完有关负责人批示后， 行政管理部负责督办，最后根据需要统一编号整理归档。
第二条 公司各部门向总经理报告的工作材料、文件或建议意见 等需总经理批复的，首先交行政管理部统一报送总经理，待总经理批 阅后交行政管理部督办执行。
第三条各部门因工作需要，涉及全局需有关部门协调配合以通 告形式发文件时，首先报行政管理部统一发文或转发下达，各部门不 得自行随意发文或下达通知等。
第四条由行政管理部发放的所有文件内容，均代表公司的旨意。 为统一规范，所有文件必须实行会签制。首先由行政管理部部长签署 意见后报总经理签署准发后方可发文。董事会发文必须由董事长最终 签发。
第四节文件材料打印复印管理规定
第一条 公司各部门需打印、复印文件材料时，首先报行政管理 部审核后打印、复印，否则行政管理部拒绝打印、复印。
第二条各部门需打印的文件材料，草稿必须经过认真修改审定 后打印，应在未打印前在电脑上校对，不允许打印出来后才校对。若
确实需打印、传阅修订的，应打印在废纸反面，严禁浪费办公 耗材。
第三条行政管理部的电脑、打印机、传真机等由专人操作，任 何人不得随意操作，否则严肃处理。
第四条行政管理部要认真做好各部门打印、复印文件材料的登 记工作，要求当事人必须签字（1-10页 本人签字，10-20页部门经 理签字，20-50页行政管理部部长签字，50页以上总经理签字），做 好把关工作。
第五条 公司给部分部门配备了电脑，打印设备其文件材料自行 打印，但行政管理部负责控制监督其纸张的领用，特殊情况需大量打 印或复印的，报行政管理部审批。
第六条各部门在打印、复印材料时，必须本着勤俭节约每张纸
的原则，反对任何形式的铺张浪费。
第五节档案管理制度
依据公司实际情况，为了使公司档案合理有效利用，特制定本制 度。
第一条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合， 以集中管理为主。即公司文书档案由行政管理部集中统一管理，其它 档案（已交行政管理部的除外）分别由相关部门自行管理（但两年以 上的技术信息档案必须交行政管理部管理），以便于及时利用， 维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价 值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其及时整理归档。
第二条 公司行政管理部设立专职档案员负责的档案工作，负责 管理公司的文书及业务档案。
（一）档案管理主要任务：
1、档案管理员应认真学习档案管理理论、技术和实际业务知 识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
2、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；
3、积极开展档案的提供利用工作；
4、进行档案鉴定；
5、进行档案统计；
6、保管部门科技档案；
（二）档案管理注意事项：
1、档案管理员要防止和减少档案的磨损，努力延长其使用寿 命。
2、严格遵守保密制度，维护档案的政治安全，堵塞一切漏洞， 防止失密、泄密事件发生。
3、档案应该分类编号、归档。
4、严防档案潮湿、发霉、磨损、字迹模糊等事故。
5、定期修缮维护档案完整。
第三条归档
（一）归档的文书包括：
1、公司与有关单位来往的重要信件、各种协议书、合同等。
2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报， 机构调整、任免、奖惩公告以及公司的规章制度等）。
3、公司制定的项目、经营计划、统计、预、决算、工作总结。
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件、会 议总结和会议纪要。
5、公司各部门的发文。
6、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
第四条归档要求
1、归档的材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归 档要求及文件内容进行归档。
2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。
3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期 限，原则上分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。
4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。
5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后 逐卷登记，填写案卷目录。
第五条档案借阅
1、档案借阅要履行借阅手续。查阅档案只限在公司查阅，不 能带出公司。必须带走的，要经过总经理批准。
2、借阅时间。一般档案借出借阅时间最长不超过十天，密级 档案最长不超过一周。
3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案资料，不 得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
4、借档人确因工作需要复印文件或摘抄文件，需经行政管理
部经理批准。
第六节办公用品管理制度
一、办公用品的申购：
1、申购的方式：采取计划申购和专项申购两种方式。
2、办公用品管理员根据现有库存和实际需求于每月末提交次月的 申购需求，填写《办公用品申购表》（见附件3）交于行政人事部经理， 待行政人事部部长批准后方可购买。
3、设备耗材，如传真机墨盒、复印机墨粉、复印纸、白板笔、打 印机硒鼓等，由当事人填写《办公用品申购表》，经行政人事部部长 初核，主管副总批准后可购买。
4、如遇会议、公司大型活动等特殊情况，急需配备大量办公用品 时，申请部门应提前1天通知行政人事部，并报常务经理批准后由行 政人事部部长安排先行购买，事后请购部门补办申购手续。
5、非计划内的零星采购：需由本部门负责人批准后并填写《办公 用品申购表》，交行政人事部部长负责安排采购。未经总经理授权， 各部门不可自行采购办公用品。
二、办公用品采购：
1、办公用品采取低库存管理原则，防止积压。
2、行政人事部部长/主管副总确认后的申购计划，由行政部负责 安排。
三、办公用品入库
1、办公用品管理员在核对无误后填写《办公用品入库登记表》， 交采购人签字确认。由行政人事部部长签字核准。
2、采购人持经行政人事部部长和财务签字确认的发票，按财务报 销程序办理报销手续。
四、办公用品领用：
1、领用原则：按需领用，以旧换新，超过常规领用数量的领用 需经部门负责人批准后方可领取。
2、新员工报到当天由办公用品管理员按规定配备办公用品。
五、办公用品的使用变更员工离职时需按个人领用明细表上的领用记 录移交非完全消耗品，办公用品管理员调整领用记录。
六、办公用品费用的控制。
1、行政人事部为每位员工建立个人领用办公用品领用明细表，并 将个人领用办公用品汇总登入《部门办公用品领用明细表》，记录员 工及部门每月领用的全部办公用品，为有效控制办公用品领用提供依 据和参考。
2、每月底由办公用品管理员根据各部门领用情况填写《办公用品 月报表》（见附件6），报总经理、主管副总、行政人事部经理各一份。
七、办公用品的报废使用人将损坏（无法使用）的非完全消耗品交回 行政专员，由其负责查明原因后报行政人事部部长审核，主管副总批 准后作报废处理，并给予重新领用，手续同前。
八、办公用品的丢失
使用人将非完全消耗品的办公用品（如：计算器）丢失时，财务 应按照折旧办法进行折旧估价，丢失者照折旧后的价格赔偿。
办公用品分类明细表
九、未列入本制度内的办公用品，可参照本制度执行。
类
别

物品
名称
单
位
领用范围及期限
备注
个人
部门
设备管理
人员
卫生
管理
人员
新 员 工
日常
一年
日常
办 公 纸 制
完
全
消
耗
信纸
本
☆

复印纸
包
☆

△

专用打印纸
（彩喷纸）
包

△

附件1：

类
别
品
类
物品
名称
单
位
领用范围及期限
备注
个人
部门
设备管理
人员
卫生
管理
人员
新
员
日常
一年
日常
便签纸
本
☆

•

公文纸
（介绍信）
本

△

标签纸
张
☆

彩色分页纸
张
☆

装订封面纸
张

△

考勤表
张

△

信封
个
☆

非
完
全
档案盒
个

△

档案袋
个

△

帐本
本

△

办 公 用 具
完 全 消 耗
类
铅笔
支
☆

•

签字笔
支
☆

•

圆珠笔
支
☆

笔芯
支
☆

橡皮
个
☆

修改液
瓶
☆

钉书针
盒
☆

大头针
盒
☆

回形针
盒
☆

胶水
瓶
☆

胶带
卷
☆

刀子
个
☆

刀片
个
☆

复写纸
盒
☆

效率手册
本

•

软皮本
本
☆

电池
个

△

装订胶条
个

△

装订胶圈
个

△

领用范围及期限

类

物品
单
个人
部门
设备管理
卫生
新
备注
别

名称
位
日常
一年
日常
人员

管理
人员
员

装订胶片
张

△

一次性纸杯
个

△

刻录光盘
张

△

削铅笔刀
个

★

尺子
把

★

剪刀
把

★

小型打孔机
个

★

原子印油
盒

★

订书机
个

★

非
电脑及设备
盖布
块

△

完
电源插板
个

★

全
长尾票夹
个

★

消
两页夹
个

★

耗
挂历夹
个

★

类
文件夹
个

★

•

荷兰夹
个

★

名片夹
个

★

文件架
组

★

•

笔架
个

★

磁盘
张

★

鼠标
个

★

计算器
个

★

非
纸筐
个

△

完
杯刷
把

清
全
刷子
把

洁
完
簸箕
个

用
全
笤帚
把

品
消
拖把
把

耗
橡胶手套
双

品
清洁小毛巾
个

类
别

物品
名称
单
位
领用范围及期限
备注
个人
部门
设备管理
人员
卫生
管理
人员
新 员 工
日常
一年
日常
香皂
块

洗洁精
瓶

清洁膏
盒

消毒液
瓶

设 备 用 耗 材
完 全 消 耗
品
灯泡、灯管
只

.

打印机墨盒
盒

.

复印机墨盒
盒

.

打印机硒鼓
（装粉）
个

.

传真机墨盒
盒

.

白板笔
支

白板笔水
瓶

附件2：办公用品管理流程

办公用品申购表
申请部门：编号：
序
名 称
型号
单位
数量
估价
备注
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

申请人

部门经理

行政人事部
经理

主管副总

经办人

申请日期
年 月 日

附件4：
办公用品入库登记表

附件5：
办公用品领用登记表
姓名:
序
名称
数
量
日期
备注

序
名称
数
量
日期
备注

-—年月办公用品月报表
序
物品名称
型号
规格
单位
上月结余
本月入库
当月领用
当月结余
备注
数量
单价
数量
单价
数量
单价
数量
单价

____年____月—____年____月办公用品费用统计表
单位：元
部门
组别
个人日常领用费用
个人领用非完
全消耗品费用
部门领用办公
用品费用
设备耗材 分摊
清洁用品及
其它分摊
复印、传真用 纸费用分摊
合计
备注
纸制品
办公用具

制表:
审核：

办公用品丢失记录表
类别：部门：编号:
物品名称

编号

型 号

丢失人

单 价

丢失日期

财务部折旧价：
部门经理意见：
主管副总部：
总经理：
备注：
日期：