公司文件管理控制程序-文件编号、文件发行与使用规定.doc

1.0目的
将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围
适用于管理手册〔代号为RM〕、程序文件〔代号为RP〕、作业文件〔代号为RW，含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等〕、表格〔代号为RF，含各类表单、印章标签、清单等〕的管理。
3.0使命
3.1 主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2 人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3 使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.0工作程序
4.1文件的制订及审批
4依据实际状况，相关部门依据必须要制订各类文件。
4人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号
4.2.1管理手册文件编号 HD — RM
↓ ↓
公司代号 管理手册
4.2.2程序文件编号 HD — RP — XX
↓ ↓ ↓
公司代号 程序文件 文件序
4.2.3作业文件编号 RW — XX--- - XX
↓ ↓ ↓
作业文件 部门代号 文件序号
〔部门代号：品管部PG、生产部SC 、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部 CH〕
4.2.4记录表单编号 RF — XX — XX
↓ ↓ ↓
表单 RP序号 表单序号
:
程序文件格式:1.0目的;2.0范围;3.0使命;4.0工作程序;5.0参照文件;6.0相关记录.
字体:标题栏文件名称用22号字,其余用10号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用“Times New Roman〞。
4.4文件的发行与使用
4.4.1任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，说明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
4.4.2人力资源部依据与文件有关的部门应有至少一份受控文件的原则复印多份，并在复印件上盖妥“受控文件〞章后才干予以发放。
4.4.3由人力资源部填写《文件发放/回收登记表》按4规定范围统一发放，并由文件领用人员签收。
4.4.4外来文件一般为国家法律法规、行业标准及客户要求，由接受部门收集，交相关部门评估，并决定是否转化为内部文件，如果不转化，则直接交品管部，人力资源部登记于《外来文件登记表》后按4.2.2、4的要求处理。关于宜家提供的文件资料，由业务部负责接受，并决定发放的范围，并保留文件的正本。宜家文件的发放和作废按4.4；4.5执行。
4.4.5文件使用范围扩展，必须增补文件时，严禁自行复印受控文件，应由人力资源部统一复印，加盖“受控文件〞印章，按4要求发放。
4.4.6文件破损、丢失、要常常务副总同意后方能由品管部补发，并在《文件发行/更改审批表》上注明。
4.4.7使用部门要充分发挥文件的作用，确保文件可随时获得并能指导相关工作，部门经理应监督文件的执行。
4.4.8使用部门在使用过程中如发现文件有任何的不适用，可提出要求更改。
4.5文件的更改与作废
4.5.1文件更改应遵循以下原则：
a、 由相关部门和人员向文件审批人口头提出；
b、 得到口头同意后由人力资源部修改、打印，并更新版本〔见4.4〕；
c、 文件更改后人力资源部重新填写《文件发行/更改审批表》，注明此次更改的项号和简述，由原审批岗位人员重新在《文件发行/更改审批表》上签名审批〔参照4.1〕；
d、 人力资源部更新《文件清单一览表》，并按4、4重新发放，并收回所有发出的受控文件，人力资源部人员同时在旧版文件的《文件发放/回收登记表》的“回收〞栏签名。
e、 回收的受控文件作废销毁，原件加盖“作废文件〞章后另外储存，储存期5年〔特别要求的除外〕。
4.5.2对不再必须要使用的文件可作废处理，除不再必须要更改外，处理方法按4.3.1要求处理，其编号可一年后再使用。
4.6文件的版本
4.6.1 受控文件版本即文件发行及更改现行状况的代号，一般以字母和数字表示。
4.6.2 初版为A/0，每更改一次加1〔如1、2、3……〕更改5次以上换版〔如：A、B、C…….〕,原则上文件更改版本时每页均要改版本，关于一些页数较多的文件一次可仅改一页或多页，每次更改《文件发行/更改审批表》的版本均必须加1，并必须注明此次更改的页号、项号和内容。
4.7 定期审核
每年管理体系第三方监督审核前，由常务副总召集相关人员对管理体系文件的有效性、适用性进行评审，对必须更改的记录于《文件评审报告》，更改、作废按执行。
4.8通知的管理
4.凡是与管理有关的通知经审批后，各部门将其复印发放相关部门，发出部门保留原件并要求接受文件人员在原件上签收。
4.通知更改后，各部门将相应的旧文件回收或要求接受部门销毁作废文件。
4.对与管理有关的长期要求，应纳进正式文件管理。

5.0参照文件

6.0相关记录
6. 1《文件清单一览表》RF-01-01
6.2《文件发放/回收登记表》RF-01-02
6.3《文件发行/更改审批表》RF-01-03
6.4《外来文件登记表》RF-01-04
6.5《文件评审报告》RF01-05

台山市恒达家居工艺制品
2013年1月1日

编制

审核

批准

日期

日期

日期