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费用报销及员工借款管理制度
一、总则
（一）为加强公司财务管理，进一步降低非生产性支出，控制费用，规范费用报销 和员工借款，结合本公司实际情况,制定本制度.
（二）本制度适用于**总部各部门及事业部、办事处的全体员工。
（三）本制度所指的费用，指公司为管理和组织经营活动所发生的各项非生产性支 出。根据费用发生的频次，公司将费用分为常规费用及非常规费用。常规费用包括 办公费、差旅费、通讯费、汽车费及市内交通费、房租及物业费、招待费，运费，其 他费用为非常规费用。本制度所指的员工借款，指员工因工作需要办理必要的借支， 如预支差旅费、业务备用金等。
（四）公司严格按照预算控制费用支出，所有费用均需上一级主管审批，各级审核人 员必须加强审核。费用开支应符合“厉行节约、有利工作”的原则；费用发生应真实， 并且取得合法、有效的凭据；费用报销应及时；符合公司管理审批权限和程序，超 出公司审批权限的费用支出，须经公司的上级主管领导审批.
（五）对于2个月以上的经营性个人借款，财务部有权将欠款从其工资中扣除。备 用金、周转金、保证金等周转类个人借款不在此列。
（六）当月发票需当月报销，因特殊情况不能在当月报销的，可在发生当月的次月报 销，但最长不得超过两个月。延迟报销，财务部可退回不予报销。
（七）每周二、周四将费用报销单交公司财务部报销，其他时间不予办理报销业务。 紧急支付的费用或借款，可申请特批。
（八）对于非常规费用，在费用发生前必须经过主管领导及公司有核决权限的领导 的审批.20元以上的非常规费用，须进行合同评审并签订合同。
二、费用预算管理规定
（一）每年初，各事业部、办事处、职能部门（以下称各单位）制定费用预算，经分 管副总审核后报财务经理、总经理核准。
（二）各单位须在预算范围内合理开支，财务部严格按照预算进行审核，财务部按月 份及累计的费用金额审批。对超过预算及预算外开支，须提前书面报告给分管副总、 财务经理、总经理审批。
（三）每月10日前财务部将上月各单位费用情况抄送各单位.
三、报销流程及各报销环节的职责
（一）报销流程
1、员工报销流程
报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》—上级主管审批 一► 费用会计审核一►财务经理审批 一►总经理（或其授权人）审批 一出纳报销。
2、总经理报销流程
报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》一►费用会计审核一►财务 经理审批—k板块分管领导审核一►出纳报销.
（二）报销人的责任：
1、费用的发生要遵守国家法律法规和公司规范流程，并遵循“必要、合理、节约” 原则，进行有效的预算和成本控制。
2、保证费用的真实性，如实申报费用，严禁私费公报.
3、及时获取合法、合规、完整的票据。
4、费用发生后正确填写费用报销单据，及时报销费用。
5、对于主管及财务人员的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。
6、报销人委托文员或其他员工代办报销手续的，不能免除报销人的责任.
（三）部门负责人的责任
1、事前须对业务事项进行合理有效的控制，确认业务事项的必要性、合理性，对成 本费用进行严格控制.
2、审核费用的真实性,并对所发生费用的经济效用负责。
3、负责并审核报销单据填写的规范性和准确性，对费用受益的部门、产品项目、客 户群、金额等负责.
4、审核费用报销流程的规范性，附件的完整性.
5、接受单据后及时予以审核。
6、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注。
（四）财务部门的职责
1、审核部门各级审核人签名的有效性。
2、审核单据填写的完整性，规范性。
3、审核费用报销是否符合规范的流程。
4、审核金额的准确性，所附票据的合法性、合规性、逻辑性、准确性.
5、接受单据后及时予以处理.
6、对因前端环节造成的单据中的问题，及时进行反馈。
（五）其他审核、审批人员的职责
1、对费用开支的总体合理性、必要性、真实性进行审核。
2、对前面的审核环节进行监督。
3、接受单据后及时予以审核、审批。
4、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注并处理.
（六）原始票据要求
1、必须是真实、合法、有效、完整的票据。复印件、虚假发票、白条一律不能报销。 发票须是盖有“XX税务局发票监制章〃和开票单位发票专用章的正式发票，收据须是 盖有“XX财政局行政事业性收费收据专用章”和开票单位发票专用章的规范收据.
2、发票付款单位必须填写公司全称：**（如有变动,财务部会另行修正）.
3、报销发票必须填写齐全，餐费发票须详细注明此项费用的用途、陪同人员人数、 姓名；出租车票必须注明起点与目的地及相关事宜。
4、报销单上要写明报销日期、原始附件张数（大写）、费用项目、类别及金额（大小 写）、报销人的签名及相关领导的审核签字等。
5、报销单后的原始单据要粘贴整齐、有序，符合凭证装订的要求，并按照财务要求 填写费用单据汇总单。
四、费用分类、报销流程及分摊方式
（一）租赁费
由综合服务部负责办理房屋租赁，各地分支机构负责人协助办理。各分支机构 负责人提出租赁申请，经办事处经理…分管副总…综合服务部经理…综合服务部副 总经理f总经理审批后经合同评审签订相应租赁合同。将出租方提供的房屋产权证 明、营业执照或身份证复印件、租赁合同由综合服务部存档，并将租赁合同复印件 交财务部备案.办事处房租、物业费、水电费、固定电话费、网络等费用计入各办事 处费用.租赁合同需续约的，须提前一个月向公司办理相关申请手续。
（二）办公用品费
在各部门办公用品预算内填写《办公用品申购单》，经部门负责人、综合服务部 经理、分管副总、总经理或其授权人在申购单上签审，综合服务部经理审核有无在 各部门办公用品预算内.报销时将审批后的《办公用品申购单》粘贴在报销单后，由 部门负责人、综合服务部经理、分管副总、财务经理、总经理或其授权人签批。在 上海总部的办公用品由综合服务部统一购买，行政助理在报销时需列清各部门承担 的办公用品金额，报销时需经综合服务部经理、分管副总、财务经理、总经理或其 授权人审批。供应商送货时，由行政助理对型号、规格、数量进行验收，《送货单》、 《验收单》由验收人签字确认，并保留以结算时使用。
（三）通讯费
公司为已转正的员工给予通讯费补贴，各级别员工通讯费标准如下:
序号
员工级别
标准上限（元/人/月）
1
总经理/常务副总经理
5
2
副总经理/总经理助理
3
3
部门经理/经理助理/主管
2
4
员工
1

1、项目经理、项目工程师、产品经理、预算造价工程师等按“部门经理/主管”
级别标准报销。
2、每月凭实名制发票或定额发票附实名制账单报销，计入各部门费用.
3、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未
满10天的，不享受当月通讯费补贴。
（四）市内交通费
公司为已转正的员工给予交通费补贴，各级别员工交通费标准如下:
员工级别
标准
（元/人月）
销售人员
非销售人员

2、按部门每月填写一张费用报销单，当月交通费次月15日报销，计入各部门费用.
3、驻外办事处（不含供应链部）人员不需按办事处报销，应各自在费用发生当月的 次月报销，计入各办事处费用.
4、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未 满10天的，不享受当月交通费补贴。
5、公司配车的人员不享受交通费补贴。
6、经批准同意享受私车公用补贴的人员不重复享受交通费补贴。
7、职能部门人员、客服人员公出实报实销，选择交通工具应从简，特殊情况需乘坐 出租车需经部门经理批准。
8、因提供产品售后服务需要报销交通费的人员，应填写《产品售后服务反馈表》.
（五）差旅费
1、出差人员在出差前需填写《出差申请单》，由部门经理、分管副总经理审批，交 人力资源部门备案。报销时将审批后的《出差申请单》复印件和《出差报告》附在 报销单上，由部门经理、分管副总经理审批。乘坐飞机、软卧、自驾车等均需事先经 总经理在《出差申请单》上审批同意。
2、为体现国内消费水平的地区差异，现确定北京、上海、深圳、广州为一级消费城 市，除省会城市之外国内其他城市为普通城市。出差期间各项费用报销及补贴标准 如下：
《差旅费报销标准》
员工级别
住宿费
市内交通 费
伙食补贴
普通城市
省会城市
一级城市
单人
双人
单人
双人
单人
双人
普通员工（每
人）
150
1
2
150
250
2
20元/天
40元/人
天
经理（每人）
2
150
250
2
3
250
40元/天
50元/人
天
总助/副总（每
人）
250
2
3
250
350
3
60元/天
60元/人
天
总经理
实报实销，厉行节约
3、开具住宿发票时，需让开票单位填上住宿天数，住宿起止日期、住宿单价,定额住

宿发票在发票后注明，如不写清不得报销.交通费写上明细（日期、起止地点、事由）。
机场到市中心的机场大巴费可以据实报销。酒店消费需附明细清单。出差人员报销 时由上级主管、财务经理、总经理审批。
4、参加CSST总部培训期间不得报销伙食补贴。
（六）招待费以及礼品费
1、申请人员根据需要在预算范围内办理业务招待或礼品馈赠。发生业务招待及礼品 赠送前需填写《业务招待及礼品申请表》，经部门经理、办事处经理、事业部经理、 分管副总及总经理审批后在财务部备案，未提前备案的费用将不予报销。费用报销 时将招待明细写在相应的发票后，经部门经理、办事处经理、事业部经理、分管副 总、财务经理、总经理审批。招待费及礼品费计入各部门费用。
2、单次消费金额8元及以上的，必须附有商家的消费明细清单或POS刷卡单。当 次消费提供的手撕发票，面额一样的发票必须连号，当次消费的发票必须是同一个 商家的发票.
2、公司为全体员工（包括试用期员工）给予餐费补贴，标准为:10元/天，2元封 顶.根据人事部门的统计表凭餐饮类发票报销，每月按部门填写一张费用报销单，当月 餐费次月15日报销，餐费补贴计入各部门费用。
（七）市场推广费
综合服务部根据公司年度规划及预算安排签订市场推广合同，组织合同评审， 由部门经理、分管副总、财务经理、总经理审签，再与广告商签订合同，并将合同复 印件交至财务部存档.综合服务部经理每季度编制市场推广费投放计划表，报分管副 总审批，交至财务部。费用报销时,需分管副总、财务经理、总经理审批.广告宣传费、 展会费报销之前必须填写签呈，并且经过总经理/总裁审批。
（八）物流费用
1、供应链部发生的常规物流费，需经合同评审后与物流公司签订运输合同,确定价 格。报销时，需在报销单后附上物流公司提供的、由本公司物流人员签字确认的原 始运输单以及由供应链部经理、分管副总签批的运输清单。
2、其他部门发生的运费报销时按审批流程审批，运输单附在报销单后，运输单上必 须清楚显示物品名称及对方公司名称.原则上不允许到付快递，如遇特殊情况的到付 快递请在运输单后注明原因。
3、特殊情况下如需要采取租车等形式送货的，需要事先申请，由部门负责人、分管 副总经理、总经理审批。
4、办事处寄总部文件每月二次集中邮递，应尽量随货邮寄。
五、员工借款管理
（一）部门或办事处日常备用金、公司活动、员工出差可申请借款，其他事项不予 借款。差旅费借款：由经办人根据《出差申请单》上批准的借款金额，填写《借款单》， 履行审批后予以借款。各级别员工借款最高额度如下：
员工级别
最高额度（兀）
普通员工
30
部门经理/副经理/主管
50
副总经理/总经理助理
1
总经理/常务副总经理
2
（二）办事处经理、部门经理（含）以上级别员工出差，不予借款。
（三）员工借款，须凭出差申请单办理，经部门经理、会计、财务经理、总经理审批 后办理，试用期员工不允许借款，如有特殊情况要按公司流程提前报批。
（四）员工借款必须根据工作实际需要借支，不得将公款挪私用，同时，坚持“前账 不清，后债不借”的原则。
（五）每月终了 10个工作日内，会计将有欠款的员工个人借款清单发送欠款人核对、 催收，并将个人欠款明细情况报财务经理、总经理。
六、附则
本制度由财务部负责解释、修订.