物料入库作业指导书-确保物料得到及时合理的入库处理.doc

物料入库作业指导书

1 目的
为规范和改善物料入库作业程序，确保物料得到及时合理的处理，满足业务需求，提高作业效率。
2 适用范围
适用于本公司所有需要进入仓库保管、中转和需要进入仓库暂放的物料。
3 引用文件
4 职责与权限
4.1 仓库保管员：负责物料的接收，清点，外观检验，入库手续办理及登录帐目。
4.2 物料需求部门：提供所需物资材料采购标准及质量要求，并对来料的质量进行验证（或会同专业人员验证）。
4.3 采购部：负责物料的采购管理，通知仓管员验收并向仓管员提供相关资料，负责物料入库过程中异常情况的协调与处理。
4.4 财务部主管：对仓库进行管理。指导、检查、监督、审核仓库工作，对出现的问题及时查明原因，沟通协调解决。
5 入库程序
5.1 所有进入仓库存放区的物料均须办理入库手续。
5.2 物料入库后应及时更新《物料标识卡》及账务处理。
5.3 未经验收的材料，仓库不得办理入库。未经验收或验收不合格的物料，不许进入仓库库存区。
5.4 采购员要求供应商正确填写规范、完整、正确的《送货单》或《销售单》，单据名称、规格、数量等内容应与实物一致，并通知供应商送货人员持单与物料送往公司指定门店。
5.5 物料到达指定门店后，采购员通知仓库保管员验收，并提供审批后的《采购计划》或《签呈》等（附批准号）、供应商全称、物料名称、规格、单价等资料，供仓库保管员办理入库手续。
5.6 仓库保管员引导供应商送货员将物料送至待检区后，认真核对《送货单》或《销售单》与本公司的《采购计划》或《签呈》是否相符。
5.7 不相符时，若为供应商原因，则要求供应商进行纠正；若为本公司原因，则要求相关人员进行纠正。直至完全正确后，方能对物料进行清点与检验。
5.8 单据符合后，核对对方提供的《送货单》或《销售单》上列明的物料信息与实物是否一致，物料名称有误实物无误时，通知采购员或申请采购人员进行确认，若物料不符合本公司的采购要求，采购员应立即要求供应商纠正，进行退货或换货。
5.9 核对无误后，仓库保管员对物料进行细致的清点，并检验物料的外观及包装。
5.10 对数量较少的物料，若出现短料现象（实际数量少于单据数量），应立即要求补货并报采购员；相同情况出现三次以上或短料严重时报有关领导。
5.11 对数量庞大的物料可按包装进行抽查，入库时按抽查结果中最少数量的包装做为标准办理入库手续，数字差异大的报有关领导。
5.12 检验合格，仓库保管员会同物料申购部门主管或专业人员对物料进行质量验收，验收不合格的则要求退货或换货。
5.13 验收合格后，仓库保管员在对方《送货单》或《销售单》上签字，并留取一联做为收货依据，开具《入库单》仓库保管员、对方送货员、验收人签字。
5.14 《入库单》需一次复写，填写应整洁、规范，禁止出现大头小尾的单据。单价、金额填写要准确，不得涂改。表头应有收货门店、日期、供应商名称、批准号、等科目内容，表体有物料名称规格、单位、数量、单价、金额等要素。
5.15 入库单一式四联。一联仓库记帐，一联采购结算，一联财务审核，一联供应商对帐。百花井、大东门暂定周例会时将上周《入库单》财务联和采购联传至所属系统录入员处。
5.16 自提物料（经办人自行去供应商处提取的物料）由经办人会同采购员携物料和单据（己签字的《采购计划》和供应商《送货单》）至仓库，仓库人员对物品与单据进行核对，申购部门主管或专业人员进行质量验收，无误后仓库保管员开具《入库单》，三方签字确认。自提物料未经过认真审核需要退货或换货的，由经办人自行协调和处理。
5.17 对己到货的急需物料，仓库保管员应立即通知申购部门进行领料。需要进入仓库保管的物料，仓库保管员及时转移到仓库，同时做好物资标识卡并入账。
5.18 对已经入库登记和入帐的单据，仓库保管员应在单据上标记，避免重复入帐或少入帐的现象发生。并对单据进行分类整理，保管代查。
5.19 月末编制《物料入库明细表》交往财务。
6 相关表单
6.1 《送货单》或《销售单》
6.2 《采购计划》或《签呈》
6.3 《入库单》
6.4 《物料标识卡》
6.5 《物料入库明细表》
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