物料供应管理制度-规范采购工作-加强供应商评估与管理.doc

物料供应管理制度

为规范公司的采购行为，保证选厂正常生产，提供质优价廉的物资，不断降低生产成本的目的，特制定本制度。
一、 供应部为公司所有物资的供应部门，财务部、总经办及有权对采购工作进行指导和监督。
二、 采购工作流程
1、 申购计划部门必需按采购物资的性质，分类整理并具体标明其规格、数量、用途、行业标准以及要求到货的时间，部门主管签字后交与仓库保管员统一整理。
2、 仓库保管员依据公司的库存状况，编制《周采购计划》或《月采购计划》，由总经理审核签字后交于供应部实施采购。
3、 采购过程中，供应商提供报价的物料规格与申购规格不同或属代用品的，采购人员应送申购部门确认。
4、 采购完毕，仓库按规定进行检查和验收入库工作，对物料质量或价格有问题的，应及时通知供应部改换或调整。
5、 供应部应严格按公司财务管理规定进行采购手续办理及供应商的付款工作。
三、 采购工作准则
1、 供应部应选择合格的供应商，并对采购过程进行严格的控制，保证供应商提供的物料能满足公司的要求。
2、 依据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员原则上应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价、比价对象。
3、 公司所有员工均有权推举优秀的供应商或物料价格信息，以便供应部比价参照，供应部应随时掌握市场价的浮动依据，以便更好的把握市场。
4、 关于各部门提供的临时急用计划要在当天供应，除备品备件外，一般计划要在三天内供应到货。
5、 供应部采购人员必需保持“三不购〞和“三比一算〞的原则。即:没有提供书面采购计划且未通过主管领导批准的不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；现场、仓库能够替代的材料不购。“三比一算〞即比质量、比价格、比售后服务、算成本。
6、 采购人员应常常到生产车间了解备品备件使用状况，及时掌握各项技术数据，便于比较和采购。
四、 采购人员行为规范
1、 采购是一项重要、系统、严正的工作，各级管理人员和采购人员必需具备高度的责任心和职业道德观念，随时维护公司利益。
2、 采购人员代表公司形象，工作中应有礼、有利、有节，不同意有傲慢的举止和不公平的对待。
3、 采购人员不同意私自接收或向供应商索取财、物，不经领导同意不得接受供应商的宴请和其他商务活动。
4、 采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。
五、 相关记录
《供应商评估记录》
《合格供应商清单》
《物料采购计划表》
《采购订单》
《物料采购进出台账》
《供应商索证索票资料一览表》
《来货包装完整性检测表》
《物料检验记录表》
《物料存储识别表》
《物料储存环境监控记录》
《物料发货记录》

供应商评估记录
编号：
供应商名称

供货物料

联系人

供应商地址

评估内容
序号
项目
标准
结果
备注

综合评估结果：

建议列入合格供应商目录：□是 □否
记录人/日期： 审核人/日期：
评估结果：

列入合格供应商目录：□同意 □不同意
审批人/日期：

合格供应商清单

编号：
供应商分类
供应商名称
供应商物料
等级
供应商具体资料
联系人

地址

物料采购计划表

编号：
序号
物料代码
物料名称
规格型号
计划数量
采购金额
计划到货日期
申请人/部门

采购订单

编号：
供应商:
联系人：
：
：
定购方：
联系人：
：
：
定购日期：
订单编号：
销售合同号：

序号
物料名称
规格型号
数量
单价
总价
要求到货日期
运输方式
备注

注：该采购订单所有条款属于双方约定的采购合同的一部分，受采购合同的保护和约束。

物料采购进出台账

编号：
物料名称
物料代码
规格
购货量
生产日期/批号
保质期
供应商资料
物料进出状况
名称
联系方式
购货时间
到货时间
验收时间
验收结果
退货量

供应商索证索票资料一览表
编号：
序号
票证资料名称
资料提供状况
资料有效期
资料审核/归档人
备注

来货包装完整性检查表
编号：
物料名称

物料编号

到货日期

物料批号

生产商

供应商

检查人

审核人

检查内容
检验项目
标准
检查结果
单项结论

检验结论：

物料检验记录表
编号：
物料名称

物料编号

物料批号

执行标准

生产商

供应商

检验日期

报告日期

检验内容
检验项目
检验方法
标准要求
检查结果

检验结论
□合格
□不合格

检验人： 审核人：

物料储存识别表
编号：
序号
产品代码
产品名称
储存地点
储存条件
有效期
备注

制表人： 审核人：

物料储存环境监控记录
编号：
区域：
温度标准：
湿度标准：
日期
温度℃
湿度%
不符合处理措施
处理后结果
记录人

审核人：

物料运输检查记录表
编号：

日期
货运公司
车牌号
车辆性能
车辆卫生状况
检查人
一般车
冷藏车
是否符合卫生条件
不符合内容
处理方式
处理结果

备注：检查合格，请在相应位置打“√〞；检查不合格则打“×〞

物料发放记录表
编号：
代码：
物料名称：
入库时间
入库数量
批号
出库时间
出库数量
库存剩余
操作者
备注

审核人：