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集团企业集中采购管理解决方案
5。1.关键目标
本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：
1）如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；
2）如何对供应商进行统一规范、准确评估；
3）如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；
4）如何获得合理采购价格,有效控制采购成本；
5）如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；
6）如何有效地规范和控制集中采购业务流程；
7）如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况.
5。2。总体思路
以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。
图注：
1）集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；
2）主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控;
3）下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；
4）集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；
5）供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；
6）根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工厂分别与供应商结算。
5.3.具体解决方案
3.1。建立集团企业有效的集中采购管理模式
集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨
主要应用场景：
主要特点：
1）总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；
2）供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；
3）总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资;
4）总部与供应商统一结算；
5）总部和下级公司进行内部结算。
图注：
1）各工厂提出物资需求申请；
2）公司计划员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺向集团总部提出采购申请；
3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺生成采购计划;
4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。
6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；
7）采购到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入库；
8）总部录入采购发票；
9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；
10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；
11）下级公司调拨收货入库；
12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算.
3。1.2。集中采购、分散收货、集中结算、内部收付
主要应用场景：
主要特点：
1）总部负责统一向供应商下达采购订单；
2）下级公司分别进行收货质检与入库业务；
3）集团总部与供应商统一结算；
4）总部与下级公司内部结算。
图注：
1）各工厂提出物资需求申请；
2）公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺向总部提出请购；
3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺生成采购计划；
4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格.
6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；
7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；
8）总部录入采购发票；
9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；
10）总部与下级公司进行内部结算。
3.1。3。集中采购、分散收货、分别结算、各自使用
主要应用场景：
主要特点：
1）总部负责统一向供应商下达订单任务；
2）下级公司各自进行收货质检与入库业务；
3）下级公司分别与供应商结算。
图注:
1）各工厂提出物资需求申请；
2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺向总部提出请购；
3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺生成采购计划;
4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；
5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。
6）总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；
7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；
8）下级公司录入采购发票；
9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款.
3。1.4.统签合同集采模式
总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。
主要特点：
1）总部统一与供应商签订采购合同；
2 ）下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。
图注：
1）总部统一与供应商签订采购合同；
2）下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；
3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程.
如何建立集采业务组织和集采业务规则
建立集采采购组织:
定义集采规则：确定，
集采公司
集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价

集采调拨
3。2。建立企业采购管理模式，规范采购业务流程普通销售的商品采购
图注：
1）请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；
2）采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；
3）根据采购订单进行到货签收，生成到货单；
4）库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；
5）结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认,确认后生成应付单,形成供应商应付款。
3.2。2.受托代销方式的采购业务
受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。
图注：
1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；
2）采购结算：查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；
3 ）根据采购发票确认应付，向厂家付款。
3。2。3.直运销售方式的采购业务
企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。
图注：
1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务,销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；
2）请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；
3）直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；
4）可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；
5）直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本.
3。2.4.多配送中心收货方式的采购业务
跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购;企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。
主要特点：
1）多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；
2）企业级的集中采购；
3）集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；
4）总部统一进行采购结算。
图注：
1）通常销售部门根据销售计划制定采购计划；
2）采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；
3）采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况,制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；
4）配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；
5）供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款.
3。3。如何对供应商进行统一规范、准确评估
图注：
1）建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础;
2 ）设置供应商评估标准,以标准评估供应商；
3）查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况;
4）冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；
5）供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。
3。4。如何获得合理采购价格，有效控制采购成本
图注：
1）计划员提出请购申请；
2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；
3）选择询价供应商,供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；
4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；
5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；
6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程。
3。5。如何掌控集团全局库存,合理控制库存水平;
为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
现存量查询：
动态库存查询：L多公司查询,
多物料属性库存管理，包括多计量、批次、保值期、自由项、
3.6。如何有效地规范和控制集中采购业务流程
规范流程：建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。
流程可控:企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制。

3.7.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况
为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
多角度

1）合同管理：反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购
业务的控制；
2）供应商管理：建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；
3）采购计划：制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；
4）采购价格：通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；
5）采购管理：以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报表;
6）内部交易:处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实时反映；
7）库存管理：从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；
8）存货核算：从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本；
9）发运管理：通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；
10）质量管理：定义的合格品范围，对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结
果对货物进行处理.
5。5.方案优势分析
5。1提供集团供应商管理平台

集团统一管理供应商:
分配供应商

5。2支持集收集结管理模式
由总部完成收货入库和收票结算:
5.3。支持分收集结管理模式
5.4。支持分收分结管理模式
集结
由提出需求申请公司收货入库,总部完成收票结算:集收
提出需求申请公司完成收货入库和收票结算:

I分收

「分结
集采公司1

5.6。支持优质优价采购
确定优质优价标准:
根据检验结果计算实际入库数量:
所控制的下级公司
计算结果L
根据检验结果，按照优质优价标准计算采购价格：
5.7.实现多配送中心收货
计算价格
图注：在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。
5。8.支持公司间业务单据的协同
计算实际入库数量
实际价格
由总部触发的公司间调拨业务:

由销售订单生触发的公司间调拨业务:
5.9.提供较完整的采购价格管理体系
确定询价物资：
生成价格审批单：
依据审批后的价格下达采购订单-
_销售订单触发J-设定调拨公司
5。10.基于角色的权限分配//
用户权限分配涉及到三个方面:
1）设置角色关联公司：
2）为角色分配权限：
3）为用户分配角色：
5。11.实时的例外事件管理，
保质期临近预警：
库龄预警：
采购到货预警：
5.12。支持审批流，满足集团管理要求
图注：采购订单支持集团采购员审批的流程；当采购金额超过1万元时，转由总部采购员审批。
5。6。价值分析
协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应
商的管理更加科学、合理；
充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；
通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；
实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本;
采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。