文件资料管理制度.docx

文件资料管理制度
1总则
文件资料管理工作是技术管理的重要内容,本制度对文件资料的 管理做出规定。
2机构设置
文件资料归资料室管理，资料室由质量部归管理。
3文件资料的收集对象
凡记述反映本公司的生产、技术、销售、技改、设备等方面的图 样、文件、报表、总结手稿、照片均属文件资料的收集范围。
4文件资料的收集、整理
4.1及时组织公司内有关部门进行技术文件、资料的清理工作， 每年首季要对全公司上年的技术文件资料进行一次清理归档工作。
4.2将归档的技术文件、资料按应有的档目组成保管单位，立 卷确定保管期，送资料室归档。
4.3资料室工作人员负责督促文件资料的收集、整理，有关部 门予以配合。
5文件资料的保管
5.1文件资料室接收档案履行登记手续。
5.2充分考虑档案须履行登记手续。
5.3准确地进行档案编号。
5.4健全保管制度，保持帐物相符，设立柜存目录，案卷排列整
齐、标志鲜明、存取方便。
5.5建立档案的检查制度，定期检查档案的完整与安全。
5.6档案室条件应能防盗、防火、防潮、防晒、防虫，并应不
断改善保管条件。
6.文件资料的利用
6.1编制档案借阅制度，提供和利用档案。
6.2制订档案检索工具（目录、索引、卡片）和参考资料（提要、 简介、梗概等）。
6.3档案的对外交流目录，参考资料要经分管经理批准。
6.4对机密档案，要按密级不同，履行相应的借阅审批手续。
7文件资料的销毁
对超过保管期的档案，由总经理批准，经理办公室监督质量部进 行销毁。