文件资料管理制度.docx

文件资料管理制度1总则文件资料管理工作是技术管理的重要内容,本制度对文件资料的 管理做出规定。2机构设置文件资料归资料室管理，资料室由质量部归管理。3文件资料的收集对象凡记述反映本公司的生产、技术、销售、技改、设备等方面的图 样、文件、报表、总结手稿、照片均属文件资料的收集范围。4文件资料的收集、整理4.1及时组织公司内有关部门进行技术文件、资料的清理工作， 每年首季要对全公司上年的技术文件资料进行一次清理归档工作。4.2将归档的技术文件、资料按应有的档目组成保管单位，立 卷确定保管期，送资料室归档。4.3资料室工作人员负责督促文件资料的收集、整理，有关部 门予以配合。5文件资料的保管5.1文件资料室接收档案履行登记手续。5.2充分考虑档案须履行登记手续。5.3准确地进行档案编号。5.4健全保管制度，保持帐物相符，设立柜存目录，案卷排列整齐、标志鲜明、存取方便。5.5建立档案的检查制度，定期检查档案的完整与安全。5.6档案室条件应能防盗、防火、防潮、防晒、防虫，并应不断改善保管条件。6.文件资料的利用6.1编制档案借阅制度，提供和利用档案。6.2制订档案检索工具（目录、索引、卡片）和参考资料（提要、 简介、梗概等）。6.3档案的对外交流目录，参考资料要经分管经理批准。6.4对机密档案，要按密级不同，履行相应的借阅审批手续。7文件资料的销毁对超过保管期的档案，由总经理批准，经理办公室监督质量部进 行销毁。