企业采购管理制度-原辅材料及包装材料的采购管理办法.doc

采购管理制度
起 草 人

年 月 日
颁发部门
采购物流部
审 核 人

年 月 日
生效日期
年 月 日
批 准 人

年 月 日
实施部门
采购物流部
文件编号
JSB-28-2013
全文目录
一、目的与范围 1
二、采购管理内容 1
三、采购计划与审批程序 2
四、采购价格控制 3
五、采购与验收控制 3
六、货款支付与账目核对 4
七、采购业务的监督控制 5
八、委托服务采购管理办法 5
九、原辅材料及包装材料的采购管理办法 6

一、目的与范围
1、为了强化公司采购业务管理，规范采购业务行为，依据公司采购业务特点和管理必需要，制定本制度。
2、本制度所指采购业务包括采购计划、采购审批、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、入账付款等业务。
3、本制度适用于公司下属乳品厂和奶牛场的采购业务管理与控制。
二、采购管理内容
1、公司设置“采购管理委员会〞。“采购管理委员会〞为公司常设决策机构，归公司总经理直接领导，成员由公司采购、生产、技术、财务、牛场及专家等相关人员组成，其工作使命与权限主要是为公司采购业务的正确决策提供科学依据和参照。
公司“采购物流部〞为具体的采购执行部门，公司下属的乳品厂和奶牛场所必需物资的采购业务均由该部门具体实施〔详见采购物资目录表〕。
“采购物流部〞内部应设采购执行和采购稽核两个岗位，建立相应的岗位责任制，明确规定各岗位的使命与权限与权限，确保办理采购业务的不相容岗位互相分开、制约和监督。
2、公司物资采购业务严格执行如下程序：
一、年度及月采购计划制定与审批；
二、请购与审批；
三、询价与核价；
四、确定供应商；
五、订立合同；
六、采购与验收；
七、物资入库；
八、账簿登记与支付采购款。
3、公司采购业务的基本分工如下：
一、生产部、奶牛场、技术部依据必需要填制材料申购计划或《请购单》；
二、采购部负责制定《年度物资采购计划》、并依据生产部、奶牛场、技术部的申购计划编制月采购计划，通过 “询价与价格谈判〞、“签订合同〞等业务，确定供应商实施采购。
三、品控部负责物资入库前的质量验收；
四、财务部负责结算采购款项、登记相应账簿等；
五、库管员负责办理物资入库，登记保管账等。
4、公司对具体办理物资采购业务工作人员进行适当的岗位替换。
5、物资的采购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。
6、公司对基本建设、机器设备的采购，以及大宗物资材料采购一律执行公开招标办法采购。
三、采购计划与审批程序
1、公司对采购业务执行计划管理和采购目标责任制。每年12月份，采购部要向采购管理委员会提交公司《年度物资采购计划》，经批准后，公司总经理与采购部经理签订下一年度的《采购目标责任书》，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。
2、实施物资采购的具体审批程序如下：
生产、技术、奶牛场等部门每月26日依据库存盘点及生产必需要填制月份材料申购计划报采购部，采购部依据申购计划并依据《年度物资采购计划》，于月底前向采购管理委员会提交月份材料采购计划，经批准后按时实施采购。
属计划内物资且已确定供应商及采购价格，在采购量范围内实施采购时，无必需填制材料请购单；
对计划外采购或虽属计划内但供应商及采购价格发生变化的，必需填制材料请购单，经总经理审批后方可实施采购；
四、采购价格控制
1、物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。
2、采购部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化，建立供应商及采购物资信息档案。公司常年必需要的大宗物资要定期进行市场价格走势分析和趋势推断，每季度形成文字材料上报总经理。
3、物资采购价格确实定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序：
一、询价：采购物流部按照部门提出的《材料申购计划》，依据采购项目的时间要求，在了解市场行情、参照过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。
二、核价：采购物流部采购稽核岗位依据采购人员提供的询价状况，在了解询价过程的基础上，通过 、计算机网络等渠道查询、核实询价结果，确定最高限价，并将核价的状况记录备案，并编制材料采购计划经公司财务审核后报总经理审批。
三、审批：总经理对材料采购计划进行审批，必要时由总经理组织采购管理委员会讨论，确定最高限价，确定采购操作方式。
四、采购：采购物流部依据领导审批的最高限价、采购方式，与供应商进行具体采购，力争以较低的价格签订采购合同。
五、备案：采购部与供应商最终确定的采购价格或与供应商签订的《物资采购合同》，报公司财务部备案。
五、采购与验收控制
1、依据采购物资的性质不同，公司分别采用如下采购方式：
一、一般采购物资在货比三家的基础上，采纳订单或合同定购方式采购〔询价采购、竞争性谈判〕；
二、小额零星物品采纳择优定点采购方式〔定点采购、〕；
三、符合采纳公开招标的采购业务一律执行招标采购。
2、除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特别要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉等方面择优定点采购。
3、公司主要物资采购及有特别要求的物资采购，应当检察供货单位资格，必要时可进行实地考核；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化状况。
4、物资采购到厂，必需办理如下验收入库手续：
一、采购物流部通知品控部对待入库物资进行质量检验，奶牛场由技术副场长或场长负责检验；
二、品控部依据检验结果填写《质量检验报告单》,并建立相应档案及账簿。奶牛场对每次购入材料物资的品质等重要指标要具体记载登记；
三、库管员对同意入库物资办理入库手续，填写《入库单》；
四、财务部依据《入库单》和供应商开具的增值税发票办理入账或付款业务。
5、质量检验人员应当严格按标准和程序〔ISO9001)进行检验，并对检验结果承当责任。
六、货款支付与账目核对
1、采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：
一、基本原则为货到付款，即物资验收入库，凭采购票据〔发票〕及验收证实办理付款；
二、订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款；
三、零星小额材料采购，经总经理批准可预支部分货款，货到及时清帐。
2、财务部负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核对一次账目，核对结果要填制《应付账款核对表》备案；核对出的未达账项，要逐项逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。
3、采购物流部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动状况。
七、采购业务的监督控制
4、公司董事会负责对公司的采购业务进行监督检查。
5、采购业务监督检查的内容主要包括：
一、采购业务相关岗位及人员的设置状况；
二、采购业务授权批准制度的执行状况；
三、采购计划与合同状况；
四、采购价格及采购渠道状况；
五、货款结算状况；
六、应付账款和预付账款的管理状况；
七、有关单据、凭证和文件的使用和保管状况。

八、委托服务采购管理办法
1目的
对委托服务的采购进行控制，确保采购的委托服务满足规定要求。
2适用范围
适用于本公司检定、检验等委托服务的采购。
3使命与权限
质量管理小组负责检定、检验等委托服务采购的管理。
4本公司委托服务主要为委托外单位所进行检定、校准和检验、测试。
5委托服务单位应取得相应资格，具有合法地位。质量管理小组在选择委托服务单位时应查验对方的资格证书。
6强制检定计量器具，质量管理小组负责向政府计量行政部门指定的检定机构申请检定。
7非强制检定计量器具，质量管理小组负责向法定计量检定机构或政府计量行政部门授权的检定机构申请检定。
8校准的测量设备，质量管理小组负责向法定计量检定机构、经政府有关部门认可的机构及制造厂申请校准。
9检验选择经政府有关部门认可的机构。选择未通过政府有关部门认可的机构时，质量管理小组会同有关部门对该单位的服务质量进行评价。
10检定、校准和检验、测试报告、证书等由文件管理存档保管。
九、原辅材料及包装材料的采购管理办法
1 目的
确保进厂包装物及辅料符合生产的实际必需求。
2 适用范围
公司进厂的包装物及辅料的质量管理。
3 引用文件
相关的国家标准
《不合格品管理办法》
4 使命与权限、权限
4.1 质量技术部负责各类包装物及辅料验收标准的制定，并进行与检测有关的外部协调工作。
4.2 采购物流部负责各类包装物及辅料的采购计划及实施，应确保库存能够满足生产的必需要。
4.3 质检中心负责各类包装物及辅料的检验工作，并进行结果反馈。
4.4 生产部库房管理员负责包装物及辅料的入库、管理和标识。
5 工作程序
5.1生产部依据生产计划编制辅料、包装材料采购申请计划，经批准后交由采购物流部实施采购，确保各种辅料质量、数量符合规定要求。
采购部采购人员按公司的规定采购质优价廉、合格的包装物及辅料，并向厂家索取相关的产品合格证、产品检验报告〔技术监督局颁发的〕、卫生许可证、产品执行标准，并收集、整理、归档。
5.3 库房保管员对进厂辅料、包装材料的数量、重量、外观质量进行验收，库房保管员做好入库产品的名称、数量、重量、产地、进货日期、生产日期、保质期、包装状况、随货所附证件的状况的记录，并按入库时间先后顺序分类存放，做到先进先出，以免贮存时间过长而变质。
5.4 进厂辅料、包装材料必需保持“先检验，合格后使用〞的原则。进厂辅料、包装材料到厂后，生产部库房保管员填写《来料申请检验单》交质检中心，该批材料未通过检验合格前不得办理入库手续，不能出库。
5.5 质检中心接到《来料申请检验单》后，即按规定要求安排对该批辅料、包装材料进行取样检验、记录。
5.6 质检中心依据《原材料检验结果单》的检验结果，在接到《来料申请检验单》及时反馈生产部保管。合格的通知库房办理入库手续，不合格的通知生产部进行标识、单独存放，生产部及时采用措施。
5.7 辅料、包装材料出库时，库房保管员办理出库手续，记录出库辅料、包装材料的名称、产地、数量、重量、进货日期、发货日期、领用部门，以便于追溯。
5.8 在生产过程中，如操作人员发现辅料或包装材料出现问题及时报质检中心，质检中心通知库房保管员将其做“待检〞标识并通知检验员进行复检。假设检验合格，则通知库房保管员该批辅料或包装材料合格，同意在生产中使用；假设复检不合格，报生产部按不合格处理。
5.9 质检中心对辅料、包装材料抽样检验后，库房保管员要采用措施确保辅料、包装材料的完好，以防变质或受污染。

原材料进厂

库管外观检验
不合格

拒 收

合格
入 库

退货、报废、捡用

质检中心

质
量 原材料检验单
原材料出库使用
生 产 部
文 不合格
件