集团公司的存货管理规定-存货核算办法-存货内控制度.doc

万鼎硅钢集团
存货管理、核算、内控办法
一、存货管理办法
第1条 为了使存货具有合理库存，减少存货损失，提升存货质量，规范存货管理，特制定本办法。
第2条 采购计划提出及实施。
外购时，首先由用料部门提出用料计划，由分管领导和财务经理审核，交财务部纳进收支计划，并通过审批支付款项，再由供应部门负责实施采购。
第3条 物资验收。
购回时，由物资检验部门按质按量组织验收，主要从如下三方面进行。
1．对单验收。指仓库保管员对比 进货通知单的品名、规格、质量、价格等依次逐项检查商品，注意有无单货不符或漏发、错发的现象。
2．数量验收。一般是原件点整数、散件点细数、贵重商品逐一仔细检对。
3．质量验收。指保管员通过感官或简单仪器检查商品的质量、规格、等级、价格，如外观是否完整无损、零部件是否齐全无缺、易碎商品是否破裂损伤。
第4条 入库管理。
1．商品入库前应做好准备工作，例如安排货位、准备搬运工具、检验度量衡器具，组织好收货人力等，还要准备好商品标签。
2．按实际质量认真填写《入库单》，对《入库单》的外购地、入库时间、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、交货人、承包人和验收入库等应逐一填写，不得漏项，对无随货同行发票的货物金额应由交货人提供采购价，财务部据此入账核算，待发票到后再按实际价格调整。
3．关于外购物资数量短缺、品种质量不符合要求者，由采购人员负责改换。
4．拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。
5．由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，也应当采用适当方法办理出、入库手续。
6．关于已售商品退货的入库，仓储部门应依据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理劣质产品，可以选择修复、报废等措施。
7．保管员应设置各种存货保管明细账，并依据出入库单进行账簿登记，常常与财务核对账目，实地盘点实物，确保账账相符，账实相符。物资要堆放整齐，标签清楚，存放安全，保管员对存货的安全和完整负责。
第5条 出库管理。
1．各子公司应当明确发出存货的流程，落实责任人，及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。
2．生产用物资由生产部门按生产所必需于材料会计处办理《出库单》手续，对非生产用物资领用人应持领用审批手续，办理《出库单》及相关手续，仓库保管员凭《出库单》据实发货。
3．月末，已领用但尚未耗用的物资〔包括残余料〕，应及时退回仓库，便于财务如实核算成本。
第6条 领用与发出控制。
1．各子公司应当建立严格的存货领用和发出制度。
2．各子公司生产部门、基建部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。
3．库存商品的发出必需要经过销售部门及分管领导的批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当依据经审批的销售通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财务部核对。
第7条 存货日常管理。
各子公司应当建立存货保管制度，强化存货的日常保管工作。
1．因业务必需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。
2．应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防盗和防变质等措施。
3．贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当执行严格审批制度。
4．各子公司财务部应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，强化与仓储部门的常常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。
5．仓储部门对入库的存货应当建立存货明细账，具体登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。
第8条 存货盘点。
1．对用量或金额较大，领用次数频繁的物资应每月盘点一次，对所有存货至少要每年彻底清查一次。
2．盘点结果如果与账面记录不符，应于期末前查明原因。

二、存货核算办法
第1章 总则
第1条 目的。为强化对公司存货的管理，规范存货核算行为，依据相关规定，特制定本办法。
第2条 存货的核算范围主要包括以下三个方面。
1．各类原材料、辅助材料、在产品、半成品、产成品、商品以及包装物、低值易耗品、委托代销商品、受托代销商品。
2．在途物资，包括购货方已收到但尚未收到销货方结算发票的物资以及购货方已经确认为购进〔如已付款〕但尚未到达或入库的物资。
第2章 存货核算体制
第3条 财务部进行存货的总分类核算和二级明细分类核算，存货仓库进行存货的三级明细核算。
第4条 财务部设置总账和明细分类账，各存货仓库设置数量、金额的存货明细账，并按照存货的品名、规格反映收入、发出和结存状况。
第5条 财务部的存货核算人员应定期对仓库存货收、发、存账目进行稽核、划价，稽核划价后加盖本人印章。
第6条 仓库保管员每月向财务部和其他有关部门报送《存货收发存明细表》和《存货耗用明细表》。财会人员与仓库保管员互相配合，确保做到仓库存货明细账与财务部存货明细分类账相符。
第3章 存货入账价值确实定
第7条 存货应当按其成本入账。这里所指的成本是存货的历史成本或实际成本，包括采购成本、加工成本和其他成本。
1．存货的采购成本一般包括采购价格、进口关税和其他税金、运输费、装卸费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用。集团销售公司及各生产板块子公司存货的采购成本包括采购价格、进口关税和其他税金等。
2．存货的加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。
3．其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出，如为特定客户制定产品所发生的制定费用等。
第8条 关于不同方式取得存货的成本按以下规定确认。
1．购入的存货，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用，运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用等作为实际成本。
2．自制的存货，以制造过程中发生的各项实际费用作为实际成本。
3．委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品及其加工费、运输费、装卸费和保险费等费用，以及按规定应计入成本的税金作为实际成本。
4．投资者投入的存货，以投资各方确认的价值作为实际成本。
5．接受捐赠的存货，按以下顺序确定其实际成本。
〔1〕捐赠方提供了有关凭据〔如发票、报关单、有关协议〕的，以凭据上标明的金额加上应支付的相关税费作为实际成本。
〔2〕捐赠方没有提供有关凭据的，为同类存货的市价。
第9条 盘盈的存货，以同类或类似存货的市场价格作为实际成本。
第4章 入库核算管理
第10条 采购物资运抵公司后，首先应由公司的质量检验部对此批物资进行质量验收和检测，检验合格填写《验收单》，并签名盖章。仓库办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据重点对物资的实际查收数量、品种、规格进行查验，并将查收状况填写在各公司统一印制的《材料入库单》上。
第11条 采购人员应将收集到的、审批齐全的《材料入库单》、《购销合同》、《验收单》及合法的商业发票等相关资料送交财务部办理付款手续，财务部按照公司内部付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批手续后再接受单证进行审核付款。
第12条 财务部应对采购人员提交的原始凭证〔《购销合同》、《验收单》、《材料入库单》、合法的商业发票等〕进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与《购销合同》、《采购单》、《验收单》、《材料入库单》等资料进行核对。审核无误后再办理付款手续。
第13条 财务部在收集到采购单据齐全的状况下，应及时、准确地编制记账凭证，并将原始凭证附在记账凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应依据记账凭证准确、及时地登记入“存货〞及“货币资金〞、“应付账款〞分类明细账中。
第14条 仓库依据质量管理部门签发的《质量检测报告》和生产部门移送来的产成品或半成品，在盘点数量和计量无误的状况下，应办理验收入库手续，并填制《产品入库单》。
第15条 财务部应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确地进行相关的财务处理，登记“存货〞及相关的会计科目的明细账，并依据仓库提供的资料和财务核算的结果，编制《存货分类汇总表》给各生产部门，并与生产部门进行核对，以便于发现问题和考核生产部门的产出耗材比率。
第5章 出库核算管理
第16条 各公司生产环节必需要领用存货物资时，应先由领用部门填写各公司统一印制的《领料单》，将必需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交生产部经理审批，凭生产部经理审批同意并签名的《领料单》到仓库管理部门办理领用手续。
第17条 仓库保管人员核实《领料单》并办理材料出库，同时登记《保管台账》，每月末仓库须对《领料单》进行汇总并编制《领料单汇总表》，汇总后将《领料单汇总表》和所有《领料单》一齐报财务部。
第18条 每月财务部依据仓库提供的相关原始凭证〔《领料单汇总表》、所有《领料单》及相关的采购、入库凭证等〕按照成本核算的方法编制记账凭证，及时将各材料的耗用状况登记到“存货〞及“生产成本〞明细账上，并将原始凭证作为记账凭证的附件装订成册予以保管。
第19条 仓库发货部门应依据经过销售部签字盖章的《销售提货单》进行发货，在发货完成后仓库应签发《销售发货单》。
第20条 财务部应依据《销售提货单》和《销售发货单》及时进行财务核算，编制会计凭证、登记“存货〞及相关会计科目账册，于月末及时结算出“存货〞的结存数量和结存金额，以备实物盘点时核对使用。
第6章 存货清查
第21条 为了强化存货的监督和管理，确保做到账实相符，必需建立健全存货的清查盘点制度。对存货的盘点采纳“永续盘存制〞的办法，存货仓库每年年终进行一次全面的清查盘点，月底或季度进行轮换盘点，对主要存货和贵重物品每月要进行一次盘点。
第22条 关于存货的盘盈、盘亏以及过时、变质、毁损等必需要报废处理的要及时查明原因，写出书面报告，并编制《存货、盘盈、盘亏报告表》，按规定程序上报集团财务管理部按照集团财务制度的规定批准后进行账务处理。

三、存货内控制度
第1章 总则
第1条 为强化对各子公司库存物资的内部控制，确保库存物资的验收进库、存储保管及领料出库业务的规范有序，特制定本制度。
第2条 库存物资内部控制中的不相容职务应当分开，具体包括以下五个方面。
1．物资入库和出库经办者与审批者应分开。
2．实物的验收保管与采购应分开。
3．审批发料的计划员与存货保管员相分开。
4．存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行。
5．假设某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务堆叠。
第2章 存货内控程序
第3条 物资的请购与审批。
1．各子公司材料供应部负责生产用原辅材料、备品备件等的购置；办公室负责各使用部门办公用品的购置，当月报下月使用计划交财务部作资金预算。
2．依据各子公司管理计划性的特点，采购活动之前必需执行计划审批，由采购部门、仓库部门或生产部门签发《请购单》或《定购单》，列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较状况，并按照内部关于采购审批的规定进行必要的审批程序。
3．采购人员凭审批手续齐全的《请购单》或《订货单》，与有关供应商进行采购交易。
第4条 物资验收。
材料供应部收到材料到货通知后，通知品管部进行质量检验，同时通知仓库验收入库；物资验收时要把实物与物资请购单上开列的品名、规格、数量等事项互相对比 ，货物假设发生短缺、破损等情形，材料供应部应作出相应的处理看法。
第5条 物资入库。
1．经验收合格，按物资的类别、单价、金额，办理入库手续。仓库填写《材料入库验收单》〔一式三联〕，经品管部验证质量、仓库保管员验证数量后在《材料入库验收单》上签字，仓库留存一联，递交财务部一联、送材料供应部一联。
2．生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，各子公司质量管理部门必需先行进行质量检测，并出具质量检测报告书，只有检测合格的产品或半成品才干移送到仓库管理部门。
3．财务部应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确地进行相关的财务处理，并登记在“存货〞及相关的会计科目的明细账上。
4．财务部应对采购人员提交的付款资料〔包括《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等〕进行财务审核，确认无误后再办理付款手续。审核内容如下。
〔1〕相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性。
〔2〕将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、定购单、验收单、外购物资入库单等资料核对一致。
5．财务部在收集到采购单据齐全的状况下，应按照相关会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。
第6条 物资日常保管。
1．所有物资原则上储存在仓库中，严禁未通过批准或授权的人员进入仓库或接触物资，入库储存确有困难的，也应采用有效措施强化护理监管，确保物资的安全、完整、有效。
2．物资管理员对入库物资要井然有序地分门别类、摆放整齐，并定期检查，及时整理，克服库房物资贮存管理混乱，杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生，同时要建立起相关规章制度，如采纳货品库存卡、货品标牌，制定保安、防火、卫生制度等，实施有效管理。
第7条 领发料、产品出库。
1．保持凭领料单发放物资。领料单上准确地记录物资种类、数量、金额及批准人、经办人姓名，是仓库发出物资的原始凭证。
2．领用部门要填写领料单，列明领用部门、详有用途、品名、数量和领料人姓名，并由领用部门负责人或获得授权人签字批准，物资管理部门要对领料单进行检察，检察其填写内容是否详实，批准权限是否恰当或是否获得授权等事项。
第8条 销售发出循环。
所有销售业务，必需先由销售部门依据《销售合同》签发《销售提货单》，然后由销售部门将《销售提货单》送交财务部，待客户与财务部结束销售货款结算或取得赊销审批后，由财务部在《销售提货单》上签字盖章。
第9条 存货盘点。
1．各子公司应当建立定期或不定期存货盘点制度。盘点能全面盘点库存物资，检查物资的实际库存数量是否与账面数量相符，及时发现问题，采用有效措施改正错误，堵塞漏洞。要求各单位至少每半年对库存材料进行一次全面的盘点，盘点工作必需有财务人员参加。
2．财务部应依据财务账册上核算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析，编制《盘点状况汇总表》，列明差异状况和差异原因及相关责任部门的责任原因，提交给公司管理层及研究处理，同时上报集团财务管理部。
3．管理层应依据财务部编制的《盘点状况汇总表》进行分析讨论，确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。财务部依据各公司管理层的决定再对存货的盘盈、盘亏按照会计核算的要求协商集团财务管理部进行处理。
4．各子公司财务部应将盘点工作表、盘点状况汇总表、及各子公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册，作为会计档案进行妥善保管。

集团财务管理部

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