采购部门制度及职责.docx

采购部制度
采购职责范围：
1、日常采购
2、验收入库
3、采购咨询（向供应商咨询价格）
4、以书面报告形式向公司反馈信息，经总部同意后方可采
购
5、采购谈判
6、每周采购计划的制定
7、供应商彳主来账目核对、采购数据报表的提交
8、应付账款统计、发票催缴
9、资质/证件/彩页/授权书辨认、索要、管理
10、厂家培训的预约
11、与供应商退换货的协调
12、与厂家的售后协调
采购工作细则
一、日常采购：
1、制作订货单:厂家有固定模板的使用厂家固定模板；如果没有要求的则使用公司默认模板
2、在管家婆软件中制作进货订单，交由财务部门进行审核
3、发送采购订单传真
4、与供应商确认
5、发货后索要快递
日常采购需要掌握的是：
1、供应商名称、产品规格、采购价格
2、供应商截止发货时间
一般厂家规定是当日的15： 30后不再发货
厦门新创：财务收到款后才发货，一般为订单发送的第二天发货
北京德善康：每日的10： 30
3、发货免运费金额的要求
广州万孚、北京热景：单笔订货金额超过50元
宁波普瑞柏、北京华宇亿康、厦门新创：单笔订货金额超过
10 元
北京德善康：单笔订货试剂类产品90元，耗材类产品70
元
日常采购特殊情况
紧急订货
客户要求当日发货的，但公司没有库存的，采购部门需要与供应商的区域销售经理或供应商内勤主管人员协调直接将产品发到客户手中
特别注意：需在订货单中或头告知供应商不能提供含有产品单价的单据
二、验收入库
企业首次发生体外诊断试剂或者医疗设备供需关系的生产企业或经营企业；
2、首次经营品种系指本企业向某一体外诊断试剂或者医疗设备生产企业首次购进的体外诊断试剂，包括体外诊断试剂或者医疗设备的新规格、新剂型、新包装。
二、首营企业的审核：
1、采购部对供货企业的法定资格进行审核，包括《医疗器械生产许可证》/《医疗器械经营许可证》和《营业执照》、
《税务登记证》、《组织机构代码》并索取加盖供货单位原印章的复印件。
《医疗器械生产许可证》/《医疗器械经营许可证》：范围中必须包含“体外诊断试剂”字眼
2、审核供货方销售人员的合法资格，即供货方法人对其销售人员的盖有鲜章的授权委托书和销售人员身份证复印件。
三、首次经营品种审核：
1、对首次经营品种审核必须具备的资料包括:体外诊断试剂生产批件（批准文号）、注册证（含注册登记表）质保协议。
2、购入首次经营品种入库验收时，应凭该品种同批号的产品检验报告书验收入库，否则拒收。
以上资料均由采购部门归档备案
四、采购谈判
1、已合作供应商:每年的3月份前与供应商就合同的任务
量、返利及其他附加条件进行谈判，达成一致后签订采购合同。
需要注意的是:返利形式,是以货物的形式还是以抵扣货款的形式进行返利.返利的时间一般为3月份之前完成对经销商上一年度的赠送
任务量由公司总经理具体规定，但采购内勤必须出具月度及年度采购数据报表辅助完成
2、首次合作的供应商
必须将采购合同及供应商代表提及的各项优惠政策进行整理分析后交由公司相关部门人员审批后方可进行合同的签订
五、每周采购计划的制定
1、制定时间：每周四上午
2、完成制定时间:每周四下午17:之前完成
3、时间段规定：完成下周一至周五客户订货数量的评估
4、评估依据:由库管提供实时库存状况、商务内勤按产品订货周期进行估算、商务内勤实际联系情况、最低库存标准要求
5、提交审核时间：周五上午12:之前
6、提交方式：CRM客户管理软件
六、供应商往来账目核对、采购数据报表的提交
1、供应商往来账目核对:每季度要与供应商进行往来账目的核对；对于频繁合作的供应商争取做到每月进行账目的核对，最长不得超过2个月进行一次的核对
1。1核对的内容：订货明细（产品及数量）、汇款金额及日期、机器的数量、押金的扣减、进项发票开具等
1.2要求必须有书面或者电子表格的形式，双方必须加盖公司公章
1。3核对结果必须在汇款本中和CRM中具体进行记录
2、采购数据报表的提交
1。1报表内容：采购内勤需每月定期提交当月的采购数据报表，涵盖内容为当月的采购金额总计、分项统计、主要合作产品数量的统计
1。2提交时间：次月的5号之前提交
七、应付账款统计、发票催缴
1、采购内勤每月应对有账期的供应商统计未付账款金额，
提交时间为每月的10号之前
2、发票催缴：每月应及时催缴进项发票
3、对于已收的发票要及时录入到电子表格中
备注：每月20日采购内勤必须将当月已收的发票金额总计
告知公司相关人员
八、资质/证件/彩页/授权书辨认、索要、管理
1、采购内勤在订货时检查供应商资质/证件/彩页是否缺少，如有缺少应在订货时告知供应商
2、采购内勤应及时索要并更新供应商的开具的授权书
3、资质、证件：等同于首营资质和首营品种
公司证件为：医疗器械经营/生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证
产品证件:注册证及登记表
医疗器械经营许可证有效期为5年，经营/生产范围必须标注有“体外诊断试剂或者生化试剂、生物制剂”等字眼，医疗器械注册证的有效期为4年
九、厂家售后服务的协调
商务内勤反馈问题情况.采购内勤应及时与供应商的区域经理或者维修工程师去电话要求对方协助处理；而后与供应商联系询问对方是否已经去电客户，并将结果及时反馈给相应的商务内勤