物资采购入库及往来帐管理制度.docx

物资采购入库及往来帐管理制度
为了进一步完善理顺原材料的采购及入库管理，确保材料在采购入库过程中及时、准确无误，同时真实地反映赊欠情况，特制定本制度。
第一条采购管理程序
在目前ERP正常采购程序运行的同时，对于货到而发票不能同时到达的，供应商必须随货附一式三联提货单（由我公司统一提供的物资提货清单），保管员依据清单就物资名称、规格、数量，依据程序文件要求进行A、B、C类审核验收，签字后返给供应商一联，待供应商开具发票时一同返回。保管员存留一联，计划员存留一联。
第二条到货管理程序
在保证目前ERP正常运行的情况下，仓储部保管员必须建立到货登记，（利用库存现有的“物资到货交接表”代替）由保管员进行登记且一式两份，物资计划员确认后盖章，每周末将采购人员留存联返回到物资计划处核算员，由核算员进行帐务处理核查之用。到货登记必须及时，做到日到日结。对于货物直接送到车间的，由计划员通知保管员，保管员办理验货登记；节假日期间到货的，由值班保管员代登记，事后移交本库保管员。
第三条估价管理程序
对于票未到的物资依据提货清单及到货登记清点后，按ERP管理要求进行估价验收，原则上要求随到随估，特殊情况可延后，但最迟不能超过本月末。
第四条发票验收管理程序
对于货、票同时到的，按入库管理程序办理入库验收手续。对于已办理估价入库发票后到的，保管员必须核查估价验收，先办理冲估价验收后，方能凭发票及供应商返回的提货请单审核后办理正式验收手续。
第五条报帐管理程序
仓储部保管员办理完入库验收手续后（含估价、冲估价），交于计划员，计划员必须到物资计划处核算员盖章后，方能到财务处办理报帐。物资计划处核算员依据上述收集的凭据进行应付帐款的帐务处理登记工作，次月5日上报累计上月末赊欠明细表。
第六条建立供应商年审制度
加强对供应商资信程度的调查和分析评估，通过银行、同行业及社会中介等各种渠道，及时了解和掌握供应商的生产、经营、资产、负债、经营人员变动和财务状况等相关信息，以确定其是否具有履行合同的能力和独立承担民事责任的能力。为了避免因供应商废业、倒闭、破产而给企业带来的损失。
必须每年定期对其合作资格进行评定，对其营业执照、税务登记证进行审核。
第七条建立定期与供应商往来帐的核查、清理制度
要求计划员每半年与供应商进行一次清查核对制度。建全帐面核对备忘录，要及时登记每笔往来款项，准确反映应付帐款的形成、支付及增减变化情况，责任到人。
第八条建立先对帐后付款制度
做到付款与对帐挂勾，对于支付供应商欠款时，应要求供应商先进行帐目核对，核对后由物资计划部领导签字后，方能到财务部办理付款。不允许以预付款的名义支付欠款。
第九条建立计划员变动交接手续制度
计划员调动时，必须办理交接手续，将负责的所有供应商的往来帐目进行核对，后任计划员对前任计划员的业务及往来帐目，要全部清楚并负全责，不得以各种借推卸责任。
第十条建立抹帐协议归档制度
凡是以物抵债，形成抹帐协议的，必须返还物资计划部一份，归档留查，由专人统一管理。
本制度由物资计划部负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。