公司行政事务管理制度.docx

公司行政事务管理制度
一、目的
对公司行政办公所涉及的行政办公事务、办公规范等基础性事项 进行的总体性管理规定。它是行政办公人员必须遵守的基本守则， 直接体现出员工面貌和企业精神。
二、适用范围
本制度适用于公司行政办公事务管理。
三、总则
1、为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办 事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定本制度。
2、本制度中所指行政办公事务包括办公礼仪管理、信息平台管 理、公文收发管理、公文影印管理、印鉴管理、档案管理、办公用 品管理、报刊及邮发管理等。
四、办公礼仪管理
1、服装礼仪规范，上班统一穿戴正装，佩戴胸卡，头发梳理整 齐，女同志适当淡妆。
2、办公语言：多用敬语“您好，请问，谢谢、再见，请稍候” 等；接电话统一使用规范用语“你好，” “请稍等” “**不在位置上， 请你留言”等；对待队员咨询事项应耐心解释，不可言语急躁。
3、办公行为：
3.1坚守工作岗位，不得串岗；不可在办公区用餐、吸烟、吃零 食；
3.2上班时间不可看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；
3.3办公桌上应保持整洁，注意办公室的安静，手机铃声调振动， 不可大声争论；
3.4上班时间外出必须到前台报备，签注外出事由、地点、返回 时间；
3.5不得因私事在公司打长途电话，凡因私事打电话，发现一次， 罚款50元；
3.6不得用公司电脑私发邮件或上网聊天，发现一次，罚款50 元；
3.7不得随意使用其它部门的电脑；同时，外来人员未经总经理 批准，不准使用公司电脑；
3.8未经总经理批准和部门经理授意，不得索取、打印、复印其 它部门的资料；
3.9随时保持办公室整洁、干净，外出或下班时收好桌面资料， 关闭所有电源开关。
3.10注意文件的保密，及时收纳桌面办公资料，谨防办公泄密。
五、信息平台管理
1、短号
公司为领班以上人员办理集团短号，便于信息及时传递，所有拥 有集团短号人员必须保持24小时开机状态。
2、短讯平台
1公司信息平台由行政部统一管理，利用员工信息平台及时向员 工发送公司政令、通知、表扬、批评等；信息管理员应及时更新通讯 录，每月及时删除离职队员、增加新进队员。
2信息发布必须准确、及时，符合公司企业文化，每次发送前必 须送常务副总审核。
3、无纸化办公系统
3.1各部门应充分利用无纸化办公系统，养成每天登陆查收信息 的办公习惯.
3.2各部门可将所有可共享的信息放在系统上，如员工花名册、 会议记录、管理规章、通 知通告、工作联系单等。
3.3各部门应充分利用无纸化办公系统，规范办公行为，提高办 公效率。
六、公文收发管理
1、公司所有外来文件统一由行政部审阅后呈总经理批示后转相 关部门处理，行政部对所有外来文件统一编号存档，并追踪记录处理 结果。
2、行政部统一规范办公室日常文书格式，如签报、工作联络单、 工作报告、传真格式、考核单、通知、通报等，各部门须按规定格式 规范行文。
3、公司内部各部门下发文件，统一交于行政部审核后呈总经理 批示后下发，所有文件统一编号存档，并追踪记录处理结果。
七、公文影印管理
1、公司公文的影印由行政部负责。
2、各部门影印的公文或资料须经本部门负责人签字后方可复印。
3、未经行政部同意，任何人员不得私自复印文件。
八、办公用品的管理
1、办公用品的购发：
1.1每月5日前，各部门负责人将该部门办公用品购用计划提交 综合部；
1.2综合部制定每月办公用品计划及预算交领导审批后采购；
1.3除正常配给的办公用品外，若还需要其它用品的须经综合部 批准方可领用；
1.4公司新聘工作人员的办公用品，综合部根据部门负责人提供 名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
1.5负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、库存合理、 开支适当；
1.6负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续； 出库时一定要由领取人员签字；
九、档案管理
1、存档范围：公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、 人事任命书、通知、通告、财务报表、薪资报表、合同、项目方案等 具有参考价值的文件及材料。
2、档案管理分别由财务部及行政部安排专人，明确责任，保证 原始资料及单据齐全完整，密级档案绝对安全。
1行政部负责：公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、
人事任命书、通知、通告等档案的保管与管理。
2财务部负责：财务报表、薪资报表、合同、项目方案等档案的 保管与管理。
3、档案的借阅与索取：
3.1总经理、副总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理 借阅手续，直接提档；
3.2公司其他人员借阅档案前，须经总经理批准，并办理借阅手 续；
3.3对借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保 密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如属工作需要摘录和复制, 必须由总经理批准后方可摘录和复制。
4、档案的销毁：
4.1任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
4.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可 销毁，一般内部档案，须总经理批准后方可销毁。
4.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销 毁清单，由专人监督销毁。
十、印鉴管理
1、公司印鉴由综合部负责保管。
2、公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后再由管理印鉴人盖 章，如违反此项规定其造成后果由直接责任人员负责。
3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明书及对外开出的任何公
文，应统一编号登记，以备查询和存档。
4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其 他特殊情况需要开具时，必须经总经理签字批条后方可开出，持空白 介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的 必须交回。