圣玛莉母婴护理中心ERP管理制度(修订版).docx

圣玛莉母婴护理中心ERP管理制度
（暂定)
一、总则
(一)为了加强圣玛莉母婴护理中心信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，圣玛莉母婴护理中心ERP系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，根据公司相关管理制度,结合信息管理系统工作的特点，特制定本办法.
（二）ERP系统是指在圣玛莉母婴护理中心管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。
（三)管理信息系统工作的基本任务：
1、研究制定ERP系统发展规划，并组织实施；
2、根据公司新的需求组织相关部门、人员对ERP系统进行改进和完善；
3、制定ERP系统的管理办法和规章制度；
4、组织制定管理ERP系统操作规范，并组织实施；
5、组织ERP系统人员的培训工作；
6、建立公司ERP“技术支持热线”，负责协调同ERP系统相关的技术服务和相关技术问题的解答.
（四）各部门应根据公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的ERP系统工作.
（五）ERP系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应当充分重视这一工作,把它做为建立现代企业制度、提高信息质量，满足报告流程，加强企业内部管理的一项重要工作来抓.要把ERP系统工作同其他工作有机地结合起来，逐步过渡到以ERP系统为基础和手段的工作方式上来。要重点做好普及工作，使绝大部分企业办公人员了解和掌握ERP系统。
(六）本规范既是保证系统正常运行的规范,也是考核各部门工作情况的重要依据。
二、操作管理制度
为了加强软件的操作使用管理，确保信息系统的正常运行及信息的全面、准确与安全特制定本制度。
（一）ERP工作不是一朝一夕的，每天的工作要日清日结，不能因为手头上有其它工作要处理就把ERP实施工作抛到一边停滞在那,这样不单是你本部门的进度跟不上步伐，还会直接影响到相关部门的进度，从而会因为你一个部门的工作不到位而拖整个项目的后腿。
（二）涉及到相关部门协助才能处理的问题，相关部门要很好的配合，不能因有问题而自作主张终止工作或者用不正当的方法完成，也不能有相关部门向你部门求助时不理不睬、置之事外的现象发生。
（三)日常工作中有困扰部门开展工作的难题不能解决时，要及时的反馈到ERP项目经理或是组长处，不能埋没问题，拖延问题，否则问题一旦爆发，后果由该岗位人员承担。
(四）为确保相关负责人对ERP操作的熟练度,ERP项目小组会根据具体的情况会安排培训工作,培训分为集中培训和单个培训，具体由ERP项目经理或组长定义。培训内容主要是理论培训、实践培训操作规范。各业务操作人员在使用ERP进行业务操作时，必须按照ERP指定规程进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，不得擅自主张随意操作，必须向项目组提出，有ERP项目小组给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作.
（五）参加各项会议和培训相关人员请按时到位，不准迟到，早退和一切违反纪律的事情发生。培训中不能有不懂装懂的现象，会议中要积极提出问题、讨论问题。
（六）为提高系统资源利用率，ERP系统用户在完成各项操作后，应及时退出ERP避免其他用户使用.
（七）各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责，每半天至少登录系统1次,及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。
(八)为提高系统运行效率，各级审核人员应提高服务意识，入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕，存在较多问题的入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复;其他审核应3个工作日内办理完毕，确保不影响审核业务的正常进行。
三、系统维护制度
（一）公司设ERP系统管理员2名，负责ERP系统用户权限的管理和维护。
（二）各部门新增用户、用户权限变更,应提出书面申请，经本部门领导签认后，报ERP系统管理员进行设置。
（三）ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于6位.在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。
（四）ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责,并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，ERP系统用户返回岗位时,应及时收回用户，并修改相应密码。
（五）系统管理员负责系统维护的工作,包括：硬件、软件和数据维护。
（六）实行维护记录制度.为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护进行详细记录，内容包括：维护目的、维护措施、时间、维护人和监督人签字等。
（七）重大项目的维护(如设备更新、扩充、修复和软件修改、升级及二次开发等）,由系统管理员同开发方共同协商实施。实施前,实施者要制定保证数据安全的措施，做好相关文件和数据的备份.实施后，系统管理员会同开发方制定调试维护方案进行系统调试，以保证项目维护效果和系统正常运行。
（八）要严密控制好数据库及其服务器的口令，控制好各用户的口令,并定期对有关的用户口令进行修改。
(九）具有ERP系统版权的单位其软件的有关源程序及设计文档由系统管理员负责保管。
(十）参加软件开发的单位或专职从事系统维护工作的人员不得泄露软件的技术资料、源程序和加密措施。
四、数据备份制度
（一）要经常对系统中的数据进行备份，以便在计算机发生故障时可将数据恢复到最近状态。数据备份的目标是防止任何时间发生的硬、软件故障以及人为失误造成的数据损毁。因此，原则上要求在发生业务的当天都进行备份.数据备份模式为：
1、每日备份,并且以一星期为单位进行循环备份；
2、月末的备份；
3、年末的备份;
4、采用双备份以上，存储于不同的地点；
5、备份要采用SQL SERVER2008数据库管理系统提供的数据备份功能；
（二）对备份的数据应加强管理，防止被非法拷贝或毁坏,要对其内容及运行环境（如软件的版本）等进行记录。
(三）对ERP数据的备份、恢复、转出、转入的权限都应严加控制.严禁未经授权将数据拷贝出系统，转给无关的人员或单位；严禁未经授权进行数据恢复或转入操作。
五、培训与上岗管理制度
(一)目的
为确保ERP上线操作人员具备必要的ERP知识和操作技能，特制定本制度。
（二）适用范围
公司ERP各模块覆盖到的所有岗位上线操作人员。
（三）职责
1、项目组负责ERP用户培训计划编制、计划实施、学员组织以及协调管理等工作.
2、各业务部门根据岗位需求，负责做好本部门需培人员的落实、报名。
（四)工作程序
1、系统管理员配合人力资源部做好培训的需求征询、计划编制,并组织有关责任单位实施培训考核计划。
2、培训内容为ERP模块的基本功能和与本人岗位业务相关的ERP用户基本知识及上线操作技能。
3、培训结束，培训人员应签字确认.
六、岗位说明及职责
（一）系统管理员
序号
           岗位说明
责任部门
责任岗位
责任人
1
负责ERP相关内容的培训，各项计划的落实与安排及各项工作考核
营销中心
 系统管理员

2
负责监督及跟踪相关部门是否有按照erp流程在操作.
营销中心
 系统管理员

3
负责整个网络的稳定和ERP系统的日常维护
营销中心
 系统管理员

4
ERP运行情况的工作汇报，及项目中的各项制度和文件的编写
营销中心
系统管理员

（二）营销中心
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
客户管理（销售)
维护客户资料，更新客户状态，维护客户跟单资料并保存。
营销中心

 2
客户录入
录入客户信息
营销中心

 3
房态图
客户订房、入住、换房、消费、退房、护理记录新增等。
营销中心

 4
到府服务
客户住院期间到府服务派遣、记录。
到府服务中心

  5
客户投诉建议
客户投诉及处理结果
营销中心

 6
客户住院探访记录
录入、查询客户住院探访记录及资料保存。
营销中心

 7
收款单管理
客户消费收款管理.
营销中心

 8
商品销售
客户商品、服务销售
营销中心

 9
合同管理
新增客户合同管理
营销中心

10
合同审核
客户合同审核
营销中心

11
套餐管理、审核
系统内新增月子套餐及上线管理
营销中心

12
前台日报表
前台与财务每日交接表
营销中心

13
客户回访记录
查看、新增出中心客户回访记录
营销中心

（三）财务管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
收款单管理
财务收款管理
财务部

 2
预算管理
月销售预算、物料预算、费用预算审核管理
财务部

 3
收款单审核
财务人员对每一笔收款进行审核,确保财务账目正确
财务部

 4
提成付款单
每月提成发放记录及保存
财务部

  5
付款单审核
财务支付记录及审核
财务部

 6
退款申请、审核
公司财务退款申请及审核
财务部

 7
提成管理
公司提成方案管理
财务部

 8
提成结算审核

财务部

 9
部门预算
各部门物料预算新增
财务部

10
订房欠款审核
客户预定房间时，合同收款异常审核
财务部

11
前台与出纳日交接表
前台与出纳日交接表管理
财务部

12
财务客户预收报表

财务部

（四）护理管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
新生儿护理管理
—宝宝护理记录表
新增宝宝每日体征记录并保存资料。查看宝宝日交接表
护理部

 2
妈妈护理管理
—护理计划单
新增、管理入住客户护理计划单
护理部

 3
妈妈护理管理
—产妇护理记录表
新增、管理入住客户每日护理记录
护理部

 4
妈妈护理管理
—医生查房记录
新增、管理客户的医生查房记录
护理部

  5
登记服务记录
登记、确认完成客户套餐内、额外消费购买的护理服务
护理部

 6
护理行政管理
护理部排班表、护理部论坛交流、学习、培训
护理部

 7
客户服务记录表
查询客户服务记录
护理部

 8
客户服务预约确认
客户预约服务管理
护理部

 9
产妇/婴儿评估单
管理产妇/婴儿的入住、离开中心评估单
护理部

10
外出申请单
管理客户外出申请
护理部

11
客户入住物品交接记录
管理客户入住物品交接记录
护理部

(五）客房管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
物品借还单管理
客户借、还物品管理
客房管家

 2
客房服务审核
登记、确认完成客房服务
客房管家

 3
洗衣房管理
送洗衣物交接管理
客房管家

 4
合同赠送清单管理
合同内赠送物品管理
客房管家

（六）人事管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
职员档案（在职）
在职人员档案管理
人力资源部

 2
职员档案(离职)
离职人员档案管理
人力资源部

 3
员工请假
员工请假管理
人力资源部

 4
员工离职申请
员工离职申请
人力资源部

  5
入职管理
员工入职申请管理
人力资源部

 6
调休管理
员工调休管理
人力资源部

 7
移动管理
员工异动管理
人力资源部

 8
绩效考核
员工绩效考核管理
人力资源部

 9
人才库评分表
公司人才评分管理
人力资源部

（七）仓库管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
采购计划管理
物资采购录入，审核，入库管理
财务部

 2
入库单管理
物资采购完成入库管理
财务部

 3
出库单管理
物资出库管理
财务部

 4
报损管理
物品报损管理
财务部

  5
调拨管理
分店之间物资调拨管理
财务部

 6
反库管理
已出库物资返回仓库管理
财务部

 7
收发存管理
物资出库挂账管理
财务部

（八）膳食管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
菜谱管理
月子餐餐谱管理
膳食部

 2
菜单管理

膳食部

 3
月子餐菜单编制
每日月子餐食谱编制管理
膳食部

 4
月子餐供应统计
日月子餐统计
膳食部

  5
客餐清单
客餐（陪护餐清单管理）
膳食部

 6
员工餐清单
公司员工餐清单（按周更新）
膳食部

 7
医生查房记录
营养师查房记录
膳食部

8
食材采购计划单
制作每日食材采购计划
膳食部

（九）行政管理
 序号
功能模块
 功能说明
 责任部门
 责任人
 1
流程审批
员工请假、调休、费用申请、报销、计划外物资采购申请
所有部门

 2
信息中心
-公司文件
公司文件通知，下发、查询
行政办公室

 3
信息中心
—规章制度
公司管理规定。规章制度查询
行政办公室

 4
信息中心
—公共信息
公司内部公共信息查询
行政办公室

七、流程讨论及问题解答制度
（一）目的
为确保ERP系统适应业务实际的变化以及更加深入地使用ERP系统，特制定本制度.
（二）适用范围
整个公司.
(三）职责
1、ERP系统使用人员发现问题及需求应及时登上报上级主管及系统管理人员。
2、项目组负责解答问题，在24小时内给予答复；
3、项目组负责收集流程问题，组织流程讨论会。
八、奖惩条例
（一）奖励条例
1、对本制度学习非常透彻，考试成绩特别优秀者给予奖励50元一次（或按人力资源相关规定奖励）.
2、平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好给予奖励50元每次。
3、对ERP系统操作熟练，积极参与发现问题，解决各种异常，给ERP实施工作带来和很好的利益奖励50元每次。
4、及时发现相关部门在录入ERP系统资料时错误，并加于阻止使错误得以纠正，杜绝了给公司利益造成严重危害奖励100元每次。
5、如果ERP系统录入员在连续两个月中无出现录入数据错误，奖励50元每次。
（二)惩罚条例
1、本制度一经生效，望相关同仁积极学习，后续会择期对制度及对ERP系统的学习进行考核，不合格者处罚20元再进行补考直到合格为止（或按人力资源相关规定处罚)。
2、岗位责任制严格上是不能替代、调换，但遇有人事变动由ERP项目小组经理与部门负责人重新商讨另一名人员补充。如因私自替代、调换给ERP项目工作造成了实施故障罚款50元一次。
3、ERP项目小组成员工作不到位不及时，累计二次不能按计划完成工作罚款50元一次。
4、因个人马虎大意，造成录入ERP系统数据错误，给公司带来经济损失，给予最少50元的处罚。
5、凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告,同时罚款50元一次。
6、会议、培训期间应自觉把手机做消音处理，如果因为手机声响影响会议或课堂秩序者，迟到超过十分钟者，罚款20元。。
7、各级审核人员未认真履行职责,未发现单据错误,造成公司经济损失的，罚款100元。
(三)以上奖惩条例，如公司制度有规定的，按公司制度规定的执行;如公司没有上述规定的，则按本奖惩条例执行。
（四)以上奖惩制度由ERP项目组提出，由总公司办公室执行。