文件管理制度(1).doc

文件管理制度
第一条 　目的
为了提高酒店文件处理的效率和质量,迅速、准确地传递内外信息，使文件更好地为酒店的经营和管理服务，特制定本制度。
第二条　 适用对象
(一）以酒店名义传递的各类文件。
(二)以部门名义传递的各类文件,可参照本规定有关内容执行.
第三条 文件种类
（一）请示:用于向上级请求指示或批准。
（二)报告:用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议;答复上级
　的询问。
(三）决定:用于对重要事项或重大决策做出安排;奖惩有关部门或人员。
(四)通告:用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。
（五)通知：用于颁布规章和措施;转发政府部门、上级或不相隶属单位的
　 文件；批转下级文件；要求下级办理、执行的事项；任免和聘用干部。
(六)通报：用于表彰先进；批评错误;传达重要精神或情况。
（七)会议纪要:用于记载和传达会议情况、议定事项和主要精神,要求有
　　 　关部门共同贯彻、遵守、执行。
（八）简报：用于反映公司经营、管理情况和重要活动等信息。
（九)函：用于向同级或不隶属单位询问、洽商、答复问题和业务联系。
第四条 文件形式
文件的形成过程,包括拟稿、核稿、签发、打印、盖章、登记发送等。
（一） 拟稿
l 标题，应准确概括文章的内容、事由和文件种类。
l 主送单位，应写全称。
l 正文,表达文件的内容,是文件的主体和中心。
l 落款,包括公司印章和发文日期,公司文件除会议纪要以外,一律需加盖公司印章.
1. 行文规则及要求
(1)公司根据业务发展需要,可以向政府部门、上级单位、与我公司有业务往来的单位、银行等单位行文．
(2）公司各部门为了联系工作，洽商业务,可以公司名义按有关程序办理发文手续。
（３）公司发布各类规章制度或其他必须遵守的规范性文件、任免通知、情况汇报、会议纪要等,可以办理发文手续。
（4）一文一事,具有可操作性。
（5)“请示"与“报告”不得混淆，需要批复的用“请示"，“报告”不得出现“请批复”等字样,向有关单位说明情况用“报告”或“函”，不得用“情况说明”等不规范的文种。
（二）核稿
　　 核稿的重点是：
　　 1.　是否需要行文。
　　 ２。 是否符合国家法律、法规及地方的有关规定。
　 3. 内容是否确实;提出的要求、措施、意见和办法是否切实可行。
　 4. 文件种类、文件格式、文字表述、发送范围是否恰当。
(三)签发
文件必须经公司领导签发后才有效.签发人对所签发的文件负责。
(四)打印
　 使用统一的A4纸张打印；
打印格式按统一标准:
　 　 1. 标题： 字体——黑小二、居中；
２。 正文： 　 　　字体—小四号
3。 文字的间距一律用标准,行距可以根据文件篇幅的长度作适当的调整。
（五)盖章
　 　 文件盖章要端正、清晰。
第五条 　收文程序及文件处理
（一） 外单位送至公司的文件、资料、刊物、简报、信件等，由行政人事部按规定登记、分发。收文者应及时交行政人事部登记处理。
第六条 　发文程序
（一） 以公司名义对外发文，要严格按文件的有关要求进行拟文。
（二） 部门经办人拟稿后,交部门负责人核签,如文件的内容与其他部门的业务相关时,需要其他部门会签。
（三） 文件经核签或会签后，由拟稿部门将文件按文件打印格式打印出来后，文稿交行政人事部核稿,经审核通过后报送总经理签发。
（四） 总经理签发后,由行政人事部按文件字号、打印、盖章、发送。
第七条　 办文时限
（一） 一般收到文件在三个工作日内流转完毕,急件在一个工作日内完成.
（二） 领导批示给有关部门处理的文件,主办部门应当在三个工作日内完毕，有时间限制的应在规定时间内办复,如需延时应及时向有关领导说明情况。
（三） 发文一般自送至行政人事部后三个工作日内办毕送出,急件在一个工作日内办毕送出。
（四） 文件(公司发文、收文、拟办、传阅、合同)办毕后送至行政人事部归档。
第八条 销毁
没有存查必要的文件，经过鉴别和总经理的批准,由行政人事部定期销毁。