德仁居烤鸭店采购部标准化管理办法-采购部工作制度流程.doc

德仁居采购部标准化管理办法

一、采购部工作要求：
1、所有采购项目均必需总经理签批授权。
2、所有采购物品均必需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少多家供货商提供报价单。
3、所有采购物品的品质须坚持一惯稳定。
4、采购部工作人员须对自己采购物品价格和品质负责。
5、所有供货名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必需采购回来；印刷品、低值易耗用品、布草等，使用部门须提前一周下申购单。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则不予以报销。
8、禁止用货部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
二、采购部管理制度
〔一〕审批制度
1、申购单审批程序：
使用部门经理〔仓库主管〕→ 采购部 → 采购部询价 → 总经理审批 → 同意后返回采购部进行市场购置。
2、价值2000元以下单批次采购的物资，采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经总经理批准后方可采购。
3、价值3000元以上的单批次购买的物资必需经总经理审批后，上报集团副总经理、集团总会计师批准方可采购。
4、月结物品采购审批程序：蔬菜、肉类、冻品、海鲜、水果由行政总厨、用货部门负责人直接下单至采购部落单，其它物品按上述第1、2、3款程序执行。
〔二〕采购监督
采购成本的控制由财务室、采购部、使用部门共同完成，平常各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。
〔三〕供货商的管理
选择、评价供应商的标准包括：工商营业执照、税务登记证、卫生许可证、技术监督许可证、动物防疫合格证等。
依据信誉等级将供应商分为三级：具有商品信誉、商品质量使用反馈优良的为A级；符合准则资格的为B级；信誉不好、不符合标准资格的为C级。
〔四〕合格供应商的评定流程：
1、采购人员收集供应商评定资料如：工商营业执照、税务登记证、卫生许可证，技术监督证等。
2、由采购部经理搜集供应商评定所必需资料报总经理。
3、依据有关法律法规要求对各供应商进行审批、评价，依据合格供应商审批权限确定出合格供应商。
三、采购部工作流程
〔一〕食品采购管理规定：
1、每月月初将本月蔬菜、肉类、冻品、水果价格报价清单报到总经理处，并附市场寻价清单，海鲜价格必需每周报一次，并附市场寻价清单。
2、采购人员天天按照经营部门每日提报食品采购单进行采购。
3、采购人员接到订单后，按品种分类后并及时通知供应商送货。
4、对价格波动较大的季节性时令水产及蔬菜等的采购必需及时通知各用料部门，同时监督原料价格。
5、采购部要求供货商每日10：30分之前将每日菜品送齐。
〔二〕采购的标准：
1、采购的食品应当无毒、无害，符合食品卫生标准和应当有的营养要求，具有优良的感官性状；
2、对肉类、乳制品、酒类、调味品及食品添加剂等，必需向购方索取检验合格证或食品卫生检验合格证；
3、严禁购买无卫生许可证的食品；
4、做到不采不鲜，污秽不洁，死因不明的禽、畜水产等；
5、不使用不符合卫生标准的容器；
6、生、熟食品要绝对分开。
〔三〕仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种库存物品，均应设定合理的采购线，在库存量接近或低于采购线时，即必需要补充仓库里的存货，仓库管理员要填写一份仓库补仓“采购申请单〞，必需注明以下资料:
1、货品名称，规格；
2、最近一次进货单价；
3、本次订货数量。
送采购部初审同意签字确认后，上报总经理，签批后，进行购置，一般物品要求3天内完成。如有特别状况，要向主管领导汇报。
〔四〕部门新增物品的采购工作流程：
假设部门欲添置新物品，部门经理或行政总厨应填写“采购申请单〞送交采购部，采购部经理初审同意签字确认后，上报总经理，签批后，按 “采购申请单〞内容要求，马上组织实施购置。
〔五〕采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必需填写一式三联，在经审批批准后：一联作采购部存档并组织采购；一联作为仓库收货用；一联使用部门存档。
2、收到采购申请单后，检查采购申请单是否部门经理签字，核对填写是否正确。
〔六〕货比三家工作流程：
    每类物品报价单必需要最少三家作出比较，以确保采购物品价格的合理性，即在订货前，必需征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所必需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商〔至少选择3个供应商〕，要求供应商填写价格并签名退回。②关于交通不便或外地的供应商，可用 或 询价。用 询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择看法和理由，连同报价单上报主管领导。
2、主管领导依据采购部提供的有关报价资料，参照采购部的看法，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，上报总经理审核。
〔七〕市场调研、询价制度：
参加人员：采购经理、物品使用部门负责人、总经理。
1、确定调研物品、调研地点及调研时间。
2、对调研物品的品质、价格、服务等相关资料进行记录。
3、将调研物品的信息并与酒店现行采购物品进行对照，由采购经理出具市场调研报告并由调研人员共同签字认可。
4、将调研报告送总经理，调研价格将作为采购该物品价格的重要参照依据。
调研要求：
1、关于原材料至少要每月调研一次，如果有条件可以每周做一次。
2、关于物料用品至少要每季调研一次，如果有条件可以每月做一次。
3调研的物品必需与现行使用物品相同或具有可比性。
4、关于调研资料要收集存档。
〔八〕货品入库验收流程：
不管是餐食原材料还是物料采购均执行三方监控，即采购验收、财务仓库验收、使用部门验收，验收合格后才方可入库领用。
四、采购部岗位使命
1、在酒店总经理的领导下，负责采购部的组织管理工作，日常工作中要率先垂范，清廉自律，协调采购部与酒店各部门之间的关系。
2、、负责审核餐饮等部所必需食品原材料、酒水、饮料等的采购计划，并且平衡库存，尽量减少库存，节省资金占用。
3、参加大宗商品订货业务洽谈，并检查合同的执行状况。
4、负责建立采购部的各项规章制度并监督落实落实；审核供货商的资质，严格把关。
5、检查监督各种原料的采购、价格变动、市场趋势的状况，并提出降低成本的建议及措施。
6、完成总经理及主管领导布置的其他工作。