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G公司备用金管理制度

G公司备用金管理制度之相关制度和职责，为了强化公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提升资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。二、备用金范...
为了强化公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提升资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本〔制度〕。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、常常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
三、执行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提升工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单〞,财务人员依据实际需要向借款人发放“借款单〞,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单〞各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单〞,填写好“报销单〞的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单〞返回财务部,财务人员依据〔财务制度〕规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金〞台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部依据实际状况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用状况,前账未清,不得持续借款。对因特别原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按估计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目状况不同,备用金额度暂定为每周1万―5万。特别状况,需由项目经理提前向总经理说明状况,予以审批。
4、其他借款,依据实际状况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不同意跨年度使用。对因特别原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。