采购控制程序-采购方式、数量、时间控制-供应商选择.doc

第1章 总则
第1条 目的
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，规范采购流程，保证采购过程透明化，保证生产用料的顺畅供应，尽可能降低采购成本。
第2条 责权单位
1．采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
2．总经理办公会议负责本制度制定、修改、废除等的审批。
第2章 采购方式控制
第3条 采购方式分类
1．订单采购方式
〔1〕采购部依据批准的采购清单向已与我公司签订框架协议的供应商签发定购单，定购单上注明求购商品的品名、规格、型号、价格、数量、交货时间等，送交供应商执行。
〔2〕供应商按照订单上面的要求生产和供应商品。
2．合同订货方式
〔1〕采购部依据批准的采购清单经询价、比价、议价程序确定初选供应商，通过谈判就采购货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式、售后服务等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。
〔2〕供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。
3．直接采购方式
采购人员依据批准的采购清单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。
4．紧急采购方式
因紧急状况，必需要以最快的速度使采购商品到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性必需要并经公司领导批准后方可采纳。
第4条 采购方式选择
1．依据商品性质及生产实际状况确定采购方式。
2．有明确项目归属的原材料、常规辅材备料和通用备品备件的采购经询价、比价、议价程序并经报批后采纳采购订单或合同订货方式采购。
3．紧急采购经报批后可以采纳直接购买等方式。
第3章 采购数量控制
第5条 采购数量应该严格按照经ERP系统计算生成的采购数量进行确定。
第6条 责任采购员应检察每一份采购订单或采购合同的品种、规格、数量是否符合采购清单要求并签字确认后报批。
第4章 采购时间控制
第7条 采购时间包括采购清单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
第8条 有明确项目归属的物料采购，从实际使用或必需要日期算起，倒算出合理的采购时间。
第9条 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。
第5章 供应商选择
第10条 供应商初步评价
1．采购部与使用部门依据企业实际必需求寻找合适的供应商，同时收集多方面的资料，如供应商的资质、质量、服务、交货期、价格、付款方式、奖励政策等作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表〞。
2．采购部对“供应商基本资料表〞进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单备选。
3．选择供应商原则
〔1〕供应商应有合法的经营许可证，应有必要的生产资质和资金实力。
〔2〕供应商必需通过ISO9001质量管理体系认证。
〔3〕在价格、供货周期、付款方式、售后服务承诺、奖励政策等方面得到我公司评价认可。
〔4〕具有足够的生产能力，能顺利满足我公司的生产经营必需求。
〔5〕同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
〔6〕安徽省电力公司、六安供电公司、明都集团物贸公司合格供应商库中在册的供应商。
〔7〕按供应商所属类别从高到低顺序选择。
第15条 供应商评审
1．采购部会同生产部、质量管理部、技术部、销售部、相关车间以及内控管理部共同进行供应商的评审，并提出相应的看法和建议。
2．供应商评价内容
〔1〕采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面内容。
〔2〕内控管理部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
〔3〕技术部、生产部、质量管理部及相关车间主要负责评价供应商提供商品的质量及售后服务履行状况。
〔4〕销售部负责客户的使用看法反馈。
〔4〕上述所有部门共同对供应商的价格、供货周期、付款方式、售后服务承诺、奖励政策进行评价，并据此将供应商分为A、B、C三类。
第16条 “供应商框架协议〞的签定
1．采购部负责与评审合格的供应商就供货范围、价格水平、供货周期、付款方式、售后服务承诺、奖励政策等签定“供应商框架协议〞。
2．“供应商框架协议〞一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。
第17条 确定合格供应商名单
1．采购部依据评审结果和同类供应商对照分析选择合格供应商，确定合格供应商初选名单后，交公司分管领导审核。
2．分管领导审核无误后，交总经理审定。
3．原则上一种商品必需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
第6章 订单的控制
第18条 选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
第19条 采购价格审核
1．采购部在确定采购前必需进行询价、比价、议价程序，并将询价、比价、议价的书面记录报送分管领导审核。
2．经审核后的采购订单及价格报总经理批准后执行。
第20条 登记采购订单
1．采购部应该按编号登记汇总采购订单，采购订单以项目〔销售合同〕或备用批次为单元编制。
2．采购部应及时对采购订单进行登记归档，并与经扫描录入的采购合同形成超链接，以便备查。已执行完毕的采购订单与正在执行的采购订单用不同的颜色加以区分。
3．每周汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。
4．每周汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。
5、采购部应编制同类供应商对照分析表，将供应商每次交易行为进行记录，并每月进行评估。依据评估结果调整供应商类别，同时知会该供应商，以便该供应商作出相应的改善。
第7章 附则
第20条 本制度经总经理办公会审批后，自公布之日起执行。
第21条 本制度由采购部负责解释。