存货管理办法-货物入库、发出、销售及原材料盘点工作.doc

海信（南京）管理标准
QG/NHB 006-001

存货管理办法

编制：李莉

审核：刘书斋

批准：

海信（南京）电器有限公司发布
3 / 7
修 改 履 历
标准名：存货管理办法
分类号：QG/NHB 006-001
修改NO
修改日
制定、修改内容
起草部门
备注
1
2007-04-
全面修订
财务部

海信（南京）管理标准
QG/NHB 006-001
存货管理办法

1主题内容与适用范围
1.1本办法规定了存货的管理部门、存货的分类、入库、发出、销售的管理以及原材料的清查盘点工作等内容
1.2本规程适用于财务部、采购部、制造部、综合部以及其他相关部门的物资管理。
2管理部门及职责分工
2.1财务部：负责存货管理办法的制定，存货的核算与综合监督管理。
2.2采购部：负责原材料、备品备件、劳保用品、产成品、半成品的管理。
2.3综合部：负责办公用品的管理。
2.4制造部：负责车间原材料、在产品的管理。
3存货的定义及分类
3.1存货是指公司在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程中耗用的材料、物料等。
3.2根据公司的业务需求，将有相同特征的物料分组并为之分配一种存货类型。公司的存货类型主要分为：原材料、半成品、备品备件、产成品、办公用品、劳保用品。
3.3原材料主要是指用于生产的材料，共分为9大类，分别是：装配总成及总成件、制冷系统、电控系统、金属件类、塑料件类、化工及辅料、紧固件类、标志、包装、其他。
4存货入库管理

管理要点：
.1供应商送料时必须严格按照订单要求；
.2先办理实物入库，后进入系统操作；
.3严格根据检验结果入库。
入库程序
.1供应商将带有订单号的送货单交给采购部待检员，待检员将实物与装箱单、系统订单信息进行核对；
.2核对相符后，根据实际接收数量打印“到货检验单”；如果不符，则不予接收。
.3质量部根据“到货检验单”对原材料进行质量检验，并出具检验结果；经检验合格的物料：
A、待检员与保管员办理实物交接，保管员根据“到货检验单”办理入库并签章；交接过程中发现缺料，保管员和待检员必须做好相应的记录，双方签字后反馈给采购员，并及时通知供方。
B、待检员将经质检员、保管员签字确认后的“到货检验单”转至物资会计处，作为系统入库办理依据。
.4物资会计根据保管员转来的“到货检验单”列明的实收数量，在系统内办理收货。系统实现方式为事务代码MIGO， 移动类型：101；
.5质量检验不合格的物料，原则上不予入库，退回供应商；
.6对质量检验不合格物料，不是物料性能问题，又是生产急需的，采购部采购员可填写“物料让步接收单”，执行让步接收流程；
.6.1对于需执行让步接收流程的物料，待检员需重新单独打印该物料的“到货检验单”，并转业务员执行让步接收流程。
“让步接收单”，转工艺部确认，并由工艺部相关人员对让步接收物料确定处罚比率，若处罚比率没有注明，则按合同规定的最高比率进行处罚。
“让步接收单”及“到货检验单”办理入库。

“让步接收单”及“到货检验单”办理系统收货，并在系统收货界面的“抬头文本”。
对于供应商附赠的少量备损件，采购部业务员需在系统内录入免费采购订单，并在免费处打勾。实物入库及系统入库流程同上。
4.2 产成品、半成品入库
生产入库
.1制造部与采购部进行实物交接后，由制造部填制“产成品入库单”“半成品入库单”与采购部保管员签字确认。
.2制造部车间会计依据“产成品入库单”通过完工确认进行系统入库，月末产成品库存地结存种类及数量应与实际结存一致。系统实现方式为事务代码CO11N,移动类型：101。
.3制造部车间会计通过对生产日报的完工确认，进行半成品系统生产库存地入库，月末生产库存地半成品结存种类及数量应与实际结存一致。系统实现方式同上。
.4向营销公司提供的服务半成品备件，制造部按工单生产并完工确认后，应将其移库至采购部服务备件库存地。系统实现方式为事务代码MB1B,移动类型：311。
5存货出库管理
5.1原材料、半成品出库
生产用原材料
.1生产领用物料清单（BOM）中下挂原材料：采购部保管员根据打印出的生产领料单发料，物资会计依据实发数进行系统移库，出库原材料通过车间会计完工确认进行消耗。系统实现方式为事务代码MB1B 移动类型为411。
.2生产领用物料清单(BOM)外原材料：制造部相关人员手工开具生产领料单，物资会计根据实发数出库并直接消耗。系统实现方式为事务代码MB1A 移动类型991，并投料至成本对象。
.3定额外领用原材料：制造部相关人员手工开具生产领料单，注明定额外领料及对应工单号，并由工艺部相关人员签字确认后，到采购领料。物资会计根据实发数出库并直接消耗。系统实现方式为事务代码MB1A 移动类型961，并投料至对应工单号。
.4原材料、半成品生产耗用：制造部生产会计根据生产日报进行完工确认时根据BOM消耗生产所需原材料，系统实现方式为事务代码CO11N移动类型261。
部门领用原材料、半成品：由领用部门填制“部门领料单”，并标明具体用途，经部门负责人及分管领导签字后，到采购部领料。系统操作员根据实发数出库并直接消耗。系统实现方式为事务代码MB1A 移动类型201。
原材料报废出库：质量部依据报废单进行实物报废及系统操作，采购部报废库存呆滞物料时应先提交报废原材料报告，经批准后进行实物及系统报废处理。系统实现方式MB1A移动类型：质量部为991，采购部为551。
半成品报废出库：质量部及制造部根据报废单据进行实物报废，库存半成品报废同生产库存地原材料报废，具体同上。工序间报废应由制造部车间会计根据报废单及所对应的工单进行报废，对于可再次使用的原材料及下层半成品，应还原至生产库存地。系统实现方式为事务代码CO11N 移动类型261。
新品试制使用原材料、半成品：见《新品试制物料管理办法》
其他情况
.1开封少：制造部物料员通知采购部进行判定，确认后出具“开封少证明”，由采购部签字，据此开具“三包退料单、补料单”，并按缺少物料的数量及型号领料，采购部保管员发料后，要及时告知采购员，对此部分物料将冲减该供应商以后送货数量，对于供应商不再提供该物料时，财务将其作为三包退料销售，因此造成的损失由供方承担。若属丢失等责任事故，由责任人承担损失，到财务部交钱开出发票。
.2解决技术问题增加或减少的物料：制造部开具补、退料单，补、退料单必须注明工单号，并经工艺部现场工艺人员签字确认后，制造部持补、退料单到采购部补、退料。
.3报废补料：制造部依据报废物资保管员签字确认后的报废单开具相应补料单，注明“报废补料”，补料单必须注明计划号，并经制造部有关领导签字后，到采购部补料。
.4盘盈物料的退料：制造部产生的盘盈物料，由工艺部检验合格后开具退料单，并经部门经理签字后，到采购部退料。
.5材料出现质量问题无法使用时，制造部通知工艺部进行鉴定，属三包的，开具“三包退料单”，采购部保管员凭与三包退料单相对应的三包补料单给制造部补发合格物料，并通知业务员。三包料由厂家及时进行更换，月末未处理的则由供方厂家将三包料买回。属于责任事故，必须由责任人承担损失，到财务部交钱开出发票。
.6除生产计划调整外，制造部正常周转的原材料原则上不得退库；特殊情况（如呆滞物料等）由制造部经理、采购部经理签字后退料。
5.2原材料、半成品对外销售的管理
.1对营销公司销售原材料、半成品
.1.1采购部物资会计根据营销公司书面订单在系订内进行订单维护；系统实现方式为事务代码VA01；
.1.2物资会计根据要发货的订单打印销售出库单，交服务备件保管员向合格品保管员办理领料；
.1.3物资会计根据由保管员签字确认的“销售出库单”并进行移库（由2601移至2603库位）。系统实现方式为事务代码VL01N 移动类型601；
.1.4服务备件保管员与营销公司进行实物交接时由领料人在“销售出库单”签字确认。
.1.5物资会计根据有领料人签字确认的销售出库单，办理系统交货及发货过账。
.2对其他公司销售原材料、半成品
.1由相关部门提出“工作联系书”，经部门经理、采购部经理、财务经理批准；
.3物资会计根据“工作联系书”原件在通过系统开具销售订单，并打印“销售出库单” ；
.4经办人员持“工作联系书”原件、“销售出库单”到财务部缴款、开发票；
.5保管员凭加盖“现金收讫章”“发票专用章”的“销售出库单”提货联办理出库，并由购买人在“销售出库单”上进行签收；
.6物资会计根据客户签收的发货单在系统内创建交货单并发货过账。系统处理方式同上；
三包物料销售出库
.1对于不再供货的三包物料，在经采购员及供应认可的前提下以销售方式出库。
.2销售出库产生的材料款冲减其到期应付款。系统处理方式同上。

对营销公司、进出口公司销售
.1产成品保管员与营销公司、进出口公司进行实物交接后，根据交接数量填制“产成品销售出库单”，经提货人签字后转物资会计审核；
.2产成品保管员根据实际交接数量进行“销售出库”操作。系统实现同原材料销售；
对其他公司销售
.1产成品保管员根据销售合同开具“产成品销售出库单”；
.2购买人持“产成品销售出库单”到财务部缴款、开发票；
.3保管员凭加盖“现金收讫章”“发票专用章”的“发货单”提货联办理出库，并由购买人在“产成品销售出库单”上进行签收；
.4物资会计根据客户签收的“产成品销售出库单”在系统进行发货过账。
部门借机
.1需借机的部门报部门负责人及分管领导批准后，持工作联系书及部门领料单至采购部办理实物转移。其领料单需注明借机目的及归还时间。物资会计根据保管员签字后的部门领料单在系统内做移库处理，将其从产成品库移至借机周转库；借机部门返还产成品时，再移至产成品库。
内部领用
部门领用产成品用于试验或其他用途的，经办部门提出书面申请，经部门负责人及分管领导签字后，报总经理批准；物资会计根据产成品出库单、总经理批准的报告，经财务总监签字后做部门领料处理。系统实现方式：事务代码　MB1A　移动类型　201。
6 物料的盘点清查管理
6.1存货管理部门每月结账日要进行盘点，核对材料的账、卡、物，做到账物相符、账卡相符，对卡物不符者，及时查明原因，并进行处理。
6.2计财部每月要对盘点情况进行抽查，保证财产物资的安全完整。
6.3盘点中出现盘盈、盘亏和需报废的材料，保管员必须查明原因，及时进行处理。
6.4材料的盘盈、盘亏和报废程序
6对于盘点出现的盘盈、盘亏、报废及下马物资，应书面申请写明盘亏和待报废的物资名称、规格型号、数量等详细资料，并说明形成的原因，对于报废下马物资由工艺部鉴定，经部门负责人、分管经理及总经理签字后报计财部。
6报废、下马和盘亏物资，采购部配合计财部按规定处理程序提交有关资料报税务局，待税务局审批后然后再进行处理。
6对于下马、报废物资，要严格控制，本着物尽其用的原则，能使用的材料应最大限度的调剂使用，不能使用的再按相关批示进行处理。
6.5月末盘点生产库存地库存调整：月末制造部根据生产车间实物库存实际结存物料出具盘点表，计财部盘点完毕后，制造部车间会计应根据实际盘点数调整系统生产车间库存，确认账实相符。系统实现方式MB1A 移动类型991　投料至成本对象。
7考核办法
7.1对未按物资入库要求办理入库的责任人，由计财部视情况考核5-20元。
7.2 保管员货卡书写必须准确、清晰，涂改规范，保存要完整，否则考核保管员10元。
7.3物资出现非正常损失，应首先查明原因，如因个人使用、保管不善造成的财产损失，应由个人承担损失。
7.4末按本办法执行者视情节严重进行考核。

附加说明：
本标准由财务部提出。
本标准由财务部起草并负责解释。
本标准首次发布2005年1月12日。