成品仓库管理规定-成品仓库作业总流程与具体工作要求.doc

成品仓库管理规定
全文目录
1、目的 1
2、使用范围 1
3、职责 1
4、内容 1
成品仓库储存物料定义 1
4.2 成品仓库作业总流程 1
成品出入库管理 2
成品库存管理 4
库存盘点 5
账务管理 5
5、关联文件与记录表单 6

1、目的
为规范成品仓库进、出、存作业程序，加强对成品仓库的管理，确保不合格成品不入库，不合格成品不销售出库，成品储存定置且保管不损坏、不混淆、不遗失，特制定本管理规定。
2、使用范围
本管理规定适用于对我公司成品仓库作业管理与对应工作人员管理。
3、职责
3.1本规定编制、修订与执行：财务部、行政部负责协助及监督；
3.2本规定执行、修订建议：仓储部；
3.3本规定批准生效、修订批准生效及废止核准：公司总经理。
4、内容
成品仓库储存物料定义
成品仓库顾名思义储存物料即为“产成品”，所谓“产成品”即我们说的 “成品”，是指在企业内已完成全部生产过程、按规定标准检验合格、入库、等待销售的产品。

4.2 成品仓库作业总流程
①验 收
②IQC品检
③入 库
④储存保管
⑤出 库
⑥对账、周期性报表
⑦客户退货

验收：1、查看外包装是否完整有无损坏。
2、根据送货单、采购单、生产线入库单与实物进行核对清点数量，无问题签收。
品检：3、及时通知品检、采购或者项目负责人进行检测。
入库：4、无问题的产品根据产品各品牌按类入库摆放制作存货标识卡，方便查找。
出库：5、根据客服部发货单、外加工发货清单明确发货时间及时配货，送交打包组进行包转发货。
5-1、客户退货换货需上面1、2、3、4流程重新走一遍。
5-2、车间人员领用单个多个成品，及时办理领料手续，暂借的需办理暂借手续并签字说明大致归还时间，到时不还的仓库人员及时催促归还，坏了丢失了追究其责任。
做账：6、根据各种出入单据，及时登记电子台账，电子台账存放公共盘，由网管设置权限，领导客户随时查阅，按公司相关作业程序执行定定期定量进行持续性仓库盘点，以保证仓库账实相符。
单据保存：单据留存联的整理符合整理规则，存根联按月装订成册，打印封面，封面上注明单据名称、类别、使用月份、供应商、客户或部门名称，放置于专门的档案保管区域；单据一般最少保存一年。

成品出入库管理
4.3.1入库类型：生产入库、采购入库、退货入库、盘盈入库、其他入库。
1) 生产入库：是指我公司生产车间自制完成且检验合格的产成品入库；
2) 采购（外加工）入库：是指直接向供应商（加工商）下单订购的成品到厂入库；
3) 退货入库：即已销售出库的产成品于客户端退回到成品仓库的入库方式；
4) 盘盈入库：是指成品仓库按公司规定盘点，出现实物数量多于账面数量，为使账物平衡而采取的调整账 面的入库方式；
5) 其他入库：以上入库方式以外的其他入库。
4.3.2出库类型：销售出库、盘亏出库、其他出库；
1) 销售出库：即按客户订单要求按时发客户订购之相应产成品至客户的出库方式，产生销售收入应收款；
2) 盘亏出库：是指成品仓库按公司规定盘点，出现实物数量少于账面数量，为使帐物平衡而采取的调整账面的出库方式；
3) 其他出库：以上出库方式以外的其他出库。
4.3.3出入库有关说明：
a) 生产入库：
1) 公司生产部门/车间产品生产完毕，经检验人员批量检验合格，由相关统计人员填写“入库单”明确入库产品对应订单号项目编号、货品编码、交库时间、交库产品名称、规格/型号、数量等，本人签字后呈检验组负责人核对签字，而后携带“入库单”与对应待入库产品至成品仓库办理入库手续；
2) 生产入库方式因已经检验通过，故勿需再做流程中“②IQC品检”，由成品仓库仓管员执行“入库单”与交库产品核对验收OK后直接办理入库,核对项目包括：
<1>“入库单”填写的规范性与核签的有效性；
<2> 交库产品内外包装的完好性，是否有检验合格标识以确保可追溯性；
<3> 交库产品名称、规格/型号、款色、数量是否与“入库单”填写的一致；
以上几点核对无异，成品仓管员方可于“入库单”上签字确认验收OK，同时获取“入库单”记账联、财务联保存；否则拒绝签收。
3) “入库单”存根联、记账联与财务联当日整理呈仓储部主管领导审核后做账，账毕，成品仓管员直接将财务联整理送财务部。
b) 采购（外加工）入库：
Ø 采购（外加工）入库流程为：①验收→②IQC品检→③入库；
Ø 验收：
1）采购（外加工）入库验收时，供应商（加工商）“送货单”、“物料订购单（清单）”与交货产品核对,核对项目包括：
<1>“送货单”填写的规范性与核签的有效性；
<2> 交货产品内外包装的完好性，外包装标识是否完好、规范以确保可追溯性；
<3> 交货产品名称、规格/型号、款色、数量是否与“送货单”填写的一致；
<4> “物料订购单（清单）”订购产品是否与供应商交货产品一致；
以上几点核对无异，成品仓管员方可于“送货单”上签字确认验收OK，同时获取“送货单”有关联次安全保存，否则拒绝签收。
2）对验收通过的外购产品，成品仓管员立即填写“来料送检单”经本人和供应商送货员签字确认后随交货产品定置“待验区”摆放并通知IQC检验组执行品质检查；
3）IQC品检完毕到仓入库，成品仓管员获取“来料送检单”回单与交库外购产品核对，核对项目包括：
<1>“来料送检单”补录的规范性与核签的有效性；
<2> 交库产品内外包装的完好性，合格、不合格、次品是否隔离包装存放，是否有检验标识区分以确保可追溯性；
<3> 交库产品名称、规格/型号、款色、合格/不合格/次品数量是否与“来料送检单”填写的一致；
以上几点核对无异，成品仓管员方可于“来料送检单”上签字确认验收OK，同时获取“来料送检单”有关联次安全保存，否则拒绝签收。
注明：目前我们工厂没有完善这一块，都是收到货点数签收由采购人员（外加工是项目员）过来看下，ok后入库。
c) 退货入库:
Ø 退货入库流程为：①验收→②IQC品检→③入库；
Ø 验收：
1）发生客户退货，成品仓库仓管员须立即通知有关内外销业务人员到场确认，退货入库验收时，客户“退货单”与退货产品核对，核对项目包括：
<1>“退货单”填写的规范性与核签的有效性；
<2> 退货产品名称、规格/型号、款色、数量是否与“退货单”填写的一致；
以上二点核对无异，有关业务人员、成品仓管员方可于“退货单”上签字确认验收OK，同时获取“退货单”有关联次安全保存，否则拒绝签收。
2）对验收通过的退货产品，成品仓管员立即填写“来料送检单”经本人和客户送货员签字确认后随退货产品定置“待验区”摆放并通知IQC检验组执行品质检查；
Ø IQC品检完毕到仓入库，成品仓管员获取“来料送检单”回单与交库退货产品核对，核对项目包括：
<1>“来料送检单”补录的规范性与核签的有效性；
<2> 交库产品内外包装的完好性，合格、不合格、次品是否隔离包装存放，是否有检验标识区分以确保可追溯性；
<3> 交库产品名称、规格/型号、款色、合格/不合格/次品数量是否与“来料送检单”填写的一致；
以上几点核对无异，成品仓管员方可于“来料送检单”上签字确认验收OK，同时获取“来料送检单”有关联次安全保存，否则拒绝签收。（我们工厂目前没有这块手续步骤，直接收到退货后，看是否好的，好的入库做账，坏的不入直接丢掉没有单据凭证）
Ø 入库：
1）对检验完毕的退货产品，立即填写“入库单”明确订单号、退货客户、退货时间、退货产品名称、规格/型号、款色、数量等并签字确认，退货产品按品质状态于成品仓库定置摆放；而后对不合格可返修/返工产品通知有关生产部门/车间处理并办理出库，对不合格不能返修/返工产品则填写“报废单”申请报废，呈仓储部主管领导审核、公司领导审批后执行报废出库，定置废料区。
2）退货入库的“入库单”呈仓储部主管领导审核后做账，而后将记账联、财务联转交内外销关联业务人员核对签字后由其将财务联转交财务部。
d) 销售出库：
Ø 销售出库必须凭有效“发货通知单”，否则成品仓管员有权拒绝发货，“发货通知单”由内外销关联业务人员填写，营销部门负责人审核生效。
Ø 成品仓管员接收“发货通知单”，首先审阅其签核的有效性、填写的规范性，确认发货订单、发往客户、发货数量、发货时间、交付方式等，而后根据“发货通知单”显示信息查实有关库存，确定是否有足额库存量及是否能按时发货。
Ø 成品仓管员根据“发货通知单”按时按量进行配货发货时，务必确保发货正确、数量准确，并签字确认。
Ø 对内销客户自提货，客我双方当场交接清楚后由客户提货人员于“出库单（发货通知单）”上确认签字，“出库单（发货通知单）”收货单位联回执提货人员带回客户单位；
Ø 对内销我方送货的须提前通知有关送货人员，“出库清单（发货通知单）”交送货人随货带往客户单位，经客户单位验收OK后于我方“出库清单（发货通知单）”上确认签字，“出库单（发货通知单）”收货单位联回执客户单位，签收过的“出库单（发货通知单）”带回交给成品仓管员统一整理后送交公司财务；
发快递的请款下，内附的发货清单中除了必要的产品详细资料和收货方资料外，还应写明发货快递对应的快递单编号。
Ø 当日“出库单（发货通知单）”整理呈仓储部主管领导审核后凭单入账，归档整理后一定时期整理送交公司总部财务部等相关部门留存做账。（目前我们工厂是打包组长刘宗敬负责整理收集送交公司总部。）
成品库存管理
4.4.1成品仓库库存区域规划：
仓库库存区域规划时应考虑“验收易、入库易、储存易、工作易、发货易、搬运易、盘点易”七个因素进行科学、合理规划，对我公司大致可规划如下区域：
一级规划
规 划 说 明
收发货区
即验收、发货、处理账务的区域。
待验区
待品质检查物料暂存区域，区内可根据采购与退货进行二级区域规划，根据检验紧急程度进行三级区域规划。
验退区
验收不合格和验收超订购量的需退回供应商的对应外购成品暂存区域，区内可根据供应商进行二级区域规划，根据外购产品种类品进行三级区域规划。
库存区
合格产成品入库储存重点区域，区内可根据客户或产成品种类进行二级或三级区域规划。
废料区
产生之包装废料、产成品不合格判定为废料等的储存区域。
4.4.2储存与保管：
a) 储存环境：
仓库重地要做到通风、干燥、清洁、安全、防尘和避光，有防火（消防器材）、防潮设施，装有报警装置，且温度控制在10℃-45℃，湿度控制在45℃-75℃,以确保库存产品安全。
b) 安全规定：
Ø 仓库员要严格仓库保卫制度，禁止非本库工作人员擅自入库。
Ø 仓管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识，工作期间经常巡视仓库，加强火源、电源管理，检查可疑迹象，消除安全隐患，认真执行“十二防”安全管理工作（ 即: 防火、防水、防锈、防腐、防蛀、防磨、防爆、防电、防盗、防晒、防倒塌、防变形），做到库存保管不丢失，不磕、碰、划、伤，不混淆、不乱放、不生锈变质。
Ø 仓管员每日上、下班前，要检查仓库、库区周围是否存在不安全的隐患，门、窗、锁、电源是否完好，如有异常应采取必要措施并及时向有关部门反映,做到早发现早处理。
Ø 在规定禁止吸烟的地段和库房内，应严禁明火及吸烟，仓库禁止携入火种。
各类货物之间、货架之间应留有一定的防火通道。
Ø 仓管员应保持本库区内的消防设备、器具的完整、清洁，不许他人随意挪用；对他人在库区内进行不安全作业的行为，有权监督和制止。
c) 储存要求：
Ø 仓管员应根据库存区域规划绘制仓库平面图，表明各类产品存放位置，并贴于明显处。
Ø 仓管员应依产品特征、数量、分库、分区、分类存放，按“定置管理”的要求做到定区、定位、定标识。
Ø 库存产品标识包括产品名称、编号、型号、规格、现库存量，由仓管员用“存货标识卡”做出。
Ø 库存摆放应做到过目见数、检点方便、成行成列、堆码整齐，离地、离墙10-20厘米并与屋顶保持一定距离，货架与货架之间有适当间隔，纸箱包装码放高度不得超过规定层数，以防损坏产品。
d) 其他要求：
Ø 仓管员对库存、待验、验退产品负有经济责任和法律责任，应建立健全岗位责任制，坚持做到人各有责，物各有主，事事有人管；库存物资如有损失，贬值、报废、盘盈、盘亏等，仓管员应及时报仓储部主管领导，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续，未经批准一律不准擅自处理；仓管员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。
Ø 仓管员离职或调动工作时，一定要办理交接手续，移交中未了事宜及有关单据，要列出清单三份，写明情况，双方签字，公司领导见证，双方各执一份，报行政部存档一份，事后发生纠葛，仍由原移交人负责赔偿；属工作失职造成的亏损，除原价赔偿外，还要给予纪律处分。
Ø 成品仓库应执行5S管理。
库存盘点
产成品仓库盘点实行分级盘点，每月末仓库管理员对月末产成品进行盘点，资产财务部至少每半年组织一次公司层面的产成品盘点工作。 
产成品仓库管理员将每月盘点信息统计上报市场营销部销售管理部。具体参加盘点工作的仓管人员必须认真负责；货品磅码、单位必须规范统一；名称、型号、规格必须明确；数量一定是实物数量，真实准确；绝对不允许重盘和漏盘。市场营销部销售管理部有义务对在盘点的产成品仓库进行抽查。
管理
4.6.1做账：
Ø 成品仓库账务包括电脑账和手工帐，具以有效“入库单”和“出库单（发货单）”为做账依据，仓管员做账须做到日清日毕，所有单据当天呈仓储部主管领导审核，经收货单位确认签字后当天录入电脑ERP系统或做手工电子台帐。
Ø 手工电子台帐：以产品种类、产品编码为单位按产品各大品牌类别做出入库明细账。
Ø 手工开具单据及手工账务字迹应清晰，不得涂改，连号单据因写错或涂改而作废不得撕毁，只需注明“作废”字样或盖“作废章”即可从下一单号从新开具。
4.6.2单据整理与流转：
Ø 整理规则：入库单按部门、入库单号码顺序整理；出库单（发货单）则按客户单位、出库单号码顺序整理。
入库单流转：“入库单”一式三联联，分别为存根联、记账联、财务联，当日帐毕，对生产入库直接将财务联转交财务部；对采购入库则将记账联和财务联转交采购人员核对签字后由其再将财务联转交财务部；对退货入库则将记账联和财务联转交关联业务人员核对签字后由其再将财务联转交财务部以作财务记账原始凭证。
Ø 出库单流转：“出库单（发货单）”一式四联，；一联仓库配货做账，两联发货打包组核对后随货发出用作客户收货回执和客户留存，一联统一整理和客户签收回执送交公司财务核对做账。（目前我们公司是公司客服以电子邮件方式给工厂打包组，打包组打两联单，一联给仓库人员配货发货，一联自己留存，一段时间统一整理送交公司总部）
4.6.3对账与报表：
仓管员应定期与财务部、采购部、营销部门、生产部门等关联部门对账，并按关联部门和公司要求编制、提供有关明细电子账务报表。日常手工电子台账存放公司公共盘中，随时供公司客服部、财务部、生产部相关负责人查看。
4.6.4归档：
Ø 单据归档：所有单据留存联的整理符合整理规则，存根联按月装订成册，打印封面，封面上注明单据名称、类别、使用月份、供应商、客户或部门名称，放置于专门的档案保管区域；
Ø 仓库档案属于会计档案的一部分，仓管员应养成严谨的工作作风和习惯，重视档案保管工作，确保档案的安全与完整，仓库档案至少保存一年。
5、关联文件与记录表单
《公司盘点作业程序与管理规定》、《来料检验作业程序与管理规定》、来料送检单、验退单、入库单、存货标识卡、出库单、发货通知单、供应商（客户）验退物料登记表、仓库进出存电子台账汇总报表、外购成品入库明细报表、销售出库(□周□月)明细报表、自制产成品入库(□周□月)明细报表、客户退货入库（□周□月）明细报表等相关单据。（我们公司现在只有电子总台账报表、入库单、领料单和发货单）