机械厂采购管理程序-采购操作步骤和方法-采购工作制度.doc

濮阳市信宇石油机械化工
采购管理程序

一、目的
规范采购操作步骤和方法，保证采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
二、范围
本程序适用于公司的原材料、外购成品件、服务、辅助材材、设备、工具、成型软件和固定资产〔不含公司长期代理产品〕等采购的控制。
三、使命
技术厂长负责提供所生产设备单台用料清单；
各厂长负责其主管部门的原辅材料申报；
库房负责原辅材料申报申请单与库房的材料的出入；
总经理负责采购申请单的批准；
采购副厂长负责合格供方的考核并负责物料采购；
质检部配合采购副总做好采购物质符合性工作。
四、术语
供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
五、程序
当生产任务下达时，技术部应依据生产必须要排出单台原辅材料清单，并及时送达车间、库房；
生产厂长依据单台原辅材料清单及车间现场已有材料，向库房递交该批生产计划原辅材料报料清单〔一式二联〕，并存档；
库房接到原辅材料报料清单后，盘点库房现有原辅材料；
库房保管员依据该批生产计划的原辅材料报料清单，扣除库房现有原辅材料，由库房保管员填写采购申清单〔一式三联〕；
库房主管认真审采购申清单后，送总经理批准；并及时通知采购副厂长；并及时存档；
当采购副厂长接到采购申清单后，应及时组织询价或招标工作；
生产计划

生产厂长制定报料单
库房主管做采购申请单
选定合格供应商
采购申请单送采购副厂长
库房主管核对报料单

单台必须求料单

采购申请单送总经理批准

完成采购

应优先选择经公司评定的合格供应商作采购供应商；
采购副厂长在接到公司下达的物资计划采购、各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。
现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具体采购流程如下：
〔1〕询价、比价、议价：供应部在确定物资为现付采购方式后，对已掌握供应信息的物资，进行 询价；对一些比较少用未掌握供应信息的物资，则到市场中寻找，现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。
〔2〕申请采购款方式：物资采购申请采购款方式主要有两种：一是进行计划预支，主要适用于采购计划；二是按照借款规定借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过1000元的，必须提交给总经理审批。
〔3〕选定、采购：通过议价后，选定采购供应商，申请采购款款工作完成后，安排出车采购。在采购物品的同时必须现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据。
〔4〕入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
〔5〕报销程序：完成入库办理工作后，在5天内，填写并粘贴相应的票据，按照公司的规定填写进行账务报销。
〔6〕采购统计管理：采购副厂长执行公司物资的采购职能，必须保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂长应对每一项物资采购的完成状况进行统计、跟进和汇总。
月结付款采购方式：公司与相应物资的供应商建立长期合作的方式，采购的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对公司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购。如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。具体采购流程如下：
〔1〕询价、比价、议价：供应部在日常的采购工作中，要时常分析供应商的产品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等状况，选定长期合作的月结付款采购供应商。接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供应商，进行 询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。
〔2〕选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，按计划安排出车采购。在采购物品的同时必须现场获取对账单〔对账单必须采购经手人签名确认〕，作为物品入库办理的依据。
〔3〕入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财务仓库办理入库，物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
〔4〕账目统计管理：采购副厂长必须将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务部月末与供应商对账结算用。
签订合同采购方式：即与供应商以签订合同的方式进行物资购买。该方式主要用于质量要求高、价值高的物资的采购。如大型生产设备、原材料、高额资产等。具体采购流程如下：
〔1〕询价、比价、议价：供应部在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供应商。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。通常由供应部、副总经理一起寻找供应商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同必须明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题。完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供应部和财务部，作为采购和付款的依据。
〔2〕付款方式：按照合同约定的支付方式，由采购副厂长填写支付证实单交给财务部，然后交总经理审批，再交给财务部付款。
〔3〕入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
〔4〕采购统计管理：采购副厂长执行公司所有物资的采购职能，必须保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂对每一项物资采购的完成状况进行完成状况的统计、跟进和汇总。
6相关文件
〔1〕入库管理程序
〔2〕合格供应商评定程序
7相关记录
〔1〕生产计划
〔2〕原辅材料报料清单
〔3〕采购申请单
〔4〕采购合同评审表