物业单位公司企业公文处理办法.docx

公文处理办法
为使公文处理规范化、制度化和科学化，提高公文处理的效率和质量，现根据有关规定并结合本公司实际，制定本办法。
一、公文的处理
1. 公文的处理主要包括：公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。
2. 公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。
二、公文格式
1. 发文单位名称在公文正上方。
2. 发文字号：包括发文年度、发文单位代号和发文顺序号，按序标识下方，文件为：“中航物管京字［年号］第XX号”；通知为“CPMBJT［年号］一（文号）”；规章制度为
“CPMBJG［年号］一（文号）”文函为“CPMBJH［年号］一（文号）”；日常管理工作手册为“CPM-BJ-RC-文件号/（表格号）”设施设备管理工作手册为“CPM-BJ-SB-文件号/（表格号尸；环境管理工作手册为“CPM-BJ-HJ-文件号/（表格号尸；消防管理工作手册为“CPM-BJ-XF-文件号/（表格号尸；安全管理工作手册为“CPM-BJ-AQ-文件号/（表格号）”。
3. 正文：主送单位、部门名称及内容。
4. 公文用纸用公司统一印制的信签纸（16K）。
5. 文尾：发文单位、时间、主题词、抄送（抄报）部

门、印发部门、签发人、份数等。
三、公文的审批签发程序
1. 行文稿先由行文部门领导审核签名，再送行政部核稿，不属急件，一般不得将文稿呈送分公司总经理。
2. 需会签的，送会签部门审稿，然后由行政部将符合要求的文稿送分公司总经理签发。
3. 行政部编号签字并交文员打印。
4. 其它各部门均不得直接安排文员打印。
四、公文办理
1. 登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。
2. 分发公文
（1）一切外来公函，统一由行政部主管签收、登记并及时分送。
（2）根据公文性质和内容，由行政部经理提出处理意见，填写《外来文件处理专用纸》，送总经理阅示，或根据需要交有关部门办理。
3. 承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，先交行政部，由行政部登记后，填写《呈文意见审批表》呈报总经理阅示，经总经理阅示后送相关部门执行或协调处理，

时限一般不得超过一周。重要事项和重要问题的请示，可直接送总经理审阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高效率，及时催办和跟踪，避免延误。
五、公文档案的管理
1. 凡是记述和反映本公司经营管理活动，具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由行政部主管统一管理，第二年上半年完成上一年度的立卷归档工作。
2. 各部门代表分公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，须转交行政部，实行统一管理；行政部主管对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限。
3. 对无保存价值的文件，要逐一填写清单，经行政部经理审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁。
4. 借阅文件，应经行政部经理批准后方可。未经同意，不得抄摘和复印。
5. 各部门应建立相关制度，管理好本部门收到的各类文件资料，及时做好立卷、归档和销毁工作，有关分公司的工作情况通报和规章制度应及时传达到全体员工。